ONYRI Sanitize Anleitung: Ihr erstes Dokument anonymisieren, Schritt für Schritt

In dieser Anleitung zu ONYRI Sanitize anonymisieren Sie ein Dokument von Anfang bis Ende. Unser Beispiel ist ein erfundener Brief zur Erstattung von Auslagen. Sie brauchen ein PDF, eine Word-Datei (.docx) oder ein Bild und einen Browser auf dem Computer oder dem Smartphone.

Öffnen Sie das Upload-Fenster und wählen Sie Ihre Datei

Öffnen Sie die Seite „Dokumente“ und klicken Sie auf „Dokument anonymisieren“. Ziehen Sie im Fenster Ihre Datei hinein oder klicken Sie auf „Datei auswählen“. Die App nimmt PDF, Word (.docx) sowie Bilder und Scans an, das ältere .doc-Format aber nicht. Eine Datei, die Sie an eine beliebige Stelle der Seite ziehen, überspringt das Fenster: Die Analyse startet sofort.

Stellen Sie danach zwei Optionen ein. Das „Erkennungsprofil“ steht auf „Standard“ und erkennt das Land des Dokuments, Sie können es lassen. Der „Schwarze Marker“ setzt volle Balken. Die Karte „Token“ ersetzt Werte durch Etiketten und braucht Pro: Im Free-Tarif zeigt sie ein Schloss und den Hinweis Pro.

Klicken Sie auf „Anonymisieren“ und lesen Sie das Ergebnis

Klicken Sie auf „Anonymisieren“. Die App liest die Datei in Ihrem Browser. Ein PDF mit Textebene liest sie direkt. Ein Scan, ein Bild oder eine PDF-Seite ohne Text läuft auf Ihrem Gerät durch die Texterkennung (OCR), das kann einige Sekunden dauern.

Achten Sie auf drei Stellen. Die Dateileiste zeigt die Zahl: „12 geschwärzte Elemente“ bei unserem Brief. Die Vorschau zeigt über jedem erkannten Wert einen schwarzen Balken. Auf einem breiten Bildschirm enthält die rechte Spalte das Feld „Exportieren“, das erkannte Land und die Liste „Erkannte Daten“. Dort hat jeder Wert ein Etikett und ein Kontrollkästchen. Entfernen Sie den Haken, damit der Wert sichtbar bleibt.

Auf einem Computer mit Maus oder Trackpad sucht zusätzlich ein Namenserkennungsmodell, das auf Ihrem Gerät läuft, nach Namen von Personen und Firmen. Die Dateileiste zeigt dann „weitere Namen werden gesucht…“, und die Schaltfläche zum Herunterladen bleibt höchstens 90 Sekunden inaktiv. Smartphones, Tablets sowie langsame oder datensparende Verbindungen nutzen nur die Regeln, wie auf unseren Screenshots. Auf einem Computer kann Ihre Zahl höher sein.

Schwärzen Sie, was die Regeln übersehen haben

Die Erkennung ist nicht vollständig. In unserem Brief ist „Nautilus“ ein Projektname, den keine Regel kennt. Auf einem Computer kann das Namenserkennungsmodell „Nautilus“ als Firmennamen erkennen und schwärzen. Für ein Wort, das sichtbar bleibt, nutzen Sie die Leiste über der Seite: Wählen Sie „Text auswählen“. Markieren Sie dann das Wort mit der Maus oder tippen Sie es auf einem Touchscreen an.

Eine Blase meldet, dass „Nautilus“ 4 Mal vorkommt. Klicken Sie auf „Alle 4 Vorkommen schwärzen“, um alle zu verdecken. In unserem Brief zeigt die Dateileiste dann 16 geschwärzte Elemente. „Nur diese Stelle“ verdeckt nur Ihre Auswahl. Die Leiste über der Seite bietet weitere Werkzeuge, in jedem Tarif:

• „Bereich ziehen“: Ziehen Sie ein Rechteck über eine Unterschrift, ein Logo oder ein Foto.
• „Im Dokument suchen“: Geben Sie einen Begriff ein und schwärzen Sie alle Treffer mit einem Klick.
• Klicken Sie auf eine Schwärzung und wählen Sie „Nicht schwärzen“, um sie zu entfernen.
• „Rückgängig“ oder Strg/Cmd+Z: Machen Sie Ihre letzte Aktion mit diesen Werkzeugen rückgängig.

Die Erkennung findet keine Unterschriften, Logos, Stempel, Gesichter, Fotos, Barcodes, QR-Codes oder Handschrift. Sie überspringt auch Diagnosen in Worten, Religion und Gehälter ohne Währung. Schwärzen Sie diese von Hand.

Wechseln Sie in den Token-Modus, wenn Leser Werte unterscheiden müssen

Dieser Schritt ist optional und setzt Pro voraus. Klicken Sie im Feld „Exportieren“ unter „Schwärzungsmodus“ auf „Token“. Jeder Wert wird zu einem Etikett wie [NAME1] oder [MAIL1]. Ein identischer Wert erhält überall dasselbe Etikett, sodass der Leser meist erkennt, wer wer ist. Eine Variante ist ein anderer Wert: „Frau Erika Mustermann“ und „Erika Mustermann“ erhalten zwei Etiketten.

Ein Begriff, den Sie mit „Außerdem schwärzen“, „Alle N Vorkommen schwärzen“ oder „Alle N Treffer schwärzen“ verdecken, erhält [+1], [+2] und so weiter. „Nur diese Stelle“ ergibt [M1], [M2]. Ein gezogener Bereich ergibt [Z1].

Auf der Token-Karte im Upload-Fenster steht „Umkehrbar“. Das Wort bedeutet: Wer Ihre Originaldatei besitzt, kann jedes Etikett wieder seinem Wert zuordnen. Das ist Pseudonymisierung. Artikel 4 Nr. 5 der DSGVO definiert sie, und Erwägungsgrund 26 hält fest, dass solche Daten personenbezogen bleiben. Die App hat keine Wiederherstellungs-Schaltfläche und keine Schlüsseldatei und behält nach Ihrer Sitzung nichts. Bewahren Sie Ihr Original auf.

Prüfen Sie die Vorschau und laden Sie dann herunter

Bevor Sie auf „PDF herunterladen“ klicken, lesen Sie die Vorschau, als wären Sie ein Fremder. Gehen Sie danach diese Liste durch.

1. Lesen Sie jede Seite. Jeder sensible Wert sollte unter einem Balken oder einem Etikett stehen.
2. Gehen Sie „Erkannte Daten“ durch. Entfernen Sie den Haken bei Werten, die sichtbar bleiben sollen.
3. Suchen Sie nach einer Warnung, dass ein erkannter Wert nicht platziert werden konnte. Er ist dann nicht geschwärzt, also schwärzen Sie ihn von Hand.
4. Warten Sie auf dem Computer, bis „weitere Namen werden gesucht…“ verschwindet.
5. Klicken Sie auf „PDF herunterladen“.

Der Download ist ein neues PDF aus Seitenbildern. Die Schwärzungen sind in die Pixel gemalt: Es gibt keine Textebene, und unter einem Balken verbirgt sich nichts. Eine Word-Datei kommt als PDF zurück, ein einzelnes Bild als PNG. Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen nennt das Überdecken von Text mit einem schwarzen Kasten ausdrücklich ungeeignet, auch bei PDF. Deshalb ist der Export abgeflacht.

Die Datei behält ihren Namen mit dem Zusatz „-anonymized“. Benennen Sie sie um, wenn der Name sensibel ist. Die Ausgabe ist kein durchsuchbarer Text. Die App sperrt den Download, wenn sich eine Seite nicht lesen lässt oder das Dokument keinen lesbaren Text enthält. Dort würde nichts geschwärzt. Lesen Sie die Datei vor dem Weitergeben noch einmal.

Sie brauchen die Datei noch einmal? Die Liste „Diese Sitzung“ führt bis zu 5 Dokumente, jedes mit „Erneut herunterladen“. Sie liegen nur im Arbeitsspeicher und verschwinden beim Neuladen der Seite.

Kennen Sie die Grenzen und die Tarife

ONYRI Sanitize senkt das Risiko. Es garantiert weder Anonymität noch DSGVO-Konformität, und die Prüfung bleibt Ihre Aufgabe. Die Erkennung ist nicht vollständig. Die OCR liest Englisch, Französisch und Deutsch, dazu Spanisch, Italienisch oder Niederländisch, wenn Ihr Browser eine davon nutzt. Handschrift wird nicht gelesen.

Ein Dokument zählt, sobald es anonymisiert ist, nicht erst beim Download. Pro kostet 9,90 € pro Monat oder 99 € pro Jahr, jeweils zzgl. MwSt. (11,90 USD oder 119 USD). Es beginnt mit einer 7-tägigen Testphase, nur für ein erstes Abonnement. Sie geben eine Karte an. Heute wird nichts abgebucht. Die erste Zahlung wird am Ende der Testphase fällig, falls Sie nicht vorher kündigen. Team-Funktionen folgen bald.

Häufige Fragen

Quellen und Verweise