Comment anonymiser un document Word avant de le partager

Pour anonymiser un document Word, travaillez sur une copie : supprimez les modifications suivies et les commentaires, lancez l'Inspecteur de document, puis remplacez les noms par des libellés neutres partout, en-têtes et objets incorporés compris. Exportez ensuite un PDF et testez ce fichier avant de l'envoyer.

Un service RH doit transmettre à un cabinet extérieur un rapport sur une salariée, Claire Exemple. Le cabinet a besoin des faits, pas du nom. Dans un fichier Word, effacer le nom de la page suffit rarement.

Pourquoi supprimer les noms ne suffit-il pas dans un fichier Word ?

Un fichier .docx stocke plus que ce qu'affiche la page. Selon Microsoft, un document Word peut contenir des commentaires, des marques de révision issues du suivi des modifications, des versions, des propriétés comme l'auteur et la dernière personne à l'avoir enregistré, des en-têtes, des pieds de page, des filigranes et du texte masqué.

Comment supprimer les modifications suivies et les commentaires dans Word ?

1. 1Enregistrez le document sous un nouveau nom et ne nettoyez que la copie.
2. 2Dans l'onglet Révision, désactivez le suivi des modifications, sinon chaque nom effacé reste en marque de révision.
3. 3Dans la liste Accepter, choisissez Accepter toutes les modifications, ou utilisez Accepter et Rejeter une par une.
4. 4Cliquez sur la flèche à côté de Supprimer, puis sur Supprimer tous les commentaires du document.

Selon Microsoft, pour supprimer les modifications suivies, il faut les accepter ou les rejeter. Accepter garde le texte modifié. Rejeter rétablit l'ancien texte, qui peut encore contenir un nom. L'autorité de protection des données de Basse-Saxe (Allemagne) déconseille aussi de caviarder en mode révision, où d'anciennes versions restent reconstituables.

Comment utiliser l'Inspecteur de document dans Word ?

1. 1Dans votre copie (Word pour Windows), ouvrez Fichier, puis Informations.
2. 2Sélectionnez Vérifier la présence de problèmes, puis Inspecter le document.
3. 3Cochez toutes les cases et sélectionnez Inspecter.
4. 4Sélectionnez Supprimer tout pour chaque type à retirer, puis Réinspecter, et enregistrez.

Microsoft conseille de l'utiliser sur une copie, car les données supprimées ne sont pas toujours récupérables, même avec Annuler. L'outil ne détecte ni le texte blanc sur fond blanc, ni les objets recouverts par d'autres. L'ICO britannique ajoute que ces outils peuvent manquer des éléments : vérifiez vous-même.

Deux autres précautions. L'option En-têtes, pieds de page et filigranes supprime les informations qu'ils contiennent, pas seulement les noms : modifiez-les à la main si vous devez garder un en-tête. Et Microsoft Learn cite un module Documents incorporés : s'il signale un objet, traitez-le comme expliqué plus bas.

Où d'autre les noms peuvent-ils se cacher dans un document Word ?

• Les en-têtes et pieds de page : selon Microsoft, chaque section peut avoir les siens.
• Les notes de bas de page, notes de fin, zones de texte, tableaux et légendes.
• Les liens hypertexte, dont l'adresse peut contenir un nom absent du texte affiché.
• Les images, comme une signature scannée : la recherche de Word ne les lit pas.

Les tableaux Excel incorporés demandent un soin particulier. Selon Microsoft, un objet incorporé devient partie intégrante du fichier Word, et un double-clic sur ses cellules lance Excel. Votre destinataire peut faire de même. L'ICO suggère de ne garder qu'une image de l'objet, par exemple avec le Collage spécial, et de supprimer l'objet.

Comment remplacer les noms par un libellé cohérent ?

L'ICO propose de signaler chaque passage retiré par une mention visible ; l'autorité de Basse-Saxe suggère XXX. Quand le lecteur doit suivre qui a fait quoi, préférez des libellés cohérents : Claire Exemple devient Salariée A partout, son responsable devient Responsable B.

1. 1Listez chaque nom, lieu et numéro à retirer, avec ses variantes : Claire, Mme Exemple, C. Exemple, initiales, claire.exemple@exemple.fr.
2. 2Donnez un libellé à chaque entrée et gardez cette liste hors du fichier partagé.
3. 3Remplacez d'abord les formes les plus longues, Claire Exemple avant Exemple, pour ne laisser aucun demi-nom.
4. 4Utilisez Remplacer, dans l'onglet Accueil. Microsoft recommande Remplacer plutôt que Remplacer tout, pour examiner chaque occurrence.
5. 5Recherchez de nouveau chaque nom et fragment, jusqu'à ne plus rien trouver.

Des libellés cohérents relèvent de la pseudonymisation, pas de l'anonymisation. Selon la CNIL, remplacer le nom par un alias ou un numéro laisse aux données leur caractère personnel. Gardez votre liste à part et en sécurité. Le contexte compte aussi : Salariée A, seule infirmière de nuit d'une petite clinique, reste reconnaissable.

Pourquoi l'export en PDF ne suffit-il pas à lui seul ?

Un PDF reprend ce que le fichier Word contient encore. Selon l'ICO, convertir un document Word en PDF peut retirer certaines métadonnées et informations masquées, mais ce n'est pas, à lui seul, une méthode de caviardage totalement sûre. Un texte caché sous une forme noire reste dans le fichier.

Les options PDF de Word comptent aussi. Selon Microsoft, le PDF inclut les marques de révision avec l'option Document avec marques, et les propriétés si la case Propriétés du document est cochée. Exportez donc après le nettoyage, avec Document sélectionné et les propriétés décochées. L'autorité de Saxe (Allemagne) recommande alors de partager le PDF plutôt que le .docx.

Le plus sûr est d'aplatir les pages en images, comme le décrit l'ICO. ONYRI Sanitize, par exemple, met un .docx en pages A4 dans votre navigateur, sans envoyer le fichier, et exporte un PDF composé d'images. En contrepartie, le texte ne se recherche ni ne se copie plus, et la détection automatique n'est pas exhaustive : relisez chaque page.

Comment vérifier le fichier final avant de l'envoyer ?

1. 1Ouvrez le fichier que vous allez envoyer, pas l'original Word.
2. 2Sélectionnez tout, copiez, collez dans un éditeur de texte et cherchez chaque nom et fragment.
3. 3Vérifiez les propriétés du PDF et son nom : rapport-claire-exemple.pdf la trahit.
4. 4Comparez la taille du fichier à celle attendue, comme le suggère l'ICO.
5. 5Faites relire par un collègue, comme le suggère l'ICO.

L'autorité de Basse-Saxe voit dans le caviardage une mesure technique et organisationnelle (article 32 du RGPD) au service de la minimisation des données (article 5, paragraphe 1, point c). Mais retirer les noms réduit seulement l'exposition. Si un lecteur peut deviner qui est Salariée A, le fichier contient toujours des données personnelles.