Britische Rechtsdokumente in ONYRI Sanitize: Was geschwärzt wird und was Sie selbst prüfen

ONYRI Sanitize schwärzt in einem britischen Rechtsdokument Namen, Adressen, Aktenzeichen, Referenzen des Home Office, NHS-Nummern, National-Insurance-Nummern und Bankdaten. Das gelingt nur, wenn das Dokument als britisch erkannt wird, und einiges bleibt unentdeckt. Die Prüfung durch den Fee Earner, also den Solicitor oder Caseworker, der die Akte bearbeitet, ersetzt das Werkzeug nie.

Wir haben das im November 2026 geprüft, indem wir seine Erkennungsregeln ohne das Namenserkennungsmodell auf erfundene Dokumente angewendet haben. Alle Personen, Nummern und Verfahren hier sind frei erfunden.

Woher weiß ONYRI Sanitize, dass ein Dokument britisch ist?

Das Standardprofil liest das ganze Dokument und wählt ein Land. Diese Hinweise zählen: ein Betrag in £, eine britische Postleitzahl oder eine Nummer mit +44. Auch Wörter wie United Kingdom, HMRC, National Insurance, NHS, sort code oder Ltd zählen. Einige Gerichtsnamen zählen in der üblichen Schreibweise, etwa „Employment Tribunal“, „First-tier Tribunal“ oder „Crown Court“.

Eine Überschrift in Großbuchstaben zählt nicht: „IN THE EMPLOYMENT TRIBUNAL“ ist kein Hinweis, ebenso wenig „Home Office“ allein oder „Solicitors“. Ohne Hinweis entscheidet die Sprache der Website: Die deutsche Version nutzt deutsche Regeln, die französische französische, die englische US-Regeln, oder britische in einem auf Englisch (Vereinigtes Königreich) eingestellten Browser. Mit Pro behält ein eigenes Profil das Land, das Sie wählen.

Welche britischen Formate werden geschwärzt, und welche brauchen ihre Bezeichnung?

Manche Formate werden sofort geschwärzt. Andere sehen wie gewöhnliche Zahlen aus, deshalb wartet das Werkzeug auf eine Bezeichnung davor, etwa „Passport number:“.

Eine neunstellige Reisepassnummer ohne Bezeichnung bleibt sichtbar. Beträge in £ und Datumsangaben werden standardmäßig geschwärzt. Entfernen Sie unter „Erkannte Daten“ den Haken bei jedem Wert, den der Empfänger braucht. Laut dem National Insurance Manual von HMRC werden die Buchstaben D, F, I, Q, U und V nie an den ersten beiden Stellen verwendet. Daher bleibt „QQ 12 34 56 C“ unberührt.

Wie findet es Namen in einem Schreiben des Home Office oder einer Zeugenaussage?

Die meisten Namen werden an ihrer Schreibweise erkannt. Auf einem Computer findet zusätzlich ein Namenserkennungsmodell, das auf Ihrem Gerät läuft, weitere Namen. Auf einem Smartphone oder Tablet läuft es nicht.

• Namen der Parteien in Großbuchstaben im Kopf eines Gerichtsschreibens, etwa „MS JANE EXAMPLE“ und dann „Claimant“.
• Namen nach einem Richtertitel oder einer Bezeichnung: „Judge Smith“, „Claimant: Jane Example“.
• Namen in einer festen Wendung, etwa „my colleague, David Sample“.
• Ein vollständiger Name, der einmal gefunden wurde, wird überall geschwärzt, wo er wiederkehrt, auch in Großbuchstaben. In einem britischen Dokument wird außerdem jeder Teil einzeln geschwärzt, außer gewöhnlichen Wörtern.

Straßenadressen mit Hausnummer werden geschwärzt, ebenso jede Postleitzahl. Die übrigen Zeilen einer Adresse werden nur in manchen Layouts geschwärzt: Steht eine Stadt allein in ihrer Zeile, können die Zeilen darüber sichtbar bleiben. Die Adresse eines Gerichts oder einer Behörde bleibt meist stehen. Ihre Postleitzahl wird aber immer geschwärzt, und auch ihre Straßenzeile mit Hausnummer kann geschwärzt werden. In unserem Schreiben des Home Office wurden Straßenzeile und Postleitzahl des Büros geschwärzt, nicht der Gebäudename. Prüfen Sie die Vorschau.

Wie kennzeichnet der Token-Modus Personen in einem Aktenbündel?

Im Token-Modus wird jeder Wert zu einem Token wie [NAME1]. Eine Person behält meist auf allen Seiten dasselbe Token, auch wenn der Name gekürzt ist. Der Token-Modus gehört zu Pro und zum 7-Tage-Pass, nicht zum Free-Tarif und nicht ohne Konto. Es gibt keine Funktion „Original wiederherstellen“ und keine Schlüsseldatei: Bewahren Sie Ihr Original auf.

In der UK GDPR definiert Artikel 4 Absatz 1 Nr. 5 die Pseudonymisierung. Gemeint ist eine Verarbeitung, nach der Daten ohne zusätzliche, getrennt aufbewahrte Informationen keiner Person mehr zugeordnet werden können. Der Token-Modus ist Pseudonymisierung, keine Anonymisierung: Behandeln Sie den Text als personenbezogene Daten.

• Mit nur einer Jane Example in der Akte teilen „MS JANE EXAMPLE“, „Ms Example“ und „Jane“ ein Token.
• Kommt auch „Karim Example“ vor, kann ein einzelnes „Ms Example“ beide meinen und erhält deshalb ein eigenes Token.
• Ein Nachname mit Titel wie „Mr Sample“ gehört nur zu Peter Sample, wenn auch „Mr Peter Sample“ vorkommt.
• Ein Possessiv wie „Ms Example’s“ erhält ein eigenes Token.

Die Regel ist mit Absicht vorsichtig: Zwei Token für eine Person sind lästig, aber ein Token für zwei Personen ist ein Fehler.

Was übersieht ONYRI Sanitize in einem britischen Rechtsdokument?

• Nummern mit der Bezeichnung „UTR“ oder „Payroll no.“. Ausgeschrieben werden „Payroll number“ und „Unique Taxpayer Reference:“ (mit dem Doppelpunkt) erfasst.
• Dienstnummern von Polizisten (collar numbers).
• Ein Vorname allein, den die Namensliste nicht kennt: „Tendai“ blieb sichtbar, „David“ wurde geschwärzt.
• Initialen und ein einzelner Nachname in der Unterschriftszeile, etwa „L. Marchetti“.
• Gesundheitsangaben in Worten, etwa „she was pregnant“.
• Berufsbezeichnungen und seltene Ereignisse, die jemanden verraten. Eine Klinik oder Straße mit dem Namen einer Person kann teilweise geschwärzt werden.

Wie prüfen Sie das Ergebnis, bevor es Ihren Schreibtisch verlässt?

1. Lesen Sie die Länderzeile, dann „Erkannte Daten“. Jeder Wert hat sein Kästchen: Mit Haken wird er geschwärzt. Entfernen Sie den Haken bei allem, was der Empfänger braucht, etwa ein Datum, einen Betrag oder ein Aktenzeichen.
2. Nutzen Sie „Text auswählen“ für ein übersehenes Wort, „Bereich ziehen“ für eine Unterschrift oder einen Stempel und „Außerdem schwärzen“ für einen Namen, der oft wiederkehrt.
3. Klicken Sie auf eine Schwärzung und wählen Sie „Nicht schwärzen“, wenn sie zu viel verdeckt.
4. Lesen Sie jede Seite der Vorschau und laden Sie erst dann herunter.

Die heruntergeladene Datei ist neu und abgeflacht, ohne Textebene: Unter einer Schwärzung lässt sich nichts kopieren. Kommentare und Dokumenteigenschaften werden nicht übernommen. Der Dateiname erhält „-anonymized“: Benennen Sie die Datei um, wenn schon der Name sensibel ist.

Hat ein Tribunal eine Anonymitätsanordnung erlassen, bestimmt ihr Wortlaut, was verborgen werden muss, und das Werkzeug kennt Ihre Anordnungen nicht. Die Presidential Guidance Note No 2 of 2022 betrifft das First-tier Tribunal (Immigration and Asylum Chamber). Danach kann eine solche Anordnung alle binden, nicht nur die Parteien. Ein Verstoß kann als Missachtung des Gerichts (contempt of court) geahndet werden.

Was geht ohne Konto, und wann brauchen Sie einen Tarif?

Ohne Konto nimmt das Werkzeug ein Dokument pro Tag von Ihrer Verbindung, bis zu 5 Seiten, nur mit dem schwarzen Marker. Ein Aktenbündel oder jede Datei mit mehr als 5 Seiten braucht den 7-Tage-Pass (5,90 €, eine Zahlung, keine Verlängerung) oder Pro (9,90 € im Monat).

Häufige Fragen

Quellen und Verweise