Wie Sie eine Präsentation anonymisieren, bevor Sie sie teilen

Eine Präsentation enthält mehr, als auf dem Bildschirm zu sehen ist. Notizen für die vortragende Person, ausgeblendete Folien, Kommentare und alte Dateieigenschaften reisen oft mit der Datei mit, auch nach dem letzten Feinschliff. Dieser Leitfaden zeigt, wo sich diese versteckten Daten in PowerPoint, Keynote und Google Präsentationen verstecken, und wie Sie sie vor dem Versand entfernen.

Nehmen Sie Erika Mustermann, eine Vertriebsleiterin, die eine Kundenpräsentation an einen Partner schicken will. Die sichtbaren Folien wirken sauber, doch die Datei enthält noch private Kommentare ihrer Führungskraft und eine ausgeblendete Folie mit den echten Preisen. Die Präsentation als PDF zu exportieren ist ein sichererer letzter Schritt als die Originaldatei zu versenden, denn ein PDF lässt sich leichter prüfen, bevor es Ihren Rechner verlässt.

Wo verstecken sich Daten in einer Präsentation?

Eine Folie zeigt nur den Text und die Bilder in ihrem sichtbaren Bereich. Alles andere bleibt in der Datei: Notizen für die vortragende Person, Folien, die Sie ausgeblendet statt gelöscht haben, Kommentare aus der Überarbeitung, und Angaben, die Office oder Google automatisch hinzufügen, etwa wer die Datei zuletzt bearbeitet hat.

Räumen Sie die Präsentation mit der Dokumentprüfung auf

PowerPoint bringt für genau dieses Problem ein eingebautes Werkzeug mit. Die Support-Seiten von Microsoft beschreiben die Dokumentprüfung als Möglichkeit, Kommentare, Präsentationsnotizen, Inhalte außerhalb der Folie und Dokumenteigenschaften in einem Durchgang zu finden und zu entfernen. Nutzen Sie sie an einer Kopie der Datei, denn manche entfernten Daten lassen sich nicht wiederherstellen.

• Öffnen Sie die Datei, dann wählen Sie Datei, dann Informationen.
• Wählen Sie Auf Probleme überprüfen, dann Dokument prüfen.
• Setzen Sie ein Häkchen bei jedem Inhaltstyp, den Sie prüfen wollen, auch bei Präsentationsnotizen und Inhalten außerhalb der Folie.
• Wählen Sie Prüfen, dann Alle entfernen bei allem, was verschwinden soll.
• Wählen Sie Erneut überprüfen, um vor dem Export zu bestätigen, dass die Präsentation sauber ist.

Keynote und Google Präsentationen brauchen eine manuelle Prüfung

Keynote hat laut dem eigenen Support-Leitfaden von Apple keine Entsprechung zur Dokumentprüfung. Öffnen Sie jede Folie, prüfen Sie das Notizfeld, löschen Sie Kommentare, und bestätigen Sie vor dem Export, dass jede ausgeblendete Folie wirklich bleiben soll.

Auch Google Präsentationen haben keinen Prüfer. Kontrollieren Sie das Notizfeld für die vortragende Person unter jeder Folie und löschen Sie einzelne Kommentare im Überarbeitungsbereich. Denken Sie an das oben genannte Risiko übersprungener Folien: Eine übersprungene Folie wird nicht gelöscht, also entfernen Sie sie, wenn sie Ihren Bildschirm nicht verlassen soll.

Export als PDF: was verschwindet, und was bleibt

Wählen Sie in PowerPoint Datei, dann Exportieren, dann PDF/XPS-Dokument erstellen, dann Optionen. Der Leitfaden von Microsoft bestätigt, dass die Standardeinstellung bei Veröffentlichen Folien ist, mit getrennten Auswahlmöglichkeiten für ausgeblendete Folien, Kommentare und Freihandeingaben. Prüfen Sie jedes Kästchen selbst, statt den Standardeinstellungen zu vertrauen, denn ein falsch gesetztes Häkchen kann genau das veröffentlichen, was Sie entfernen wollten.

Der Exportdialog von Keynote bietet laut dem Leitfaden von Apple getrennte Kästchen, um Notizen für die vortragende Person und übersprungene Folien zu drucken. Aktivieren Sie sie selbst, statt anzunehmen, dass sie bereits aktiviert sind. Google Präsentationen bieten diese Optionen nicht: Über Datei, dann Herunterladen, dann PDF-Dokument wird die Präsentation ohne jede Notiz exportiert. Google selbst schreibt, dass eine übersprungene Folie nicht gelöscht wird. Behandeln Sie sie also als weiterhin vorhanden, bis Sie sie selbst entfernen.

Screenshots und Diagramme in den Folien

Ein Screenshot, der in eine Folie eingefügt wird, ein Posteingang, ein Chat, eine Tabelle, trägt das gleiche Risiko wie jeder andere Screenshot. Eine Unschärfe lässt sich manchmal rückgängig machen, also schneiden Sie den sensiblen Teil zu oder schwärzen Sie ihn, bevor Sie ihn einfügen, nicht danach.

Ein aus Excel kopiertes Diagramm kann mehr transportieren als seine eigenen Zahlen. Der eigene Leitfaden von Microsoft zum Einfügen von Excel-Daten in PowerPoint warnt, dass das Einbetten einer Arbeitsmappe auf diese Weise, in Microsofts eigenen Worten, unbeabsichtigt mehr Zugriff auf Ihre Excel-Datei gewähren kann als beabsichtigt. Fügen Sie ein Diagramm als Bild ein, wenn nur das Diagramm zu sehen sein soll, nicht die Tabelle dahinter.

Eine Checkliste vor jedem Versand

• Löschen Sie Folien, die niemand sehen soll, blenden Sie sie nicht nur aus.
• Leeren Sie den Notizbereich, oder bestätigen Sie, dass die Notizen mitreisen sollen.
• Starten Sie die Dokumentprüfung in PowerPoint, oder prüfen Sie von Hand in Keynote und Google Präsentationen.
• Fügen Sie Diagramme und Tabellen als Bilder ein, außer die Kundschaft muss die Zahlen bearbeiten.
• Exportieren Sie zuletzt als PDF, und prüfen Sie das Ergebnis auf Reste.

Sobald die Präsentation als PDF exportiert ist, kann ein Werkzeug wie ONYRI Sanitize beim letzten Durchgang helfen. Es läuft in Ihrem Browser, erkennt Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern auf jeder Seite, und liefert ein abgeflachtes PDF zurück. Seine Grenze: Es öffnet keine PowerPoint- oder Keynote-Dateien direkt, und es erkennt weder Logos noch Gesichter noch Namen, die in einem Screenshot eingebettet sind — schwärzen Sie sie von Hand mit dem Werkzeug „Bereich ziehen“, sobald das PDF geöffnet ist.

Nichts davon macht eine Präsentation allein schon anonym. Ein Logo, eine Stimme in einer Aufnahme oder ein sehr eindeutiger Projektname können immer noch auf eine echte Kundin oder einen echten Kunden hinweisen. Betrachten Sie diese Liste als Mindeststandard, nicht als Schlusspunkt, und lesen Sie die Präsentation ein letztes Mal mit fremden Augen, bevor Sie sie versenden.