Ein vertrauliches Dokument übersetzen: Was Sie vor einem Online-Übersetzer schwärzen sollten
Bevor Sie einen Vertrag oder Arztbrief bei einem Online-Übersetzer hochladen: was Sie schwärzen sollten und wann eine beglaubigte Übersetzung nötig ist.
Bevor Sie ein vertrauliches Dokument online übersetzen lassen, schwärzen Sie Namen, Nummern und Unterschriften, die jemanden identifizieren. Die meisten Online-Übersetzer senden Ihre Datei an einen Server, den Sie nicht kontrollieren. Eine geschwärzte Kopie behält den Sinn und verbirgt, um wen es geht.
Das betrifft einen Arbeitsvertrag, der an ein Büro im Ausland geht, einen Arztbrief, der mit einem Facharzt im Ausland geteilt wird, oder einen Schriftsatz, den eine Mandantin prüfen lässt. Erika Mustermann, Personalreferentin, hat einmal einen ganzen Arbeitsvertrag in einen Übersetzer eingefügt, um eine englische Klausel zu prüfen. Namen, Gehalt und Adresse gingen mit.
Was passiert mit einem Dokument, das Sie bei einem Übersetzer hochladen?
Die meisten Online-Übersetzer sind Cloud-Dienste. Ihre Datei verlässt Ihr Gerät, wird auf den Servern des Anbieters verarbeitet und kommt übersetzt zurück. Was danach mit der Datei geschieht, hängt vom Anbieter, vom gewählten Tarif und manchmal vom Land ab, in dem die Server stehen.
Die Datenschutzerklärung von DeepL ist eindeutig für die Version ohne Bezahlkonto. Hochgeladene Inhalte und ihre Übersetzungen verarbeitet DeepL dort eine Zeit lang, „um unsere neuronalen Netze und Algorithmen zu trainieren und zu verbessern“. Bei einem kostenpflichtigen Tarif gibt DeepL an, Texte nach Erbringung der Leistung zu löschen und sie nicht zur Verbesserung der eigenen Modelle zu nutzen. Laut eigener Datenschutzdokumentation von DeepL, geprüft im September 2026, läuft die eigentliche Dokumentübersetzung bei beiden Varianten auf der Infrastruktur von DeepL im Europäischen Wirtschaftsraum.
Google Cloud Translation ist ein eigenständiges, kostenpflichtiges Produkt für Entwickler und Unternehmen, kein Tarif-Upgrade von Google Übersetzer selbst. In der eigenen Dokumentation, geprüft im September 2026, erklärt Google, dass Kundeninhalte nicht zum Trainieren oder Verbessern der Übersetzungsfunktionen verwendet werden. Diese Zusage gilt nur für dieses eigenständige Business-Produkt. Für die gewöhnliche Website Google Übersetzer, die die meisten Menschen für ein schnelles Dokument nutzen, gilt dagegen die allgemeine Datenschutzerklärung von Google. Seien Sie dort bei einem spontanen Upload also vorsichtiger.
Ändert der gewählte Tarif, was mit Ihrem Dokument geschieht?
Das Muster wiederholt sich bei fast jedem Anbieter. Ein Abo kauft oft ein schriftliches Versprechen, dass Ihre Inhalte das Modell nicht trainieren, und manchmal die Zusage, dass die Daten in der EU bleiben. Eine Version ohne Bezahlkonto bietet selten eines von beidem schriftlich an. Lesen Sie die Datenschutzseite des Anbieters selbst, bevor Sie entscheiden, nicht eine Zusammenfassung davon.
| Dokument | Vor der Übersetzung schwärzen | Für den Sinn behalten |
|---|---|---|
| Arbeitsvertrag | Namen, Adresse, Gehalt, Sozialversicherungsnummer | Stellenbezeichnung, Klauseln, Kündigungsfristen |
| Arztbrief | Patientenname, Geburtsdatum, Patienten-ID, Unterschrift des Arztes | Diagnosebegriffe, Befunde, Behandlungsplan |
| Schriftsatz | Vollständige Namen der Parteien, Aktenzeichen, Privatadressen | Rechtliche Argumentation, Daten der Ereignisse, zitierte Paragrafen |
| Geschäftsvertrag | Namen der Unterzeichner, Bankdaten (IBAN), Handelsregisternummern | Vertragsbedingungen, Leistungen, Preise |
Was sollten Sie vor einer Übersetzung schwärzen?
Schwärzen Sie alles, was eine Person nennt oder auf ein bestimmtes Konto verweist. Das sind vollständige Namen, die Privatadresse, Telefonnummer, Ausweis- oder Passnummer und Unterschriften. Dazu zählen auch Bankdaten wie eine IBAN, ein Akten- oder Vorgangszeichen, das an eine Person gebunden ist, sowie ein Foto oder Stempel mit einem Gesicht.
- Der vollständige Name jeder im Dokument genannten Person
- Privatadresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse
- Ausweis-, Reisepass- oder Sozialversicherungsnummer
- Bankdaten wie eine IBAN oder eine Kartennummer
- Unterschriften, Stempel und Fotos
- Jede Akten-, Personal- oder Vorgangsnummer, die an eine Person gebunden ist
Warum halten einheitliche Etiketten die Übersetzung lesbar?
Ein einfacher schwarzer Balken über jedem Namen zerstört die Satzstruktur, die ein Übersetzer braucht. Einheitliche Etiketten lösen das Problem. Der Token-Modus von ONYRI Sanitize ist eine Pro-Funktion. Er ersetzt jeden Namen oder jede Nummer direkt im Browser durch ein festes Etikett wie [NAME1], sodass Grammatik und Pronomen stimmig bleiben. Der Export ist immer ein flach gerendertes PDF, und der Übersetzer erhält Seitenbilder, keinen bearbeitbaren Text. Prüfen Sie vor dem Versand immer die Vorschau.
Wann brauchen Sie stattdessen eine beglaubigte oder vereidigte Übersetzung?
Eine geschwärzte Kopie ersetzt nie eine amtliche Übersetzung. Gerichte, Ausländerbehörden und manche Arbeitgeber verlangen eine beglaubigte oder vereidigte Übersetzung des vollständigen, ungeschwärzten Originals, oft mit dem Stempel eines ermächtigten Übersetzers. Laut dem e-Justiz-Portal der Europäischen Kommission, geprüft im September 2026, brauchen manche öffentlichen Urkunden gar keine Übersetzung mehr, wenn ein mehrsprachiges Formular beiliegt. Fragen Sie außerhalb dieses Falls zuerst bei der empfangenden Behörde nach.
Schwärzen vor der Übersetzung ist eine gute Gewohnheit für interne Prüfungen, Entwürfe und alles, was keinen Stempel braucht. Für ein amtliches Dokument geben Sie das vollständige Original an eine zur Verschwiegenheit verpflichtete Fachperson, und lassen Sie den Online-Übersetzer beiseite.
Häufige Fragen
- Reicht es, den Text einzufügen, statt die Datei hochzuladen?
- Ja, aber das Risiko bleibt gleich. Eingefügter Text verlässt ebenfalls Ihr Gerät und landet auf denselben Servern wie eine hochgeladene Datei. Schwärzen Sie Namen und Nummern zuerst im Text, oder fügen Sie nur einen Abschnitt nach dem anderen ein und lassen Sie alles Persönliche weg.
- Macht ein kostenpflichtiger Tarif die Übersetzung automatisch DSGVO-konform?
- Kein Tarif allein reicht dafür aus. Artikel 28 der DSGVO verlangt weiterhin einen schriftlichen Vertrag mit dem Übersetzungsdienst als Auftragsverarbeiter. Laut Kurzpapier Nr. 13 der Datenschutzkonferenz muss der Verantwortliche die Eignung des Auftragsverarbeiters vorab prüfen und einen entsprechenden Vertrag schließen. Ein Abo kann einige dieser Bedingungen erfüllen, nicht alle.
- Und eine Unterschrift oder ein Stempel auf einer gescannten Seite?
- Decken Sie sie vor dem Versand ab. Eine Unterschrift identifiziert jemanden genauso klar wie ein Name, und die Texterkennung liest sie manchmal als merkwürdige Zeichen, die die Übersetzung zusätzlich stören. Schwärzen Sie sie mit einem vollen Balken und beschreiben Sie sie stattdessen in einer Notiz, etwa „unterschrieben vom Kontoinhaber“.
- Verändert das Schwärzen die Länge des Dokuments?
- Kaum. Ein schwarzer Balken oder ein Etikett braucht ungefähr so viel Platz wie der Text darunter, daher bleiben Seitenzahl und Layout meist nah am Original. Ein langer Titel oder eine lange Adresse, ersetzt durch ein kurzes Etikett, kann eine Seite sogar leichter lesbar machen.
- Was, wenn das Empfängerland außerhalb der Europäischen Union liegt?
- Fragen Sie zuerst, ob eine beglaubigte menschliche Übersetzung nötig ist. Eine Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums braucht nach der DSGVO eine eigene Garantie, unabhängig von der Frage des Schwärzens. Das Schwärzen bleibt trotzdem sinnvoll für alles, was Sie elektronisch verschicken dürfen, etwa einen Entwurf zur internen Prüfung.
Quellen und Verweise
- Datenschutzerklärung — DeepL SE
- FAQ zur Datennutzung, Cloud Translation — Google Cloud
- Kurzpapier Nr. 13 — Auftragsverarbeitung, Art. 28 DS-GVO — Datenschutzkonferenz (DSK)
- Öffentliche Urkunden (EU-Verordnung 2016/1191) — Europäische Kommission — Portal für europäische E-Justiz
Maskieren Sie ein Dokument, ohne es hochzuladen
ONYRI Sanitize findet Namen, Kennungen, Bankdaten und Geheimnisse in einer PDF, einer Word-Datei oder einem Scan und maskiert sie in Ihrem Browser. Sie prüfen die Vorschau und laden dann eine reduzierte Bildkopie herunter.