Gehaltsabrechnung: Was Sie vor dem Versand an Vermieter, Bank oder Anwalt schwärzen

Zeigen Sie das Einkommen, das beweist, dass Sie zahlen können. Schwärzen Sie die Nummern, die Sie identifizieren, etwa Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und IBAN. Das meiste auf einer Gehaltsabrechnung braucht weder ein Vermieter noch ein Kreditgeber noch ein Anwalt.

Dieser Ratgeber behandelt Deutschland, Frankreich und Großbritannien, Stand November 2026. Er ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Fragen Sie im Zweifel zuerst den Empfänger, was er braucht.

Was muss jeder Empfänger sehen können?

• Vermieter: Ihr Name, Ihr Arbeitgeber, der Abrechnungszeitraum und Ihr Nettolohn.
• Kreditgeber für eine Immobilie: Arbeitgeber, Zeitraum, Brutto, Netto sowie die Zeilen für Steuern und Sozialabgaben.
• Anwalt oder Gericht: Was der Fall braucht. Fragen Sie den Anwalt oder das Gericht.

Schwärzen Sie diese Zeilen nicht. Ein Vermieter, der Ihren Nettolohn nicht sieht, hat nichts zu prüfen. Kreditgeber können strenger sein: In Großbritannien schreibt die Verbraucherorganisation Which?, man brauche in der Regel Originale statt gescannter oder ausgedruckter Kopien. Fragen Sie den Kreditgeber, bevor Sie etwas schwärzen.

Welche Zeilen der Gehaltsabrechnung behalten, welche schwärzen?

Die Tabelle ist ein praktischer Vorschlag, keine amtliche Liste. Wahlfrei heißt: Der Empfänger braucht es nicht, Sie entscheiden. Nachfragen heißt: erst beim Empfänger klären.

Was darf ein Vermieter in Deutschland verlangen, und wann?

Im Januar 2026 haben die deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden (die DSK) ihre Orientierungshilfe für Vermieter aktualisiert. Bei der Besichtigung braucht ein Vermieter in aller Regel nur Ihre Angaben zur Identifikation. Sobald Sie die Wohnung mieten wollen, darf er regelmäßig nach Ihrem Nettoeinkommen fragen, auch eine Betragsgrenze genügt. Den Einkommensnachweis gibt es zuletzt, wenn der Vermieter sich für Sie entschieden hat. Laut DSK kann dieser Nachweis eine Kopie der Abrechnung sein, auf der nicht erforderliche Angaben geschwärzt sind. Das ist eine Empfehlung, kein Gesetz.

Die DSK erlaubt Vermietern Fragen nach Arbeitgeber und Beruf, hält aber Fragen nach der Dauer der Beschäftigung für unzulässig. Das Eintrittsdatum ist in Deutschland also eine weitere Zeile zum Schwärzen.

Auf der Liste zulässiger Angaben der DSK, die nicht abschließend ist, stehen weder Ihre Steuer-ID noch Ihre Sozialversicherungsnummer. § 139b der Abgabenordnung (AO) schränkt auch die Nutzung der Steuer-ID ein. Ohne Ihre Einwilligung dürfen private Stellen sie nur nutzen, um Daten mit den Finanzbehörden auszutauschen, oder wenn ein Gesetz es erlaubt.

Steuerklasse und Kinderfreibeträge verraten Familienverhältnisse. Laut DSK rechtfertigt die gesamtschuldnerische Haftung von Ehegatten allein keine Frage nach dem Familienstand. Fragen nach Heiratsabsichten, Schwangerschaft und Kinderwunsch hält sie für unzulässig. Die Steuerklassen III, IV und V betreffen überwiegend Verheiratete, die Klasse II Alleinerziehende (§ 38b Einkommensteuergesetz, EStG).

Was verlangt ein Vermieter in Frankreich von einer Gehaltsabrechnung?

Ein Dekret vom 5. November 2015 (Nr. 2015-1437) listet die Unterlagen auf, die ein französischer Vermieter verlangen darf. Laut Service-Public darf er eine oder mehrere davon verlangen, etwa die letzten drei Gehaltsabrechnungen oder den letzten Steuerbescheid. Wer mehr verlangt, riskiert ein Bußgeld: bis zu 3.000 Euro als Privatperson, bis zu 15.000 Euro als juristische Person.

Die CNIL, die französische Datenschutzbehörde, sagt, ein Vermieter solle vor der Besichtigung keine Daten zu Beruf oder Finanzen sammeln. Die Sozialversicherungsnummer (NIR) kann auf einer französischen Gehaltsabrechnung stehen. Laut CNIL enthält sie Ihr Geburtsdatum und Ihren Geburtsort und darf nur in genau bestimmten Fällen verwendet werden, etwa von Arbeitgebern für die Lohnabrechnung. Vermieter gehören nicht zu ihren Beispielen. Schwärzen Sie die Nummer und lassen Sie Namen, Arbeitgeber, Zeitraum und Nettolohn sichtbar.

Was sollten Sie auf einer britischen Gehaltsabrechnung schwärzen?

Laut GOV.UK muss eine britische Abrechnung Ihr Einkommen vor und nach Abzügen zeigen, etwa Steuern und National Insurance. Ihre National-Insurance-Nummer kann auf der Abrechnung oder dem P60 stehen, dem Formular Ihres Arbeitgebers zum Ende des Steuerjahres. GOV.UK rät, sie nur an Stellen weiterzugeben, die sie brauchen. Auch der Steuercode kann einen Partner verraten. Laut GOV.UK steht ein M oder N für die „Marriage Allowance“, die Übertragung eines Steuerfreibetrags zwischen Partnern.

Bei einer Hypothek können Kreditgeber laut Which? von Vollzeitbeschäftigten ein P60 und mindestens drei Monatsabrechnungen verlangen. Lassen Sie daher Brutto, Steuern, National Insurance und Netto sichtbar. Fragen Sie den Kreditgeber, ob er eine Kopie ohne National-Insurance-Nummer akzeptiert.

Wann nimmt das Schwärzen eines Betrags dem Nachweis seinen Sinn?

Schwärzt Erika Mustermann ihren Nettolohn von 2.350 Euro, kann der Vermieter nicht prüfen, was er verlangt hat. Schwärzen Sie einen Betrag nur, wenn der Empfänger ihn nicht braucht. Braucht er eine Zahl statt eines Dokuments, bieten Sie diese an. In Deutschland lässt der Musterfragebogen der DSK eine Angabe zu, dass mindestens ein bestimmter Betrag im Monat für die Miete bleibt. Eine kurze Bescheinigung Ihres Arbeitgebers ist eine weitere Möglichkeit, wenn der Empfänger einverstanden ist.

Was sollten Sie schwärzen, bevor ein KI-Assistent Ihre Abrechnung sieht?

Angenommen, ChatGPT, Copilot oder Gemini soll einen Abzug erklären oder eine Rechnung prüfen. Schwärzen Sie, was Sie identifiziert: Name, Anschrift, Arbeitgeber, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Personalnummer und Bankverbindung. Lassen Sie sichtbar, was die Frage braucht: Brutto, jede Abzugszeile, Netto und Abrechnungszeitraum. Bei einer Steuerfrage gehört die Steuerklasse oder der Steuercode dazu.

Der Assistent sieht weiter alles, was Sie sichtbar lassen. Eine seltene Berufsbezeichnung, ein kleiner Arbeitgeber oder ein genaues Eintrittsdatum können auf Sie hinweisen. Schwärzen Sie jedes Detail, das die Frage nicht braucht, etwa die Kirchensteuerzeile. Schneiden Sie die Datei besser auf die Zeilen zu, nach denen Sie fragen. Und eine allgemeine Frage braucht Ihre Abrechnung vielleicht gar nicht.

Wie schwärzen Sie eine Gehaltsabrechnung und prüfen das Ergebnis?

1. Schwärzen Sie die Zeilen, die die Tabelle mit „Schwärzen“ markiert. Ändern Sie nie einen Betrag.
2. Speichern Sie eine abgeflachte Kopie: eine neue Datei, in der die Balken Teil des Bildes sind, ohne Text darunter.
3. Testen Sie die Kopie: Versuchen Sie, eine geschwärzte Zeile zu markieren, suchen Sie nach einer geschwärzten Nummer und lesen Sie jede Zeile noch einmal.

ONYRI Sanitize schwärzt in einer PDF- oder gescannten Gehaltsabrechnung Name, Anschrift, IBAN sowie gültige Steuer-ID und Sozialversicherungsnummer, direkt in Ihrem Browser. Eine National Insurance Number wird gefunden, sobald das Dokument als britisch erkannt ist. Beträge mit Währung und ein Abrechnungszeitraum wie „September 2026“ werden standardmäßig geschwärzt: Entfernen Sie unter „Erkannte Daten“ das Häkchen bei jedem, den der Empfänger braucht. Steuerklasse, Kirchensteuer und Religionsangaben werden nicht erkannt: Nutzen Sie „Text auswählen“.

Behalten Sie Ihr Original. Benennen Sie die Datei um, wenn ihr Name Ihren Namen enthält, und senden Sie die Kopie nur an die Person, die sie verlangt hat.

Häufige Fragen

Quellen und Verweise