Sitzungsprotokolle anonymisieren, bevor Sie sie weitergeben

Ein Sitzungsprotokoll hält fest, was die Teilnehmenden gesagt und beschlossen haben. Sobald es den Raum verlässt, wird ein Teil davon zum Datenschutzproblem. Die Lösung ist nicht, das Protokoll zu löschen. Sie besteht darin, zu trennen, was ein breiteres Publikum braucht, von dem, was nur die Sitzung selbst brauchte.

Nehmen wir Erika Mustermann, Schriftführerin eines Vereins. Ein Mitglied bittet um das Protokoll der Jahresversammlung. Die Datei nennt die Privatadresse des Kassenwarts, eine Lärmbeschwerde gegen ein Mitglied und eine Abstimmung, bei der drei Personen namentlich gegen ein Projekt stimmten. Erika kann diese Datei so nicht auf der Vereinswebsite veröffentlichen.

Wer liest Ihr Protokoll wirklich?

Eine Sitzung findet in einem Raum statt, das Protokoll reist aber weiter. Ein Betriebsratsmitglied prüft, was das eigene Gremium beschlossen hat. Neue Beschäftigte lesen alte Protokolle, um eine Regelung zu verstehen. Ein Geldgeber, ein Journalist oder ein Gericht liest es vielleicht Jahre später, aus Gründen, die im Raum niemand erwartet hat. Jede Lesergruppe braucht weniger Detail als der Raum selbst.

• Teilnehmende, die das Protokoll ihrer eigenen Sitzung prüfen
• Abwesende Kolleginnen und Kollegen, die es für den Zusammenhang lesen
• Ein breiteres Publikum, ein Geldgeber oder eine Behörde, sobald es veröffentlicht wird
• Eine künftige Leserin, Monate oder Jahre später, ohne Erinnerung an die Diskussion

Was darf ein Protokoll rechtlich festhalten?

Ein Protokoll darf Fakten festhalten: wer anwesend war, was vorgeschlagen wurde, wie abgestimmt wurde und was beschlossen wurde. Zu nennen, wer was gesagt hat, ist übliche Praxis und für die Nachvollziehbarkeit oft nötig. Die Grenze verschiebt sich, wenn das Protokoll eine Information enthält, die eine Leserin nicht braucht, um den Beschluss zu verstehen. Das betrifft etwa eine gesundheitliche Angabe, ein Gehalt, eine Privatadresse oder einen privaten Streit zwischen zwei Personen.

Diese Grenze hängt von der Leserschaft ab. Ein Betriebsratsmitglied muss wissen, wie das eigene Gremium abgestimmt hat. Ein Lieferant, der dasselbe Protokoll liest, braucht die Krankschreibung einer Kollegin nicht, um eine Einkaufsentscheidung zu verstehen. Im Vereinigten Königreich weist die Schlichtungsstelle Acas darauf hin, dass Ergebnis und Einzelheiten eines Disziplinarverfahrens vertraulich bleiben müssen. Das spricht dafür, disziplinarische Einträge im Protokoll ebenso zu behandeln.

Welche Angaben im Protokoll brauchen besondere Vorsicht?

Manche Angaben kommen so oft vor, dass man sie vorab bedenken sollte. Vier Kategorien verursachen die meisten Probleme, sobald das Protokoll den Raum verlässt.

• Gesundheit: eine Krankschreibung, eine Diagnose, oder ein Wiedereingliederungsplan zur Erklärung einer Abwesenheit
• Disziplin: eine Abmahnung, eine Untersuchung, oder eine Beschwerde gegen eine namentlich genannte Person
• Gehalt und Geld: eine Gehaltserhöhung, eine Prämie, oder eine einzelne Spesenabrechnung
• Abstimmungen über Personen: wer für oder gegen eine namentlich genannte Kandidatin oder Kollegin gestimmt hat

Wie funktioniert die Zwei-Versionen-Methode?

Die Zwei-Versionen-Methode folgt einem einzigen Grundsatz: Schreiben Sie einmal die vollständige Fassung auf, und entscheiden Sie dann, was ein breiteres Publikum braucht. Sie funktioniert für einen Betriebsrat, einen Vorstand, eine Eigentümerversammlung oder ein Projektteam.

1. 1Schreiben Sie das vollständige Protokoll wie gewohnt, mit jedem Namen, jeder Zahl und jeder Abstimmung, die Ihre Governance-Regeln verlangen.
2. 2Archivieren Sie diese vollständige Fassung dort, wo nur berechtigte Personen sie öffnen können.
3. 3Kopieren Sie sie, und entfernen oder schwärzen Sie dann, was eine breitere Leserschaft nicht braucht: Gesundheitsangaben, Gehälter, Privatadressen, namentliche Abstimmungen über Personen.
4. 4Kennzeichnen Sie die Kopie eindeutig, etwa als Protokoll, verteilte Fassung, damit niemand sie mit dem vollständigen Protokoll verwechselt.
5. 5Teilen oder veröffentlichen Sie nur die gekennzeichnete Kopie.

Für ein Protokoll im Word-Format kann ONYRI Sanitize beim Erstellen der geteilten Fassung helfen: Das Werkzeug liest das Dokument im Browser, erkennt Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern und exportiert eine flach gerenderte PDF-Kopie. Eigene Regeln erfassen wiederkehrende interne Begriffe wie einen Projektnamen. Kontext versteht das Werkzeug nicht: Ein Gesundheits- oder Disziplinarabschnitt braucht weiterhin „Außerdem schwärzen“ und eine sorgfältige Durchsicht.

Was sagen die Verschwiegenheitsregeln der Arbeitnehmervertretung?

In Deutschland dürfen Betriebsratsmitglieder nach Paragraf 79 des Betriebsverfassungsgesetzes Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse nicht weitergeben, die der Arbeitgeber ausdrücklich als geheimhaltungsbedürftig bezeichnet hat. Diese Pflicht gilt auch nach dem Ausscheiden aus dem Betriebsrat. Paragraf 34 verlangt, dass die Sitzungsniederschrift mindestens den Wortlaut der Beschlüsse und die Stimmenmehrheit enthält, unterzeichnet vom Vorsitzenden und einem weiteren Mitglied.

Französische Vertretungsorgane folgen einer ähnlichen Logik. Mitglieder des Comité social et économique (CSE) unterliegen einer Diskretionspflicht bei Informationen, die der Arbeitgeber ausdrücklich als vertraulich bezeichnet. Das legt Artikel L2315-3 des Code du travail fest. Nach der Verabschiedung darf die Schriftführung das Protokoll im Unternehmen aushängen oder verteilen, gemäß der eigenen Geschäftsordnung des CSE.

Für den Personalrat im öffentlichen Dienst gilt eine zusätzliche Grenze. Der Leitfaden des BfDI zur Datenverarbeitung im Personalrat nennt Gesundheitsdaten ausdrücklich als besondere Kategorie nach Artikel 9 DSGVO. Deren Verarbeitung ist im Grundsatz verboten und nur in engen, gesetzlich benannten Fällen erlaubt. Ein Krankheitsvermerk im Protokoll braucht deshalb eine eigene, engere Prüfung, nicht nur die übliche Verschwiegenheit.

Keine dieser Regeln verlangt, einen Beschluss zu verstecken. Sie verlangen, den Beschluss von Details zu trennen, die ein breiteres Publikum ohnehin nie gebraucht hat.