Mediatoren: Was Sie in Fallberichten, Vereinbarungen und Tätigkeitsberichten schwärzen
Mediation ist vertraulich, doch Mediatoren schreiben Fallberichte, Tätigkeitsberichte und Mustervereinbarungen. Was die Regeln sagen und was Sie schwärzen.
In Deutschland ist die Mediation gesetzlich vertraulich: Was die Parteien sagen und was der Mediator erfährt, bleibt in der Mediation, mit wenigen engen Ausnahmen. Einen Fall für Supervision, Ausbildung oder einen Tätigkeitsbericht dürfen Sie trotzdem nutzen. Aber erst, wenn niemand die Parteien mehr erkennen kann, oder mit ihrer Zustimmung, wo Ihre Regeln das verlangen.
Was deckt die Verschwiegenheit in der Mediation ab, Land für Land?
Die Regeln unterscheiden sich, folgen aber einem Muster: eine Schweigepflicht, dann wenige Ausnahmen. In Österreich verpflichtet § 18 Zivilrechts-Mediations-Gesetz den Mediator zur Verschwiegenheit über die Tatsachen, die ihm in der Mediation anvertraut oder sonst bekannt wurden. In der Schweiz gelten eigene Regeln. Das ist eine Information, keine Rechtsberatung.
| Rechtsraum | Text | Was er abdeckt | Ausnahmen |
|---|---|---|---|
| EU, grenzüberschreitende Zivil- und Handelssachen | Richtlinie 2008/52/EG, Art. 7 | Sofern die Parteien nichts anderes vereinbaren, müssen Mediatoren vor Gericht oder im Schiedsverfahren nicht über die Mediation aussagen. | Vorrangige Gründe der öffentlichen Ordnung, etwa Kindeswohl oder körperliche oder seelische Unversehrtheit einer Person. Vollstreckung der Vereinbarung. |
| Frankreich | Loi n° 95-125 du 8 février 1995, art. 21-3 | Sofern die Parteien nichts anderes vereinbaren, dürfen Feststellungen des Mediators und Erklärungen weder Dritten offengelegt noch vor Gericht verwendet werden. Auch in der Verbraucherschlichtung. | Zwingende Gründe der öffentlichen Ordnung, Kindeswohl, körperliche oder seelische Unversehrtheit. Umsetzung oder Vollstreckung der Vereinbarung. |
| Deutschland | § 4 MediationsG. Verbraucherschlichtung: § 22 VSBG | Der Mediator und die in die Durchführung eingebundenen Personen schweigen über alles, was ihnen dabei bekannt geworden ist. Nach der Gesetzesbegründung können alle Parteien sie gemeinsam davon entbinden. | Umsetzung oder Vollstreckung der Vereinbarung. Ordre public, etwa Kindeswohl. Offenkundige Tatsachen oder solche, die keiner Geheimhaltung bedürfen. |
| England und Wales | Leitfaden des britischen Justizministeriums (kein Gesetz). Regeln des Civil Mediation Council | Gesagtes und Ergebnis werden nur geteilt, wenn alle zustimmen. Registrierte Anbieter folgen einem Kodex, der mindestens so streng ist wie der Europäische Verhaltenskodex für Mediatoren (2004). | Offenlegung, die Gesetz oder öffentliche Ordnung erzwingen (Europäischer Verhaltenskodex, Punkt 4). |
Beachten Sie, was fehlt. Keiner dieser Texte nennt Ausbildung, Supervision oder einen veröffentlichten Bericht als Ausnahme. Keiner sagt zudem, dass Anonymisieren genügt. Der sichere Weg ist also die Zustimmung der Parteien, am besten schriftlich in der Mediationsvereinbarung. Der andere Weg ist ein Dokument, in dem niemand die Parteien mehr erkennen kann. Das ist gute Praxis, keine allgemeine Rechtsregel.
Das Datenschutzrecht stellt dieselbe Frage. Nach Erwägungsgrund 26 DSGVO gelten seine Grundsätze nicht für anonyme Informationen. Maßgeblich sind alle Mittel, die nach allgemeinem Ermessen wahrscheinlich genutzt werden, auch von anderen. Ein Fallbericht, den eine Kollegin aus Ihrer Stadt entschlüsseln kann, bleibt personenbezogen.
Was muss eine Verbraucherschlichtungsstelle im Tätigkeitsbericht veröffentlichen?
Verbraucherschlichtungsstellen veröffentlichen jährlich einen Tätigkeitsbericht. In der EU legt Artikel 7 Absatz 2 der Richtlinie 2013/11/EU über alternative Streitbeilegung den Inhalt fest. In Deutschland verlangt § 34 VSBG den Bericht, und § 4 VSBInfoV nennt ähnliche, aber nicht identische Angaben. Die EU-Liste umfasst:
- Eingegangene Anträge und ihr Gegenstand.
- Wiederkehrende Probleme, mit Empfehlungen, wie man sie vermeidet.
- Den Anteil abgelehnter Anträge und die Gründe.
- Lösungen zugunsten von Verbraucher oder Unternehmer und gütliche Einigungen.
- Abgebrochene Verfahren, die durchschnittliche Dauer und, falls bekannt, die Befolgung der Ergebnisse.
- Die Zusammenarbeit in grenzüberschreitenden Netzwerken.
Das Gesetz verlangt Zahlen und Muster, keine Geschichten. Ein Name, ein Wohnort, eine Kundennummer, ein genaues Datum oder ein exakter Betrag können auf einen Haushalt zeigen. Das gilt auch für einen genannten Einzelunternehmer oder kleinen Laden. Schreiben Sie lieber „ein Kunde eines Energieversorgers, Winter 2025, einige hundert Euro Erstattung“.
Stand Oktober 2026 zählen zwei Änderungen. Die Richtlinie (EU) 2025/2647, am 30. Dezember 2025 veröffentlicht, ändert die Richtlinie 2013/11/EU. Ab 2028 schreibt sie mindestens alle zwei Jahre einen Bericht vor. Im Vereinigten Königreich legte die Verordnung von 2015 (SI 2015/542) den Berichtsinhalt fest. Der Digital Markets, Competition and Consumers Act 2024, ein britisches Gesetz über digitale Märkte, Wettbewerb und Verbraucher, hob sie am 6. April 2026 auf.
Wie anonymisieren Sie einen Fallbericht für Supervision oder Ausbildung?
Beginnen Sie beim Leser. Eine Supervisionsgruppe aus Ihrer Region kennt vielleicht die Familien, den Arbeitgeber oder den Laden. Ein Kurs in einer anderen Region weiß weniger. Je näher der Leser am Fall ist, desto mehr entfernen Sie.
| Detail im Bericht | Fiktives Beispiel | Was Sie stattdessen schreiben |
|---|---|---|
| Namen der Parteien | Erika Mustermann und Max Beispiel | Partei A und Partei B, oder „die Mieterin“ und „der Vermieter“ |
| Kinder und Angehörige | Ihr Sohn Paul, 7 Jahre | Ein kleines Kind |
| Orte | Die Bäckerei in der Bahnhofstraße | Ein kleiner Betrieb |
| Daten | Getrennt seit dem 14. März 2025 | Einige Monate vor der Mediation getrennt |
| Beträge | Schulden von 18.437 € | Schulden im fünfstelligen Bereich |
| Arbeitgeber | Leiter Logistik bei der Beispiel Spedition GmbH | Eine Führungskraft in einem Transportunternehmen |
| Seltene Details | Zwillinge, ein Familienweingut, ein Brand | Streichen, oder um Zustimmung bitten, wenn der Fall davon abhängt |
Halten Sie die Parteien unterscheidbar: ein Kürzel pro Person, überall dasselbe. Wenn Sie einen Fakt zur Tarnung ändern, sagen Sie es in einer Anmerkung. Sonst ziehen Kollegen Lehren aus einem erfundenen Detail.
Was schwärzen Sie in einer Vereinbarung, die als Muster dient?
Eine unterschriebene Vereinbarung ist ein gutes Muster für Formulierungen und zugleich das Dokument, das am meisten verrät. Bevor sie zur Vorlage oder zum Kursmaterial wird, schwärzen Sie diese Angaben, auch in Kopf- und Fußzeilen.
- Namen, Anschriften, Geburtsdaten, E-Mail-Adressen und Telefonnummern.
- Beträge, Zahlungstermine und Ratenpläne.
- Bankdaten wie eine IBAN sowie Konto- oder Kundennummern.
- Unterschriften und Paraphen, oft auf jeder Seite.
- Namen der Kinder und die Umgangsregelung in einer Familienvereinbarung.
- Das Aktenzeichen, wenn ein Gericht die Vereinbarung bestätigt hat, in England und Wales etwa als „consent order“ oder „Tomlin order“.
Ein Werkzeug kann den ersten Durchgang übernehmen. ONYRI Sanitize findet im Browser Namen, Anschriften, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBANs und Beträge mit Währung. „Bereich ziehen“ deckt eine Unterschrift ab. Der Token-Modus (Pro) schreibt [NAME1] und [NAME2], so bleiben die Parteien unterscheidbar; ein Vorname allein bekommt eine eigene Kennzeichnung. Straßenadressen im Vereinigten Königreich und in Belgien deckt es nicht ab; den Sachverhalt, in Worten beschriebene Orte und seltene Details erkennt es nicht. Schwärzen Sie diese von Hand.
Wie schützen Sie das unterschriebene Original?
Bearbeiten Sie nie das unterschriebene Original. Bewahren Sie es in der Akte auf. Arbeiten Sie an einer Kopie mit neutralem Namen, denn „Mustermann gegen Beispiel Vereinbarung.pdf“ verrät die Parteien vor dem Öffnen. Prüfen Sie auch Eigenschaften und Kommentare.
Die Schwärzung muss echt sein. Die britische Datenschutzbehörde ICO warnt: Text, der nur von einem schwarzen Rechteck verdeckt ist, bleibt in der Datei. Kopieren und Einfügen kann ihn zurückholen. Nutzen Sie ein echtes Schwärzungswerkzeug oder exportieren Sie Seitenbilder, und machen Sie dann eine letzte Prüfung.
- Würde ein erfundener Fall dasselbe lehren?
- Stimmen die Parteien zu, oder kann niemand sie erkennen?
- Sind Namen, Nummern, Orte, Daten und seltene Details geschwärzt?
- Sind Dateiname, Eigenschaften und Kommentare bereinigt?
Wenn die Regeln unklar sind, fragen Sie Ihren Mediationsverband, Ihren Datenschutzbeauftragten oder eine Anwältin. Und wenn ein Fall bekannt ist, fragen Sie zuerst die Parteien.
Häufige Fragen
Brauche ich die Zustimmung der Parteien, um einen Fall in der Ausbildung zu nutzen?
Keiner der Texte oben nennt die Ausbildung als Ausnahme. Die Zertifizierte-Mediatoren-Ausbildungsverordnung verlangt für die Ausbildungsbescheinigung immerhin „anonymisierte Angaben“ zu den in der Supervision besprochenen Mediationen (§ 2 Absatz 6 Nummer 7). Lässt der Bericht die Parteien noch erkennen, brauchen Sie ihre Zustimmung. Eine Klausel zur anonymisierten Weiterverwendung in der Mediationsvereinbarung klärt das im Voraus.
Darf ich meine Notizen mit einer Co-Mediatorin teilen?
§ 4 MediationsG verpflichtet den Mediator und die in die Durchführung eingebundenen Personen zur Verschwiegenheit, also auch eine Co-Mediatorin. Senden Sie trotzdem nur das Nötige, über einen sicheren Kanal. Für eine externe Supervisorin anonymisieren Sie vorher.
Ist ein Fallbericht ohne Namen anonym im Sinne der DSGVO?
Nicht immer. Erwägungsgrund 26 berücksichtigt alle Mittel, die nach allgemeinem Ermessen wahrscheinlich genutzt werden, auch von anderen. Errät eine Kollegin aus der Region die Parteien, ist der Bericht nicht anonym.
Sollte ein Tätigkeitsbericht die beteiligten Unternehmer nennen?
Die EU-Liste verlangt Beschwerdearten und wiederkehrende Probleme, keine Namen. Nach § 34 Absatz 3 VSBG gehen die Berichte auf Geschäftspraktiken ein, die auffällig häufig Anlass für Anträge waren. Ob Sie ein Unternehmen nennen, hängt von den Regeln Ihrer Stelle ab. Nennen Sie es nie so, dass der Verbraucher erkennbar wird.
Quellen und Verweise
- Mediationsgesetz, § 4 VerschwiegenheitspflichtBundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de)
- Entwurf eines Gesetzes zur Förderung der Mediation und anderer Verfahren der außergerichtlichen Konfliktbeilegung, Begründung zu § 4 (Regierungsentwurf)Deutscher Bundestag, Drucksache 17/5335
- Verbraucherstreitbeilegungsgesetz, § 22 VerschwiegenheitBundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de)
- Zertifizierte-Mediatoren-Ausbildungsverordnung (ZMediatAusbV), § 2 Ausbildung zum zertifizierten MediatorBundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de)
- Verbraucherstreitbeilegungsgesetz, § 34 Berichtspflichten und Auskunftspflichten der VerbraucherschlichtungsstelleBundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de)
- VSBInfoV, § 4 Tätigkeitsbericht der VerbraucherschlichtungsstelleBundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de)
- Zivilrechts-Mediations-Gesetz, § 18 Verschwiegenheit, VertraulichkeitRechtsinformationssystem des Bundes (RIS), Österreich
- Erwägungsgrund 26 DSGVO: Keine Anwendung auf anonymisierte Datendsgvo-gesetz.de
- Richtlinie 2008/52/EG über bestimmte Aspekte der Mediation, Artikel 7 (englische Fassung)legislation.gov.uk (The National Archives)
- Richtlinie 2013/11/EU über alternative Streitbeilegung, Artikel 7 (englische Fassung)legislation.gov.uk (The National Archives)
- Verfahren 2023/0376(COD): Richtlinie (EU) 2025/2647 zur Änderung der Richtlinie 2013/11/EUEuropäisches Parlament, Legislative Observatory
- Standpunkt des Rates in erster Lesung zur Richtlinie zur Änderung der Richtlinie 2013/11/EU, Artikel 1 Nummer 6 zu Artikel 7 (Dokument 11778/1/25 REV 1, vom Parlament am 16. Dezember 2025 gebilligt, englische Fassung)Rat der Europäischen Union
- Les médiateurs en matière civile, familiale, commerciale et sociale (Artikel 21-3 des Gesetzes vom 8. Februar 1995, französisch)Cour d'appel de Nancy, französisches Justizministerium
- A guide to civil mediationMinistry of Justice, GOV.UK
- European Code of Conduct for Mediators (Europäischer Verhaltenskodex für Mediatoren)Civil Mediation Council
- Provider Registration Scheme (Fassung Juni 2022): berufliche Standards für registrierte Anbieter, VerhaltenskodexCivil Mediation Council
- The Alternative Dispute Resolution for Consumer Disputes (Competent Authorities and Information) Regulations 2015 (SI 2015/542), regulation 11: jährlicher Tätigkeitsbericht (aufgehoben am 6. April 2026 durch den Digital Markets, Competition and Consumers Act 2024)legislation.gov.uk (The National Archives)
- How do we avoid an accidental breach when redacting information?Information Commissioner's Office (ICO)