Anwälte: Akten und Anlagen anonymisieren, ohne den Sinn zu verlieren

Um eine Akte zu anonymisieren, ohne den Sinn zu verlieren, ersetzen Sie jede Kennung durch einen einheitlichen Platzhalter. Aus Erika Mustermann wird überall Partei A oder [NAME1]: im Schriftsatz, in den Anlagen und in den Schreiben. Prüfen Sie danach, was der Kontext noch verrät. Schwärzen senkt das Risiko. Von der Verschwiegenheitspflicht befreit es aber nicht.

Anwältinnen und Anwälte geben täglich Dokumente weiter: einen Entwurf an einen Sachverständigen, eine Anlage an die Gegenseite, einen alten Schriftsatz für eine Schulung, einen Vertrag an ein KI-Tool. Fragen Sie sich jedes Mal, was der Leser noch über den Mandanten erfährt. Vorschriften und Leitfäden sind mit Stand September 2026 zitiert. Dies ist keine Rechtsberatung.

Was sagt das Berufsrecht zur Verschwiegenheit?

Die Regeln sind weit gefasst. Sie schützen Informationen, nicht nur Namen. Erstens ist schon der Name des Mandanten geschützt. Die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) schreibt in ihren KI-Hinweisen vom Dezember 2024: Auch die Tatsache, dass überhaupt ein Mandat erteilt wurde, fällt unter die Verschwiegenheit. Zweitens reicht es oft nicht, Namen zu entfernen. Laut BRAK genügt es regelmäßig nicht, Namen und Anschriften zu streichen, wenn sich Mandatsinformationen aus dem Kontext ergeben können.

Was sollten Sie in Schriftsätzen, Anlagen und Schreiben schwärzen?

Beginnen Sie mit den direkten Kennungen. Sie stehen oft dort, wo man sie vergisst: im Rubrum, im Unterschriftsblock, in der Fußzeile, im Anlagenverzeichnis.

• Namen von Parteien, Zeugen, Sachverständigen, Richtern und Kollegen der Gegenseite, auch Initialen.
• Anschriften, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Geburtsdaten und Geburtsorte.
• Gerichtliches Aktenzeichen, Aktenzeichen der Kanzlei, Policen- und Vertragsnummern.
• Amtliche Kennungen: Ausweis- und Passnummer, Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Handelsregisternummer, USt-IdNr.
• Bankdaten: IBAN, BIC, Kartennummern und auffällige Beträge.
• Grundbuch- und Flurstücksangaben, Kfz-Kennzeichen, Objektadressen.
• Briefköpfe, Logos, Stempel, Unterschriften und handschriftliche Vermerke.

Suchen Sie dann nach indirekten Hinweisen. Der französische Anwaltsrat CNB nennt in seinem KI-Leitfaden vom September 2024 Beispiele: Beträge, interne Projektnamen oder die Art, einen Vertrag zu formulieren, können einen Mandanten erkennbar machen, sobald man sie kombiniert. Der Kommentar zur ABA-Regel 1.6 (USA) folgt derselben Logik: Ein hypothetischer Fall ist nur zulässig, wenn der Zuhörer Mandant und Lage vernünftigerweise nicht erkennen kann.

Wie bleibt der Text nach dem Schwärzen lesbar?

Schwarze Balken überall zerstören einen juristischen Text. Der Leser weiß nicht mehr, wer wen verklagt. Nutzen Sie stattdessen Platzhalter: eine Person, ein Platzhalter, in der ganzen Akte. Der CNB rät dasselbe: Mandantennamen durch fiktive Initialen wie X oder Y ersetzen und eine Straßenadresse durch ein größeres Gebiet, etwa eine Stadt.

Wenn es auf die Rollen ankommt, nehmen Sie die Rolle als Platzhalter: Klägerin, Arbeitgeber, Sachverständiger 1. Bewahren Sie die Zuordnungsliste, die jeden Platzhalter mit dem echten Wert verbindet, getrennt in der Kanzlei auf. Nach der DSGVO ist diese Methode eine Pseudonymisierung (Art. 4 Nr. 5). Erwägungsgrund 26 stellt klar: Pseudonymisierte Daten bleiben personenbezogen.

Wie gehen Sie mit Anlagen um: Scans, Stempel, Unterschriften, Handschrift?

Anlagen sind der schwierige Teil. Viele sind Scans, die Seite ist also ein Bild. Ein Werkzeug muss sie erst per OCR lesen, also mit Texterkennung für gedruckte Zeichen. Die Dokumentation von OCRmyPDF, einem quelloffenen OCR-Werkzeug, sagt: Die verwendete Texterkennung kann keine Handschrift erkennen, und schlechte Scans liefern schlechte Ergebnisse. Verlassen Sie sich nie allein auf die automatische Erkennung.

• Stempel und Siegel: Sie tragen oft Namen, Datum und Nummer. Schwärzen Sie den ganzen Stempel.
• Unterschriften und Paraphen: Sie verraten eine Person so sicher wie ein Name.
• Handschriftliche Randvermerke: selbst lesen. Die Software tut es meist nicht.
• Fotos, Ausweiskopien und Screenshots: Gesichter, Kennzeichen und Nummern prüfen.

Unter den Balken darf nichts übrig bleiben. Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen nennt es ungeeignet, Text mit einem schwarzen Kasten zu überdecken, auch in PDF-Dokumenten. Ebenso ungeeignet sind danach Online-Tools, bei denen man die Originaldatei in die Cloud laden muss. Laut Adobe-Dokumentation entfernt das Schwärzen-Werkzeug in Acrobat Pro Inhalte dauerhaft, das Bereinigen auch Kommentare, Metadaten und ausgeblendete Ebenen. Ein anderer Weg ist ein abgeflachter Export, bei dem jede Seite zum Bild wird. So arbeitet ONYRI Sanitize, im Browser und ohne Upload der Datei. Handschrift liest es nicht.

Dürfen Sie eine geschwärzte Akte in ein KI-Tool geben?

Schwärzen hilft, aber die Leitfäden der Anwaltschaft bleiben vorsichtig. Die BRAK rät, Sprachmodellen wenn möglich nur abstrakte Anfragen zu stellen. Müssen Dokumente hochgeladen werden, sollten sie wenn möglich vorher vollständig anonymisiert sein. Der CCBE-Leitfaden zu generativer KI (Oktober 2025) ergänzt: Anwälte sind für ihre Eingaben verantwortlich, und der Anbieter kann sie speichern und weiterverwenden, wenn nichts anderes vereinbart ist. Der CNB (Frankreich) empfiehlt Pseudonymisierung als gute Praxis, aber nicht für jede Aufgabe.

Wie prüfen Sie das Ergebnis und dokumentieren es?

1. 1Arbeiten Sie mit einer Kopie, nie mit dem Original.
2. 2Suchen Sie in der fertigen Datei nach jedem geschwärzten Wert: Name, Initialen, letzte Ziffern der Nummern.
3. 3Alles markieren, kopieren, in einen einfachen Texteditor einfügen. Kein geschwärzter Wert darf auftauchen.
4. 4Prüfen Sie Dateieigenschaften, Kommentare, Änderungsverfolgung und den Dateinamen.
5. 5Lesen Sie die Anlagen Seite für Seite: Stempel, Unterschriften, Handschrift.
6. 6Lassen Sie eine Kollegin lesen, die den Fall nicht kennt: Errät sie, um wen es geht?

Dokumentieren Sie den Vorgang. Die britische Datenschutzaufsicht ICO empfiehlt einen Vermerk, wer die Information geschwärzt hat, wann und warum, dazu klar beschriftete Fassungen mit und ohne Schwärzung. Das passt zu § 2 Abs. 2 BORA, der risikoadäquate organisatorische und technische Maßnahmen zum Schutz des Mandatsgeheimnisses verlangt. Legen Sie Original, weitergegebene Kopie und Zuordnungsliste in der Mandatsakte ab.