HR: Bewerbungen, Entgeltabrechnungen und Disziplinarakten anonymisieren

Schwärzen Sie ein HR-Dokument für seinen Empfänger, nicht ein für alle Mal. Wer einstellt, braucht Qualifikationen, kein Foto und kein Geburtsdatum. Ein Prüfer braucht Beträge, keine Versicherungsnummer. Eine Disziplinarakte, die das Haus verlässt, sollte keine Zeugen nennen. Behalten Sie das Original und geben Sie eine geschwärzte Kopie weiter.

Dieser Leitfaden folgt der DSGVO und den Hinweisen deutscher Aufsichtsbehörden, mit Vergleichen aus Frankreich und Großbritannien, Stand September 2026. Er ist keine Rechtsberatung.

Wohin wandern HR-Dokumente, und wer darf was sehen?

Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO begrenzt personenbezogene Daten auf das für den Zweck notwendige Maß. Für die Personalakte hält die BfDI fest: Zugang dürfen nur Beschäftigte haben, die in der Personalverwaltung mit Personalangelegenheiten befasst sind. Die BfDI beaufsichtigt öffentliche Stellen des Bundes, der Gedanke passt aber überall. Fragen Sie vor jeder Weitergabe, was dieser Empfänger braucht.

Was verrät ein Lebenslauf außer dem Namen?

Viel mehr als den Namen. Die Antidiskriminierungsstelle des Bundes startete im November 2010 ein Pilotprojekt zu anonymisierten Bewerbungsverfahren. Acht Organisationen sahen 8.550 Bewerbungen ohne Identität ein. Das Projekt blendete die ersten vier Punkte unten weitgehend aus. Die zwei folgenden galten als indirekte Hinweise und wurden ebenfalls weitgehend anonymisiert. Die letzten zwei Punkte sind unsere Ergänzung.

• Name und Foto
• Geburtsdatum oder Alter, Familienstand
• Nationalität und Geburtsort
• Geschlecht und Behinderung, außer wenn gesetzliche Fördermechanismen greifen
• E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Anschrift
• Beschäftigungszeiträume: Daraus lässt sich ein Alter errechnen
• Schulnamen und Abschlussjahre: Sie deuten auf Herkunft und Alter hin
• Dateiname, Autorenfeld und Kommentare einer Word-Datei

Am praktischsten waren laut Projekt standardisierte Bewerbungsformulare. Das Schwärzen klassischer Unterlagen war zeitintensiv und bei vielen Bewerbungen unpraktikabel. Ersetzen Sie den Namen durch eine Bewerbernummer. So findet die Personalabteilung Erika Mustermann zum Gespräch wieder. Der Beschäftigtendatenschutz gilt schon hier: Nach § 26 Abs. 8 Satz 2 BDSG gelten Bewerberinnen und Bewerber als Beschäftigte. In Frankreich ist das anonyme Verfahren seit einem Gesetz vom 17. August 2015 nur noch eine Option, wie der Conseil d'État festhielt.

Was sollten Sie auf einer Entgeltabrechnung schwärzen?

Eine Entgeltabrechnung bündelt viele Identitätsdaten. Nach § 1 der Entgeltbescheinigungsverordnung enthält sie unter anderem Geburtsdatum, Versicherungsnummer, Steuer-Identifikationsnummer, Steuerklasse, Kinderfreibeträge und die Merkmale für den Kirchensteuerabzug. Das Kirchensteuermerkmal verrät die Religion, eine besondere Kategorie nach Art. 9 DSGVO. Zum Vergleich: In Frankreich lässt die Aufsichtsbehörde CNIL die Sozialversicherungsnummer für die Lohnabrechnung zu, nicht für die allgemeine Personalverwaltung.

Wie gehen Sie mit Disziplinar- und Ermittlungsakten um?

Diese Akten handeln von mehreren Personen zugleich: der betroffenen Person, der Beschwerdeführerin, Zeugen, Vorgesetzten. Beschäftigte haben laut BfDI Anspruch auf Einsicht in ihre vollständige Personalakte. Die Rechte anderer bleiben dabei bestehen. Die britische ICO hält fest, dass Zeugenaussagen meist Daten mehrerer Personen enthalten. In einem ihrer Beispiele gibt der Arbeitgeber die Notizen zur anfragenden Person heraus und schwärzt die Angaben über andere.

1. 1Kopieren Sie die Akte. Das Original bleibt in einem zugriffsbeschränkten HR-Ordner.
2. 2Listen Sie alle genannten Personen auf. Entscheiden Sie je Empfänger, wer genannt werden darf.
3. 3Schwärzen Sie bei Dritten Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und einmalige Stellenbezeichnungen.
4. 4Schwärzen Sie indirekte Hinweise: Daten, Orte, Schichten, wörtliche Zitate.
5. 5Nutzen Sie feste Labels wie Zeuge A oder [NAME1]. Den Schlüssel behält die Personalabteilung.
6. 6Exportieren Sie eine abgeflachte Kopie und notieren Sie, wer welche Fassung erhielt.

Art. 9 DSGVO zählt Gesundheitsdaten und die Gewerkschaftszugehörigkeit zu den besonderen Kategorien. § 26 Abs. 3 BDSG erlaubt ihre Verarbeitung im Beschäftigungsverhältnis, wenn sie für Rechte oder Pflichten aus dem Arbeits- oder Sozialrecht erforderlich ist. Ein Attest, das an einer Abmahnung hängt, reist nicht mit. Die BfDI ergänzt: Das Team darf von einer Abwesenheit erfahren, der Grund ist nicht erforderlich. Abmahnungen fallen nicht unter Art. 9, können aber einer Laufbahn schaden. Geben Sie sie nur weiter, wenn der Empfänger sie kennen muss.

Wie lange dürfen Sie HR-Dokumente aufbewahren?

Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO erlaubt eine identifizierbare Speicherung nur so lange wie nötig. Zahlen nennt die Verordnung nicht. Der LfDI Baden-Württemberg rät Unternehmen zu klaren Löschkonzepten. Eine Kopie, deren Schlüssel die Personalabteilung behält, ist nur pseudonymisiert: Die Frist läuft weiter.

Welche Werkzeuge schwärzen HR-Dokumente zuverlässig?

Ein schwarzes Rechteck über dem Text entfernt ihn nicht: Laut ICO bleibt verdeckte Information in der Datei. Laut Adobe-Dokumentation entfernt das Werkzeug Schwärzen Informationen dauerhaft aus einer PDF und ist nur in Acrobat Pro, Premium oder Studio verfügbar. In Word findet die Dokumentprüfung von Microsoft Kommentare und Überarbeitungsmarkierungen.

Fragen Sie auch, wohin die Datei beim Schwärzen geht. ONYRI Sanitize ist eine Web-App, die im Browser erkennt und schwärzt: Die Datei wird nicht hochgeladen. Sie setzt schwarze Balken oder, im Pro-Tarif, einheitliche Labels wie [NAME1] und exportiert immer eine abgeflachte Kopie. Für medizinische Begriffe und Firmennamen gibt es keinen Detektor: Ergänzen Sie diese von Hand. Prüfen Sie jeden Treffer und behalten Sie Ihr Original. Schwärzen senkt das Risiko einer Offenlegung. Allein macht es ein Dokument aber nicht anonym.