Word-Dokument vor der Weitergabe anonymisieren: Schritt für Schritt

Um ein Word-Dokument zu anonymisieren, arbeiten Sie mit einer Kopie: Entfernen Sie nachverfolgte Änderungen und Kommentare, starten Sie die Dokumentprüfung und ersetzen Sie Namen überall durch neutrale Bezeichnungen, auch in Kopfzeilen und eingebetteten Objekten. Exportieren Sie dann ein PDF und prüfen Sie diese Datei vor dem Versand.

Ein Beispiel: Die Personalabteilung soll einem externen Berater einen Bericht über die Mitarbeiterin Erika Mustermann schicken. Der Berater braucht die Fakten, nicht den Namen. In einer Word-Datei reicht es selten, den Namen auf der Seite zu löschen.

Warum reicht es nicht, Namen in einer Word-Datei zu löschen?

Eine .docx-Datei speichert mehr, als die Seite zeigt. Laut Microsoft können Word-Dokumente Kommentare, Überarbeitungsmarkierungen aus nachverfolgten Änderungen, Versionen, Dokumenteigenschaften wie den Autor und die Person, die zuletzt gespeichert hat, Kopf- und Fußzeilen, Wasserzeichen und ausgeblendeten Text enthalten.

Wie entfernen Sie nachverfolgte Änderungen und Kommentare in Word?

1. 1Speichern Sie das Dokument unter neuem Namen und bereinigen Sie nur die Kopie.
2. 2Schalten Sie auf der Registerkarte Überprüfen die Nachverfolgung aus. Sonst bleibt jeder gelöschte Name als nachverfolgte Löschung erhalten.
3. 3Wählen Sie in der Liste Akzeptieren die Option Alle Änderungen annehmen, oder gehen Sie die Änderungen einzeln durch.
4. 4Klicken Sie auf den Pfeil neben Löschen und dann auf Alle Kommentare im Dokument löschen.

Microsoft stellt klar: Um nachverfolgte Änderungen zu entfernen, müssen Sie sie annehmen oder ablehnen. Annehmen behält den geänderten Text. Ablehnen stellt den alten Text wieder her, der noch einen Namen enthalten kann. Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen rät zudem davon ab, im Korrekturmodus zu schwärzen, weil sich ältere Versionen rekonstruieren lassen.

Wie nutzen Sie die Dokumentprüfung in Word?

1. 1Öffnen Sie in Ihrer Kopie (Word für Windows) Datei und dann Info.
2. 2Wählen Sie Auf Probleme überprüfen und dann Dokument prüfen.
3. 3Aktivieren Sie alle Kontrollkästchen und wählen Sie Prüfen.
4. 4Wählen Sie neben jedem Ergebnis, das weg soll, Alle entfernen. Wählen Sie dann Erneut überprüfen und speichern Sie.

Microsoft empfiehlt, mit einer Kopie zu arbeiten, weil entfernte Daten nicht immer wiederherstellbar sind, auch nicht mit Rückgängig. Weißen Text auf weißem Hintergrund erkennt das Tool nicht, ebenso wenig Objekte, die von anderen Objekten verdeckt werden. Die britische Aufsichtsbehörde ICO ergänzt, dass solche Tools nicht alles finden. Prüfen Sie die Datei also selbst.

Zwei weitere Hinweise. Die Option für Kopfzeilen, Fußzeilen und Wasserzeichen entfernt deren Inhalt, nicht nur die Namen. Bearbeiten Sie sie von Hand, wenn Sie eine Kopfzeile behalten müssen. Außerdem nennt Microsoft Learn ein Prüfmodul für eingebettete Dokumente. Meldet es ein Objekt, gehen Sie wie im nächsten Abschnitt vor.

Wo können sich in einem Word-Dokument noch Namen verstecken?

• Kopf- und Fußzeilen in jedem Abschnitt: Laut Microsoft kann jeder Abschnitt eigene haben.
• Fußnoten, Endnoten, Textfelder, Tabellen und Beschriftungen.
• Hyperlinks, deren Adresse einen Namen enthalten kann, den der Text nicht zeigt.
• Bilder, etwa eine eingescannte Unterschrift: Die Word-Suche kann sie nicht lesen.

Eingebettete Excel-Tabellen brauchen besondere Sorgfalt. Laut Microsoft wird ein eingebettetes Objekt Teil der Word-Datei, und ein Doppelklick auf eingebettete Tabellenzellen startet Excel. Das kann auch Ihr Empfänger. Die ICO rät, nur ein Bild des Objekts zu behalten, etwa über Inhalte einfügen, und das Objekt selbst zu löschen.

Wie ersetzen Sie Namen durch eine einheitliche Bezeichnung?

Der LfD Niedersachsen schlägt vor, entfernte Daten etwa durch XXX zu ersetzen, damit die Lücke erkennbar bleibt. Muss der Leser verfolgen, wer was getan hat, sind einheitliche Bezeichnungen besser: Aus Erika Mustermann wird überall Mitarbeiterin A, aus ihrem Vorgesetzten Vorgesetzter B.

1. 1Listen Sie jeden Namen, Ort und jede Nummer mit allen Varianten auf: Erika, Frau Mustermann, E. Mustermann, Initialen, erika.mustermann@example.de.
2. 2Geben Sie jedem Eintrag eine Bezeichnung und bewahren Sie die Liste außerhalb der geteilten Datei auf.
3. 3Ersetzen Sie zuerst die längsten Formen, Erika Mustermann vor Mustermann, damit keine halben Namen übrig bleiben.
4. 4Nutzen Sie Ersetzen (Strg+H). Microsoft empfiehlt Ersetzen statt Alle ersetzen, damit Sie jede Stelle prüfen.
5. 5Suchen Sie danach jeden Nachnamen und jedes Fragment erneut, bis nichts mehr gefunden wird.

Einheitliche Bezeichnungen sind Pseudonymisierung, keine Anonymisierung. Der BfDI hält in seinem Positionspapier von 2020 fest: Pseudonymisierte Daten sind personenbezogene Daten, auf die das Datenschutzrecht anwendbar ist. Bewahren Sie Ihre Liste getrennt und sicher auf. Auch der Kontext zählt: Mitarbeiterin A, die einzige Nachtschwester einer kleinen Klinik, bleibt leicht erkennbar.

Warum reicht der Export als PDF allein nicht aus?

Ein PDF übernimmt, was die Word-Datei noch enthält. Die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte warnt: Schwarz markierter oder mit Formen abgedeckter Text lässt sich oft einfach markieren und in einen Texteditor kopieren. Auch die ICO hält die Umwandlung in PDF allein nicht für eine vollständig sichere Schwärzungsmethode.

Auch die PDF-Optionen von Word zählen. Laut Microsoft enthält das PDF nachverfolgte Änderungen, wenn Sie Dokument mit Markups wählen, und die Dokumenteigenschaften, wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist. Exportieren Sie also erst nach der Bereinigung, mit Dokument und ohne Eigenschaften. Dann empfiehlt die sächsische Behörde, das PDF statt der .docx-Datei weiterzugeben.

Am sichersten ist es, die Seiten in Bilder umzuwandeln, wie es die ICO beschreibt. ONYRI Sanitize zum Beispiel stellt eine .docx-Datei in Ihrem Browser als A4-Seiten dar, ohne sie hochzuladen, und exportiert ein PDF aus Bildern. Der Preis: Der Text lässt sich weder durchsuchen noch kopieren, und die automatische Erkennung findet nicht alles. Prüfen Sie daher jede Seite.

Wie prüfen Sie die fertige Datei vor dem Versand?

1. 1Öffnen Sie die Datei, die Sie versenden, nicht das Word-Original.
2. 2Markieren Sie alles, fügen Sie es in einen Texteditor ein und suchen Sie nach jedem Namen und Fragment.
3. 3Prüfen Sie die Eigenschaften des PDFs und den Dateinamen: bericht-erika-mustermann.pdf verrät sie.
4. 4Vergleichen Sie die Dateigröße mit dem, was Sie erwarten, wie es die ICO vorschlägt.
5. 5Lassen Sie die Datei gegenlesen, wie es die ICO vorschlägt.

Der LfD Niedersachsen sieht das Schwärzen als technisch-organisatorische Maßnahme nach Art. 32 DSGVO, die der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO dient. Doch Namen zu entfernen verringert nur das Risiko. Kann ein Leser noch herausfinden, wer Mitarbeiterin A ist, enthält die Datei weiter personenbezogene Daten.