Que masquer avant d'envoyer un document à un assistant IA ?

Avant d'envoyer un document à un assistant IA, masquez tout ce qui désigne une personne réelle ou donne accès à un système : noms, coordonnées, numéros d'identité et de compte, données de santé, mots de passe, clés. Masquez aussi les secrets de votre employeur et de vos clients. Préférez des étiquettes cohérentes, comme [NOM1], aux barres noires : l'assistant suit qui fait quoi.

Ce guide couvre le contrat, le CV, le courrier médical et le fichier de logs, et ce que cinq fournisseurs d'IA disaient de vos données en septembre 2026. Ces conditions changent.

Quelles données sensibles trouve-t-on dans un document professionnel ?

Plus que vous ne le pensez, et souvent plusieurs de ces familles à la fois :

• Identifiants directs : noms, signatures, photos.
• Coordonnées : e-mails, téléphones, adresses.
• Numéros officiels : carte d'identité, passeport, sécurité sociale, numéro fiscal.
• Argent : IBAN, numéros de carte, salaires, prix.
• Catégories particulières de l'article 9 du RGPD (UE), comme la santé ou l'appartenance syndicale.
• Secrets d'accès : mots de passe, clés API, jetons, URL internes.
• Secrets d'affaires : clients, marges, conditions d'un accord.

Il y a aussi l'invisible. Selon Microsoft, un fichier Word peut contenir des commentaires, des marques de révision, le nom de l'auteur et du texte masqué. Selon Adobe, un PDF peut cacher métadonnées, commentaires et calques. Tout part avec le fichier.

Faut-il caviarder ou remplacer par des étiquettes cohérentes ?

Tout dépend de ce que vous attendez. Une barre noire supprime la valeur pour de bon : parfait pour un numéro inutile, comme un IBAN. Mais dans un contrat couvert de barres, l'assistant ne distingue plus l'acheteur du vendeur.

Les étiquettes cohérentes règlent ce problème : la même valeur reçoit toujours la même étiquette. Claire Exemple devient [NOM1], la société Test SARL [SOCIÉTÉ1]. L'assistant peut répondre : [NOM1] doit un préavis de 30 jours à [SOCIÉTÉ1]. Vous lisez la réponse avec l'original.

Le RGPD (UE) appelle cela la pseudonymisation : selon son article 4, point 5, les données ne peuvent plus être attribuées à une personne sans informations supplémentaires, conservées séparément. Selon la CNIL, elles restent personnelles. Le risque baisse, mais le RGPD s'applique toujours.

Que font les fournisseurs d'IA des fichiers que vous envoyez ?

Tout dépend du fournisseur et, surtout, de la formule. Voici leur documentation en septembre 2026.

• OpenAI : selon son centre d'aide, vos conversations ChatGPT peuvent entraîner ses modèles, sauf si vous désactivez ce réglage. Les données de ChatGPT Business, Enterprise, Edu et de l'API n'y servent pas par défaut.
• Anthropic : selon son centre de confidentialité, les conversations grand public n'entraînent ses modèles qu'avec votre accord, mais celles signalées peuvent entraîner ses outils de sécurité. Claude for Work et l'API n'y servent pas par défaut.
• Google : selon son guide de confidentialité Gemini, vos discussions peuvent entraîner son IA si Conserver l'activité est activé. Des réviseurs humains en lisent une partie, dissociée du compte et gardée jusqu'à trois ans. Google demande de ne rien saisir de confidentiel.
• Microsoft : selon sa documentation, les requêtes, réponses et données Microsoft Graph de Microsoft Copilot en entreprise (ex-Microsoft 365 Copilot) ne servent pas à entraîner les modèles de fondation.
• Mistral : selon son centre d'aide, les données de Vibe (anciennement Le Chat) servent par défaut à l'entraînement, sauf opposition, hors clients Enterprise.

Trois leçons. « Pas d'entraînement » ne veut pas dire « pas conservé » ni « jamais lu ». Selon OpenAI, Anthropic et Mistral, un pouce levé ou baissé peut autoriser l'entraînement sur la conversation. Et ces pages changent : notez la date de votre lecture.

Que demandent la politique de votre entreprise et vos devoirs de confidentialité ?

La promesse d'un fournisseur ne remplace pas vos obligations. Si le document appartient à votre employeur ou à un client, vérifiez d'abord que vous pouvez le partager.

En France, la CNIL recommande, dans ses questions-réponses du 18 juillet 2024, des chartes internes fixant les usages autorisés et interdits de l'IA générative, et d'interdire la fourniture de certaines données personnelles ou confidentielles. Le principe de minimisation du RGPD (UE, article 5) va dans le même sens.

Avocat, médecin ou expert-comptable ? Votre secret professionnel s'ajoute à tout cela. Vérifiez vos règles.

Que masquer selon le type de document ?

Partez de ce tableau, sans oublier la dernière colonne : si vous masquez tout, la réponse ne sert à rien.

Comment préparer un document, étape par étape ?

1. 1Travaillez sur une copie. Gardez l'original pour lire la réponse.
2. 2Demandez-vous si l'assistant a besoin du document. Une question retapée sans donnée réelle suffit souvent.
3. 3Vérifiez votre politique interne et les conditions du fournisseur pour votre formule.
4. 4Retirez les données cachées : Inspecteur de document (Word), Sanitize (Acrobat Pro).
5. 5Remplacez personnes et sociétés par des étiquettes. Caviardez les numéros inutiles avec un vrai outil, pas une forme posée dessus.
6. 6Relisez le fichier final ligne par ligne : traquez les indices, comme la fonction associée à l'employeur.

Sur les longs fichiers, un outil de détection fait gagner du temps. ONYRI Sanitize en est un : une application web qui détecte et masque les valeurs dans votre navigateur, sans envoyer le fichier. Elle exporte un PDF ou un PNG fait d'images, sans couche de texte. Barres noires dans toutes les formules, étiquettes cohérentes avec la formule Pro.

Ses limites : détection non exhaustive, aucun détecteur de termes médicaux ni de noms de société (ajoutez-les vous-même), et pas de retour à l'original depuis l'export. Vérifiez chaque élément dans l'aperçu, et gardez l'original.

Quel que soit l'outil : partagez le moins possible, étiquetez l'utile, et contrôlez le fichier vous-même avant qu'il ne quitte votre poste.