Traduire un document confidentiel : que masquer avant d'utiliser un traducteur en ligne
Avant d'envoyer un contrat ou un dossier médical à un traducteur en ligne, découvrez quoi masquer et quand une traduction certifiée s'impose.
Avant de traduire un document confidentiel en ligne, masquez les noms, les numéros et les signatures qui identifient quelqu'un. La plupart des traducteurs en ligne envoient votre fichier sur un serveur que vous ne contrôlez pas. Une copie masquée garde le sens et cache de qui il s'agit.
C'est le cas d'un contrat de travail envoyé à un bureau à l'étranger, d'un compte rendu médical partagé avec un spécialiste, ou d'un acte de procédure qu'une cliente vous demande de vérifier. Claire Exemple, responsable RH, a un jour collé un contrat entier dans un traducteur pour vérifier une clause en allemand. Les noms, le salaire et l'adresse sont partis avec.
Que devient un document une fois déposé sur un traducteur en ligne ?
La plupart des traducteurs en ligne sont des services en nuage. Votre fichier quitte votre appareil, est traité sur les serveurs de l'éditeur, puis revient traduit. Ce qu'il devient ensuite dépend de l'éditeur, de la formule choisie, et parfois du pays où se trouvent les serveurs.
La politique de confidentialité de DeepL est claire sur sa version sans abonnement. Le texte et les documents déposés y sont traités « pendant une durée limitée afin d'entraîner et d'améliorer » son moteur de traduction. Avec une formule payante, DeepL affirme que les textes sont supprimés une fois le service rendu et ne servent pas à améliorer ses modèles. Selon sa propre documentation de confidentialité, vérifiée en septembre 2026, la traduction de documents se fait sur l'infrastructure de DeepL, dans l'Espace économique européen, pour les deux formules.
Le service Cloud Translation de Google est un produit à part, destiné aux entreprises et payant, distinct de Google Traduction. Sa propre documentation, vérifiée en septembre 2026, précise qu'il n'utilise pas le contenu des clients pour entraîner ou améliorer ses fonctions de traduction. Cette garantie concerne uniquement ce produit à part. C'est la politique de confidentialité générale de Google, et non cette garantie précise, qui couvre le site grand public Google Traduction utilisé pour un document rapide. Soyez donc plus prudent avec un dépôt informel à cet endroit.
La formule choisie change-t-elle ce que devient votre document ?
Le constat se répète d'un éditeur à l'autre. Un abonnement achète souvent une promesse écrite : vos contenus ne servent pas à entraîner le modèle, et parfois une garantie que les données restent dans l'Union européenne. Une version sans abonnement offre rarement l'une ou l'autre de ces promesses par écrit. Lisez la page de confidentialité de l'éditeur lui-même avant de décider, pas un résumé qui en est fait ailleurs.
| Document | À masquer avant de traduire | À garder pour le sens |
|---|---|---|
| Contrat de travail | Noms, adresse, salaire, numéro de sécurité sociale | Intitulé du poste, clauses, préavis |
| Compte rendu médical | Nom du patient, date de naissance, identifiant patient, signature du médecin | Termes du diagnostic, résultats, plan de traitement |
| Acte de procédure | Noms complets des parties, référence du dossier, adresses personnelles | Argumentation juridique, dates des faits, articles cités |
| Contrat commercial | Noms des signataires, coordonnées bancaires (IBAN), numéros SIREN | Clauses du contrat, livrables, prix |
Que faut-il masquer avant de traduire un document ?
Masquez tout ce qui nomme une personne ou désigne un compte précis. Cela couvre les noms complets, l'adresse postale, le téléphone, les numéros de carte d'identité ou de passeport, et les signatures. Cela couvre aussi les coordonnées bancaires comme un IBAN, une référence de dossier liée à une seule personne, et une photo ou un tampon qui montre un visage.
- Le nom complet de chaque personne citée dans le document
- L'adresse postale, le téléphone et l'adresse e-mail
- Le numéro de carte d'identité, de passeport ou de sécurité sociale
- Les coordonnées bancaires, comme un IBAN ou un numéro de carte
- Les signatures, tampons et photos
- Tout numéro de dossier, de salarié ou de référence lié à une seule personne
Pourquoi des étiquettes cohérentes gardent-elles la traduction lisible ?
Une simple barre noire sur chaque nom casse la structure de phrase dont un traducteur a besoin. Des étiquettes cohérentes règlent ce problème. Le mode Token d'ONYRI Sanitize est réservé au plan Pro. Il remplace chaque nom ou numéro par une étiquette stable comme [NAME1], directement dans le navigateur, si bien que la grammaire et les pronoms restent justes. L'export est toujours un PDF aplati : le traducteur reçoit des images de page, pas un texte éditable. Relisez toujours l'aperçu avant d'envoyer.
Quand faut-il une traduction certifiée ou assermentée à la place ?
Une copie masquée ne remplace jamais une traduction officielle. Les tribunaux, les services d'immigration et certains employeurs exigent une traduction certifiée ou assermentée du document complet, non masqué, souvent revêtue du cachet d'un traducteur agréé. Certains documents publics n'ont plus besoin d'être traduits du tout si un formulaire type multilingue les accompagne. C'est ce que confirme le portail e-Justice de la Commission européenne, vérifié en septembre 2026. En dehors de ce cas, demandez d'abord à l'autorité destinataire.
Masquer avant de traduire est une bonne habitude pour les vérifications internes, les brouillons et tout ce qui n'exige aucun cachet. Pour un document officiel, confiez l'original complet à une professionnelle tenue au secret, et laissez de côté le traducteur en ligne.
Questions fréquentes
- Puis-je simplement coller le texte au lieu de déposer le fichier ?
- Oui, mais le risque est le même. Un texte collé quitte aussi votre appareil et rejoint les mêmes serveurs qu'un fichier déposé. Masquez d'abord les noms et les numéros dans le texte, ou collez une section à la fois et laissez de côté tout ce qui est personnel.
- Une formule payante suffit-elle à rendre la traduction conforme au RGPD ?
- Aucune formule ne suffit à elle seule. L'article 28 du RGPD exige toujours un contrat écrit avec le traducteur, en tant que sous-traitant. La CNIL rappelle que les traitements confiés à un sous-traitant doivent être encadrés par un contrat. Un abonnement peut remplir certaines de ces conditions, pas toutes.
- Et une signature ou un tampon sur une page scannée ?
- Couvrez-la avant d'envoyer la page. Une signature identifie quelqu'un aussi clairement qu'un nom, et la reconnaissance de caractères la lit parfois comme des caractères bizarres qui brouillent la traduction. Masquez-la par un bloc plein et décrivez-la dans une note, par exemple « signé par le titulaire du compte ».
- Le masquage change-t-il la longueur du document ?
- À peine. Une barre noire ou une étiquette prend à peu près la place du texte qu'elle recouvre, donc le nombre de pages et la mise en page restent proches de l'original. Un titre ou une adresse longue, remplacés par une étiquette courte, peuvent même rendre la page plus lisible.
- Et si le pays destinataire est hors de l'Union européenne ?
- Demandez d'abord si une traduction humaine certifiée est exigée. Un transfert de données personnelles hors de l'Espace économique européen demande sa propre garantie selon le RGPD, distincte de la question du masquage. Le masquage reste utile pour tout ce que vous pouvez envoyer par voie électronique, comme un brouillon pour relecture interne.
Sources et références
- Politique de confidentialité — DeepL SE
- Foire aux questions sur l'utilisation des données, Cloud Translation — Google Cloud
- Travailler avec un sous-traitant — CNIL
- Documents publics (règlement UE 2016/1191) — Commission européenne — Portail e-Justice
Masquez un document sans l'envoyer nulle part
ONYRI Sanitize repère les noms, identifiants, coordonnées bancaires et secrets dans un PDF, un Word ou un scan, et les masque dans votre navigateur. Vous relisez l'aperçu, puis vous téléchargez une copie aplatie.