Vertrag zur wiederverwendbaren Vorlage machen, ohne den Mandanten zu verraten

Ein unterschriebener Vertrag ist ein guter Ausgangspunkt für den nächsten Deal. Verwandeln Sie ihn falsch in eine Vorlage, reisen Name, Preis oder Bankdaten des alten Mandanten einfach mit. Diese Anleitung zeigt, wie Sie einen Vertrag sauber bereinigen, egal ob Sie eine Lückentext-Vorlage bauen oder ein echtes Beispiel geschwärzt weitergeben.

Vorlage oder geschwärztes Beispiel: Was bauen Sie wirklich?

Das sind zwei verschiedene Aufgaben, und wer sie verwechselt, verursacht die meisten Lecks. Eine Vorlage ist ein leeres Formular: Sie entfernen jede Tatsache, die an einen Mandanten gebunden ist, und ersetzen sie durch Felder zum Ausfüllen. Ein geschwärztes Beispiel macht das Gegenteil. Sie behalten einen echten, fertigen Vertrag. Sie schwärzen aber die Teile, die den Mandanten identifizieren, oder rastern sie, um einer Kollegin oder einem Interessenten zu zeigen, wie ein abgeschlossener Fall aussieht.

• Vorlage: Löschen Sie Name, Adresse, Preis und Daten des Mandanten, und ersetzen Sie sie durch einfache Felder wie [Mandantenname] oder [Datum des Inkrafttretens]. Niemand liest sie als echten Vertrag.
• Geschwärztes Beispiel: Behalten Sie die echte Struktur und den größten Teil des echten Textes, schwärzen Sie aber Namen, Zahlen und Unterschriften. Ein Leser sollte weiterhin einen tatsächlich abgeschlossenen Vertrag erkennen.
• Verwechseln Sie die beiden nie. Eine halbfertige Vorlage mit der IBAN eines Mandanten, die auf Seite 9 noch sichtbar ist, ist schlimmer als jede der beiden Optionen richtig gemacht.

Wo sich Mandantendaten in einem Vertrag verstecken

Die meisten Menschen säubern die erste Seite und hören dann auf. Doch ein Vertrag versteckt Mandantendaten an mindestens sechs Stellen, und mehrere davon liegen außerhalb des sichtbaren Textes.

• Die Parteiklausel: vollständige rechtliche Namen, Adressen und Handelsregisternummern, meist im ersten Absatz.
• Der Unterschriftenblock: Namen, Funktionen, Daten und manchmal ein eingescanntes Unterschriftsbild.
• Anlagen: Preislisten, Lieferadressen oder personenbezogene Daten am Ende des Dokuments, oft vergessen.
• Kopf- und Fußzeilen: ein wiederkehrender Mandantenname oder eine Aktenreferenz auf jeder Seite.
• Der Dateiname und die Dokumenteigenschaften: Word speichert standardmäßig den Namen des Autors und der Firma, selbst nachdem Sie den sichtbaren Text gelöscht haben.
• Kommentare und Änderungsverfolgung: Verhandlungsnotizen, die den Mandanten nennen, einen früher angebotenen niedrigeren Preis verraten oder eine interne Uneinigkeit zeigen können.

Zwei dieser Stellen, Änderungsverfolgung und Dokumenteigenschaften, werden am häufigsten vergessen, weil Word sie standardmäßig versteckt.

Eine Checkliste Klausel für Klausel

Gehen Sie den Vertrag Klausel für Klausel durch, nicht Wort für Wort. Diese Tabelle gibt für jede heikle Stelle ein Ersatzfeld, damit das Dokument am Ende weiterhin wie ein Vertrag klingt.

Für den Fall des geschwärzten Beispiels erspart ein Schwärzungswerkzeug die Arbeit Klausel für Klausel. ONYRI Sanitize läuft in Ihrem Browser und erkennt Namen, Adressen, IBANs und Unternehmensnummern wie eine SIREN- oder USt-IdNr. Es exportiert dann ein flaches PDF ohne Word-Kommentare oder -Eigenschaften. Es findet weder eine Unterschrift noch ein Logo automatisch, Sie können aber beides von Hand mit dem Werkzeug „Bereich ziehen“ schwärzen. Es erstellt auch keine bearbeitbare Vorlage: Die Version mit Lückenfeldern oben bleibt Handarbeit.

Dürfen Sie es überhaupt weitergeben, auch geschwärzt?

Prüfen Sie vor dem Versand die eigene Vertraulichkeitsklausel des Vertrags. Viele Verträge untersagen es, ihre Bedingungen an irgendjemanden außerhalb der beiden Parteien weiterzugeben, selbst ohne Namen. Schon die Struktur oder der Preis allein kann den Deal erkennbar machen.

Wer einen reglementierten Beruf ausübt, unterliegt oft einer zweiten Regel. In Deutschland gilt Paragraf 43a Absatz 2 der Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO). Er verpflichtet Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte zur Verschwiegenheit über alles, was ihnen in Ausübung ihres Berufs bekannt geworden ist. Diese Pflicht endet nicht, nur weil Sie einen Namen durch ein Feld ersetzt haben.

Die letzte Prüfung vor dem Versand

Führen Sie vier schnelle Tests durch, bevor die Datei Ihre Hände verlässt. Sie dauern zwei Minuten und fangen die meisten Lecks ab.

• Markieren Sie den gesamten Text und fügen Sie ihn in ein leeres Dokument ein. Taucht ein Name auf, den Sie verstecken wollten, war die Schwärzung kosmetisch, nicht echt.
• Durchsuchen Sie das Dokument nach dem Namen des Mandanten, der Firma und ein paar Zahlen aus dem Preis. Eine echte Entfernung liefert null Treffer.
• Öffnen Sie die Dateieigenschaften und leeren Sie die Felder Autor, Firma und Titel, oder bestätigen Sie, dass Ihr Werkzeug das bereits erledigt hat.
• Benennen Sie die Datei selbst um. Eine Datei namens Vertrag-Kunde-Musterfirma-Final.docx verrät einen Namen, bevor sie jemand öffnet.

Eine saubere Vorlage spart Stunden beim nächsten Fall. Ein sauber geschwärztes Beispiel schafft Vertrauen bei einem neuen Interessenten. Der Weg dorthin braucht nur einen sorgfältigen Durchgang durch die Klauseln, keine Neufassung von Grund auf.