Comment caviarder un document Google Docs avant de le partager

Google Docs n'a pas de bouton pour caviarder du texte. Il n'existe ni marqueur noir, ni cadenas, ni commande appelée Caviarder. Pour supprimer une information sensible pour de bon, vous devez contourner l'outil, pas l'utiliser directement.

Imaginons que Claire Exemple dirige une petite équipe et doive envoyer un rapport de projet à une entreprise partenaire. Le rapport cite les noms de deux salariés en arrêt maladie. Elle supprime leurs noms dans le Google Doc, se sent tranquille, et partage le lien. Les noms peuvent pourtant rester à un clic.

Google Docs a-t-il un outil de caviardage ?

Non. Les pages d'aide de Google Docs traitent de la mise en forme, des commentaires et du partage, mais aucune ne décrit de commande de caviardage. Les personnes qui posent la question dans la communauté d'aide Google Docs reçoivent la même réponse. Colorer le texte en blanc, appliquer un surlignage noir ou dessiner un rectangle sur un mot ne change que l'apparence de la page. Les caractères restent dans le fichier. Un lecteur peut encore les sélectionner, les copier ou les retrouver avec Rechercher et remplacer.

Qu'est-ce qui peut encore révéler les mots que vous avez retirés ?

L'historique des versions est le plus grand risque. Google indique qu'il faut être autorisé à modifier un fichier pour consulter son historique des versions. Cela veut dire que toute personne ajoutée comme éditeur, même brièvement, peut remonter dans chaque version. Elle peut encore lire celle où le nom apparaît.

Comment nettoyer un Google Doc avant de le partager ?

1. 1Faites d'abord une copie du fichier, pour que l'original avec tout l'historique reste privé.
2. 2Ouvrez chaque suggestion et choisissez Accepter ou Refuser. N'en laissez aucune en attente.
3. 3Supprimez chaque commentaire. Le résoudre le garde dans le fichier, seule la suppression le retire.
4. 4Retirez ou réécrivez le texte sensible lui-même, pas seulement sa mise en forme. La CNIL rappelle que les données personnelles ne doivent être gardées que si elles restent utiles pour votre finalité.
5. 5Vérifiez l'en-tête, le pied de page et les notes de bas de page sur chaque page.
6. 6Ouvrez le texte alternatif et le lien de chaque image, et effacez ce qui est privé.
7. 7Enregistrez la copie sous un nouveau nom, puis vérifiez que son propre historique est vide.

Résoudre un commentaire n'équivaut pas à le supprimer. Les instructions de Google précisent qu'un commentaire résolu reste dans le document. Il se met seulement de côté. Si un commentaire citait une personne ou un numéro de dossier, supprimez-le au lieu de le résoudre.

Pourquoi faut-il aussi caviarder le fichier téléchargé ?

Une fois le Google Doc nettoyé, téléchargez-le. Cliquez sur Fichier, puis Télécharger, et choisissez PDF ou Word. L'historique des versions ne se retrouve jamais dans ce fichier téléchargé. Les commentaires, eux, peuvent parfois s'y glisser selon le format. Ne comptez pas sur le téléchargement pour les faire disparaître. Nettoyez d'abord le Doc.

Ouvrir ce PDF et dessiner un rectangle noir sur une ligne ne suffit pas non plus. Une forme dessinée se pose par-dessus la page. Les mots restent en dessous, et un copier-coller ou un outil d'extraction de texte peut les faire ressortir. L'autorité britannique de protection des données, l'ICO, déconseille de recouvrir un texte avec des rectangles qui laissent les mots en dessous.

C'est là qu'un outil dédié aide. ONYRI Sanitize ouvre le PDF ou le fichier Word téléchargé dans votre navigateur, sans le mettre en ligne. Il masque les noms, e-mails et numéros, puis aplatit le tout en un nouveau PDF. Sa limite : il ne nettoie que ce fichier-là. Les commentaires et l'historique restent dans Google Docs, alors nettoyez d'abord le Doc lui-même.

Quels réglages de partage faut-il vérifier ?

Avant de partager, regardez les rôles que vous avez attribués. Lecteur permet seulement de consulter. Commentateur permet d'ajouter des remarques, pas de modifier. Éditeur permet de modifier le fichier et de le repartager. Google explique que Tous les utilisateurs disposant du lien signifie que toute personne possédant l'URL peut ouvrir le fichier, sans se connecter.

• Repassez de Tous les utilisateurs disposant du lien à Restreint dès que ce n'est plus nécessaire.
• Retirez les collaborateurs qui n'ont plus besoin d'accéder au fichier, surtout les anciens éditeurs.
• Réglez les liens sur Lecteur, pas Éditeur, pour toute personne hors de votre équipe.
• Vérifiez la liste des personnes ayant accès, pas seulement le réglage du lien.