Notare: Urkunden und Nachlassakten anonymisieren, bevor Sie ein Beispiel teilen

Eine notarielle Urkunde und eine Nachlassakte enthalten einige der sensibelsten Papiere, die jemand je unterschreibt: den vollen Namen, eine Adresse, einen Kaufpreis und oft die gesamte finanzielle Lage einer Familie. Bevor Sie ein solches Dokument als Beispiel zeigen, einer Auszubildenden, einem Softwareanbieter oder einem Kollegen, müssen Sie mehr schwärzen als nur Namen. Dieser Leitfaden listet auf, was zu schwärzen ist und warum, mit den Regeln für Deutschland und Frankreich, und einer wiederverwendbaren Checkliste.

Notare und ihre Kanzleien geben ständig Dokumente weiter. Eine Auszubildende studiert eine echte Urkunde, um das Format zu lernen. Ein Softwareanbieter bittet um eine Beispieldatei, um eine neue Funktion zu testen. Eine notarielle Fachzeitschrift veröffentlicht einen anonymisierten Fall, um eine Regel zu erläutern. Jedes Mal stellt sich dieselbe Frage: Was darf die Kanzlei verlassen, und was muss in der Akte bleiben?

Was steht in einer Urkunde und einer Nachlassakte?

Ein Kaufvertrag nennt Käufer und Verkäufer, ihre Adressen, den Preis und die amtliche Kennung des Grundstücks: in Deutschland eine Flurstücknummer, in Frankreich eine Katasterparzelle. Er trägt das Siegel des Notars, einen Unterschriftenblock und oft eine Darlehenssumme, wenn eine Bank beteiligt ist.

Wie umfangreich eine Nachlassakte wird, zeigt eine Liste der französischen Notarkammer Notaires de France: Erben müssen dort ihre Adresse, ihren Beruf und ihren Personalausweis vorlegen, während die Akte der verstorbenen Person das Familienbuch, den Ehevertrag, Lebensversicherungen und die letzten Steuererklärungen umfasst. Nichts davon ist dafür gedacht, die Kanzlei unverändert zu verlassen.

• Vollständige Namen und Geburtsdaten der verstorbenen Person, der Erben und jedes im Testament genannten Vermächtnisnehmers.
• Adresse des Grundstücks und seine amtliche Flurstück- oder Katasterangabe.
• Gezahlter Preis, Darlehenssumme und Bankdaten (IBAN).
• Familiäre Angaben: Ehevertrag, Scheidungsurteil, Zahl und Rang der Kinder.
• Ausweisnummern und Unterschriften, einschließlich Siegel und Stempel des Notars.

Was verlangt die Verschwiegenheitspflicht, in Deutschland und Frankreich?

In Deutschland legt Paragraf 18 der Bundesnotarordnung (BNotO) die Pflicht fest: Der Notar muss über alles schweigen, was ihm bei Ausübung seines Amtes bekannt geworden ist. Die Bundesnotarkammer nennt diese Verschwiegenheit die Grundlage der gesamten Amtsführung und des Vertrauens der Mandanten, und stellt klar, dass sie auch nach dem Ausscheiden aus dem Amt fortbesteht.

Frankreich formuliert eine ähnliche Pflicht. Notaires de France, die französische Notarkammer, beschreibt das Berufsgeheimnis als absolutes Verbot, einem Dritten irgendetwas mitzuteilen, das der Notar in Ausübung seines Amtes erfährt, außer das Gesetz erlaubt es ausdrücklich. Die Pflicht gilt für die ganze Kanzlei, nicht nur für den Notar: Angestellte sind ebenso gebunden.

Macht ein öffentliches Grundbuch die Urkunde selbst öffentlich?

Nicht automatisch. Laut der französischen Steuerverwaltung kann in Frankreich jede Person die Kopie einer im Fichier immobilier veröffentlichten Urkunde verlangen, auch ohne selbst beteiligt zu sein, allerdings gegen eine Gebühr und mit der genauen Aktenreferenz. Die vollständige Nachlassakte des Notars, mit Bankdaten der Erben und Familienpapieren, wird dadurch nicht veröffentlicht.

Deutschland und England ziehen die Grenze anders. Nach Paragraf 12 der Grundbuchordnung (GBO) darf das Grundbuch nur einsehen, wer ein berechtigtes Interesse darlegt, keine bloße Neugier. In England und Wales ist es umgekehrt: Die Regierungsseite GOV.UK erklärt, dass jeder das Titelregister online für sieben Pfund einsehen kann, mit dem Namen des Eigentümers und, wenn verfügbar, dem gezahlten Preis.

Dieser Unterschied wirkt sich auf indirekte Identifikatoren aus. Nach Erwägungsgrund 26 der DSGVO gilt eine Person als identifizierbar, sobald sie sich mit vernünftigerweise verfügbaren Mitteln vereinzeln lässt. Stellen Sie sich eine vollständig geschwärzte Urkunde für das Haus von Erika Mustermann vor: kein Name, keine Unterschrift. Zeigt die Kopie aber noch die Straße, das Datum und einen Preis nahe am echten, kann ein Leser mit einem Blick ins örtliche Grundbuch oft auf den Namen zurückschließen.

Was sollten Sie in einer Urkunde oder Nachlassakte schwärzen?

Für eine gescannte Urkunde übernimmt ONYRI Sanitize dieses Schwärzen im Browser: Es liest die Seite per Texterkennung auf dem Gerät und deckt Namen, Adressen, Daten, IBAN und deutsche oder französische Ausweisnummern ab, sobald die Erkennung sie erfasst. Die Grenze: Handschrift und Notarsiegel liest die Texterkennung nicht; schwärzen Sie sie von Hand mit dem Werkzeug „Bereich ziehen“. Eine Flurstückangabe braucht eine eigene Regel, und eine unlesbare Seite blockiert den Download, statt ungeschwärzt zu bleiben.

Wie teilen Sie ein Beispiel sicher?

1. 1Klären Sie zuerst, ob Sie dieses Dokument überhaupt weitergeben dürfen, und an wen.
2. 2Schwärzen Sie jeden Punkt der Checkliste, nicht nur die Namen.
3. 3Runden oder entfernen Sie Datum, Preis und genaue Adresse gemeinsam.
4. 4Lesen Sie die geschwärzte Kopie wie eine fremde Person: Lässt sich noch erraten, um wen es geht?
5. 5Bewahren Sie Original und Zuordnungsliste in der Kanzlei auf, nie in der weitergegebenen Kopie.

Eine geschwärzte Urkunde ist ein Lehrbeispiel, kein öffentliches Dokument. Selbst wenn eine ähnliche Urkunde gegen eine Gebühr beim Grundbuchamt erhältlich wäre, stammt Ihre Kopie aus der Akte des Mandanten, und die Schweigepflicht gilt weiter. Verlässt ein Dokument die Kanzlei, soll der Empfänger das Format lernen, nicht die Familie.