Avocats : anonymiser dossiers et pièces sans en perdre le sens

Pour anonymiser un dossier sans en perdre le sens, remplacez chaque identifiant par une étiquette cohérente. Claire Exemple devient Partie A ou [NOM1] partout : dans les conclusions, les pièces et les courriers. Regardez ensuite ce que le contexte révèle encore. Masquer les noms réduit l'exposition. Cela ne lève pas le secret professionnel.

Un avocat partage des documents tous les jours : un projet pour un expert, une pièce pour l'adversaire, un contrat pour un outil d'IA. Chaque fois, demandez-vous ce que le lecteur peut encore apprendre sur le client. Textes cités dans leur version de septembre 2026. Ceci n'est pas un avis juridique.

Que disent les règles déontologiques sur le secret ?

Les règles protègent des informations, pas seulement des noms. D'abord, le nom du client est lui-même couvert : le Règlement intérieur national (RIN) le cite. Ensuite, retirer les noms ne suffit pas toujours. Le Conseil national des barreaux (CNB) le rappelle : le croisement de plusieurs données, même pseudonymisées, peut identifier un client.

Que faut-il masquer dans les conclusions, les pièces et les courriers ?

Commencez par les identifiants directs. Ils se cachent là où on les oublie : l'en-tête, le bloc de signature, le pied de page, le bordereau de pièces.

• Noms des parties, témoins, experts, magistrats et confrères, avec les initiales.
• Adresses postales et électroniques, numéros de téléphone, dates et lieux de naissance.
• Numéro RG de l'affaire, référence du cabinet, numéros de police et de contrat.
• Identifiants officiels : carte d'identité, passeport, sécurité sociale, numéro fiscal, SIREN, SIRET, TVA.
• Coordonnées bancaires : IBAN, BIC, numéros de carte, montants inhabituels.
• Références cadastrales, plaques d'immatriculation, adresse d'un bien.
• En-têtes, logos, tampons, signatures et notes manuscrites.

Cherchez ensuite les indices indirects. Le guide du CNB sur l'IA générative (septembre 2024) donne des exemples : des montants, des noms de projets internes ou une façon de rédiger un contrat peuvent trahir un client.

Comment garder un texte lisible après le masquage ?

Des barres noires partout détruisent un texte juridique. Le lecteur ne sait plus qui assigne qui. Utilisez plutôt des étiquettes : une personne, une étiquette, dans tout le dossier. Le CNB conseille la même méthode : remplacer les noms des clients par des initiales fictives, comme X ou Y, et une adresse par une zone plus large, comme une ville.

Quand les rôles comptent, prenez le rôle comme étiquette : Demandeur, Employeur, Expert 1. Gardez la table de correspondance, qui relie chaque étiquette à la vraie valeur, dans un fichier séparé, au cabinet. Au sens du RGPD, cette méthode est une pseudonymisation (article 4, point 5). La CNIL le rappelle : des données pseudonymisées conservent un caractère personnel.

Comment traiter les pièces : scans, tampons, signatures, notes manuscrites ?

Les pièces sont la partie difficile. Beaucoup sont des scans : la page est une image. Un outil doit d'abord la lire par OCR, le logiciel qui reconnaît les caractères imprimés. La documentation d'OCRmyPDF, un outil d'OCR open source, indique que son moteur est incapable de reconnaître l'écriture manuscrite, et qu'un mauvais scan donne un mauvais résultat. Ne vous fiez jamais à la seule détection automatique.

• Tampons et cachets : ils portent souvent un nom, une date et un numéro. Masquez le tampon entier.
• Signatures et paraphes : ils identifient une personne aussi sûrement qu'un nom.
• Notes manuscrites en marge : lisez-les vous-même. Le logiciel ne le fera généralement pas.
• Photos, copies de pièces d'identité, captures d'écran : vérifiez visages, plaques et numéros.

Vérifiez que rien ne subsiste sous les masques. Selon l'autorité britannique de protection des données (ICO), une information seulement recouverte d'une forme reste dans le fichier. D'après la documentation d'Adobe, l'outil Biffer d'Acrobat Pro supprime définitivement le contenu, et le nettoyage retire commentaires, métadonnées et calques masqués. Autre voie : un export aplati, où chaque page devient une image. ONYRI Sanitize fonctionne ainsi, dans le navigateur, sans envoyer le fichier. Il ne lit pas l'écriture manuscrite.

Peut-on confier un dossier masqué à un outil d'IA ?

Masquer aide, mais les guides des barreaux restent prudents. Le guide du CCBE sur l'IA générative (octobre 2025) rappelle que l'avocat est responsable de ce qu'il saisit dans une invite (prompt), et que le fournisseur peut stocker et réutiliser ces données, sauf stipulation contraire. Le CNB présente la pseudonymisation comme une bonne pratique, mais pas pour toutes les tâches. La Chambre fédérale des avocats allemande (BRAK) recommande des requêtes abstraites et, s'il faut téléverser un document, une anonymisation complète si possible.

Comment vérifier le résultat et garder une trace ?

1. 1Travaillez sur une copie, jamais sur l'original, comme le conseille l'ICO.
2. 2Cherchez dans le fichier final chaque valeur masquée : nom, initiales, derniers chiffres des numéros.
3. 3Sélectionnez tout, copiez, collez dans un éditeur de texte simple. Aucune valeur masquée ne doit apparaître.
4. 4Contrôlez les propriétés, les commentaires, le suivi des modifications et le nom du fichier.
5. 5Relisez les pièces page par page : tampons, signatures, écriture manuscrite.
6. 6Faites lire le document à un confrère qui ignore l'affaire : devine-t-il de qui il s'agit ?

Gardez une trace. L'ICO demande de noter qui a caviardé l'information, quand et pourquoi, et de conserver des versions caviardée et non caviardée clairement identifiées. Rangez l'original, la copie transmise et la table de correspondance dans le dossier du client.