Google Docs-Dokument schwärzen: So gehen Sie sicher vor

Google Docs hat keine Schaltfläche zum Schwärzen von Text. Es gibt weder einen schwarzen Balken noch ein Schlosssymbol noch einen Befehl namens Schwärzen. Wenn Sie eine sensible Information endgültig entfernen möchten, müssen Sie das Tool umgehen, nicht darin arbeiten.

Nehmen wir an, Erika Mustermann leitet ein kleines Team und muss einen Projektbericht an ein Partnerunternehmen schicken. Der Bericht nennt zwei Mitarbeitende, die krankgeschrieben sind. Sie löscht ihre Namen im Google Doc, fühlt sich fertig und teilt den Link. Die Namen können trotzdem nur einen Klick entfernt sein.

Hat Google Docs ein Schwärzungswerkzeug?

Nein. Die Hilfeseiten von Google Docs behandeln Formatierung, Kommentare und Freigabe, aber keine beschreibt einen Schwärzungsbefehl. Wer in der Google Docs-Hilfe-Community danach fragt, erhält dieselbe Antwort. Text weiß einfärben, schwarz markieren oder ein Rechteck über ein Wort zeichnen ändert nur, wie die Seite aussieht. Die Zeichen bleiben in der Datei. Ein Leser kann sie weiterhin markieren, kopieren oder mit Suchen und Ersetzen finden.

Was kann die entfernten Wörter sonst noch preisgeben?

Der Versionsverlauf ist das größte Risiko. Google erklärt, dass Sie die Datei bearbeiten dürfen müssen, um ihren Versionsverlauf einzusehen. Das heißt, jede Person, die Sie auch nur kurz als Bearbeiter hinzugefügt haben, kann durch jede Version zurückblättern. Sie kann weiterhin die Fassung mit dem Namen lesen.

Wie bereinigen Sie ein Google Doc vor dem Teilen?

1. 1Erstellen Sie zuerst eine Kopie der Datei, damit das Original mit dem vollen Verlauf privat bleibt.
2. 2Öffnen Sie jeden Vorschlag und wählen Sie Annehmen oder Ablehnen. Lassen Sie keinen offen.
3. 3Löschen Sie jeden Kommentar. Klären hält ihn in der Datei, nur Löschen entfernt ihn wirklich.
4. 4Entfernen oder überschreiben Sie den sensiblen Text selbst, nicht nur seine Formatierung.
5. 5Prüfen Sie Kopfzeile, Fußzeile und alle Fußnoten auf jeder Seite.
6. 6Öffnen Sie bei jedem Bild den Alt-Text und den Link, und löschen Sie alles Private.
7. 7Speichern Sie die Kopie unter einem neuen Namen und prüfen Sie, dass ihr eigener Versionsverlauf leer ist. Ein neuer Name allein entfernt aber keine Metadaten wie Autor oder Bearbeitungszeit, wie die sächsische Datenschutzbehörde erklärt.

Einen Kommentar zu klären ist nicht dasselbe wie ihn zu löschen. Google erklärt selbst, dass ein geklärter Kommentar im Dokument bleibt. Er rückt nur zur Seite. Nannte ein Kommentar eine Person oder eine Aktennummer, löschen Sie ihn, statt ihn zu klären.

Warum auch die heruntergeladene Datei schwärzen?

Sobald das Google Doc selbst sauber ist, laden Sie es herunter. Klicken Sie auf Datei, dann Herunterladen, und wählen Sie PDF oder Word. Der Versionsverlauf gelangt nie in diese heruntergeladene Datei. Kommentare können es je nach Format aber tun. Verlassen Sie sich beim Download nicht darauf. Bereinigen Sie zuerst das Doc.

Auch ein schwarzes Rechteck über eine Zeile in diesem PDF zu zeichnen reicht nicht. Eine gezeichnete Form liegt nur über der Seite. Die Wörter bleiben darunter, und Kopieren oder ein PDF-zu-Text-Werkzeug kann sie wieder hervorholen. Die britische Datenschutzbehörde ICO warnt davor, Text mit Rechtecken zu überdecken, unter denen die Wörter bleiben.

Hier hilft ein spezialisiertes Werkzeug. ONYRI Sanitize öffnet die heruntergeladene PDF- oder Word-Datei in Ihrem Browser, ohne sie hochzuladen. Es maskiert Namen, E-Mail-Adressen und Nummern und exportiert danach ein neues, flaches PDF. Die Grenze: Es bereinigt nur diese eine Datei. Kommentare und Versionsverlauf liegen in Google Docs selbst, also bereinigen Sie zuerst das Doc.

Welche Freigabeeinstellungen sollten Sie prüfen?

Prüfen Sie vor dem Teilen die vergebenen Rollen. Betrachter kann nur ansehen. Kommentator kann Notizen hinzufügen, aber nicht bearbeiten. Bearbeiter kann die Datei ändern und weitergeben. Google erklärt, dass Jeder, der über den Link verfügt bedeutet, dass jede Person mit der URL die Datei öffnen kann, ohne sich anzumelden.

• Stellen Sie von Jeder, der über den Link verfügt zurück auf Eingeschränkt, sobald es nicht mehr nötig ist.
• Entfernen Sie Mitbearbeitende, die keinen Zugriff mehr brauchen, besonders frühere Bearbeiter.
• Setzen Sie Links auf Betrachter statt Bearbeiter für alle außerhalb Ihres Teams.
• Prüfen Sie die Liste der Personen mit Zugriff, nicht nur die Linkeinstellung.