Wie Sie ein PDF ohne Adobe Acrobat schwärzen

Sie brauchen kein Adobe Acrobat, um ein PDF zu schwärzen. Die Vorschau auf dem Mac hat ein echtes Schwärzungswerkzeug, und LibreOffice Draw ist Open-Source-Software, die unter Windows, Mac und Linux dasselbe leistet. Dieser Leitfaden zeigt, welche Option den Text wirklich löscht, und wie Sie Ihre Arbeit vor dem Versand prüfen.

Warum ein schwarzer Balken kein Schwärzen ist

Die meisten schwärzen aus Versehen falsch. Sie öffnen ein PDF in einem Editor, zeichnen ein schwarzes Rechteck über einen Namen oder eine Nummer, und speichern die Datei. Das Rechteck liegt wie ein Aufkleber auf der Seite. Der Text darunter bleibt unangetastet.

Ein PDF speichert Text als echte Zeichen, nicht als Bild. Eine darübergelegte Form ist ein eigenes Objekt, eine Ebene über den Wörtern. Jeder kann diese Form verschieben, löschen, oder den Text mit einem Tastenkürzel einfach durchkopieren.

Wie Sie ein PDF mit der Vorschau auf dem Mac schwärzen

Die Vorschau enthält ein eingebautes Werkzeug dafür, das Apple selbst „Redigieren“ nennt. Laut Apples eigener Support-Seite entfernt es den markierten Text aus der Ansicht, und die Änderung wird endgültig, sobald Sie die Datei schließen und speichern. Arbeiten Sie immer an einer Kopie, nie am Original.

1. 1Duplizieren Sie zuerst das PDF, damit ein unverändertes Original erhalten bleibt.
2. 2Öffnen Sie die Kopie in der Vorschau, und wählen Sie Werkzeuge, Redigieren (oder klicken Sie auf Markup und dann auf das Symbol für die Redigierung).
3. 3Ziehen Sie über jeden Namen, jede Nummer oder Zeile, die verschwinden soll. Ein schwarzer Balken mit Kreuzmuster erscheint.
4. 4Wiederholen Sie das auf jeder Seite, auch in Kopf- und Fußzeilen und in jedem Inhaltsverzeichnis-Eintrag, der den Text wiederholt.
5. 5Speichern Sie die Datei, und schließen Sie sie. Die Vorschau warnt Sie, dass die Änderung endgültig ist, und das stimmt.

Diese Redigierung in der Vorschau hat echte Grenzen. Sie rührt keine versteckten Metadaten an, etwa den Namen des Autors in den Dateieigenschaften. Hat das PDF ein Inhaltsverzeichnis, bleiben laut Apples Anleitung auch die Einträge bestehen, die auf den redigierten Text verlinken. Prüfen Sie beides danach von Hand.

Wie Sie ein PDF mit LibreOffice Draw schwärzen

LibreOffice ist eine Open-Source-Bürosoftware für Windows, Mac und Linux, und ihr Draw-Modul hat einen eigenen Redigierungsmodus (dort „Redigieren“ genannt). Anders als die Vorschau lässt es laut der offiziellen LibreOffice-Hilfe Ihre Originaldatei unverändert und ändert nur eine separat exportierte Kopie.

1. 1Öffnen Sie das PDF, dann Datei, Exportieren als, und wählen Sie Draw, oder öffnen Sie es direkt in Draw.
2. 2Wählen Sie das Redigierungswerkzeug in der Werkzeugleiste. Zeichnen Sie ein Rechteck, oder eine Freiform, über jedes zu verdeckende Element.
3. 3Für einen Namen oder eine Nummer, die oft vorkommt, nutzen Sie stattdessen die automatische Redigierung. Geben Sie den genauen Text ein, und LibreOffice findet jede Fundstelle.
4. 4Prüfen Sie Seite für Seite, ob die grauen Formen wirklich alles abdecken.
5. 5Wählen Sie Redigierter Export, Schwarz. LibreOffice wandelt die Formen in feste Pixel um und speichert ein neues, geglättetes PDF.

Dieser letzte Schritt zählt wirklich. Laut der LibreOffice-Hilfe ersetzt der Export den verdeckten Inhalt durch einen Block aus Pixeln, der sich weder wiederherstellen noch kopieren lässt. Ohne diesen Schritt haben Sie nur graue Formen über lebendigem Text, nicht sicherer als der Fehler mit dem schwarzen Balken von vorhin.

Vergleichen Sie Ihre Optionen

Es gibt eine fünfte Option: die Seite in ein Bild verwandeln, indem Sie sie als neues PDF drucken oder nach dem Schwärzen ein Bild exportieren. Dabei verlieren Sie die Möglichkeit, auf der Seite zu suchen, selbst in den Teilen, die nie sensibel waren. Heben Sie diesen Trick für eine einzelne hartnäckige Seite auf.

Warum Online-PDF-Konverter riskant sind

Online-Schwärzungswerkzeuge wirken praktisch, aber wägen Sie den Tausch zuerst ab. Um auf einer dieser Seiten einen Namen zu schwärzen, laden Sie Ihr ganzes PDF auf einen Server hoch, den Sie nicht kontrollieren. Das Dokument, das Sie eigentlich schützen wollten, verlässt Ihr Gerät, bevor überhaupt etwas entfernt wurde.

• Steht auf der Seite, was mit Ihrer Datei passiert, und wie lange sie aufbewahrt wird?
• Ist die Verbindung verschlüsselt, mit einem Schloss-Symbol und https in der Adresszeile?
• Wäre es Ihnen peinlich, wenn genau dieser Server einmal gehackt würde?
• Ließe sich dasselbe Ergebnis mit Software erreichen, die schon auf Ihrem Rechner installiert ist?

ONYRI Sanitize geht einen anderen Weg. Es läuft in Ihrem Browser, sodass das PDF Ihr Gerät nie verlässt. Es erkennt Namen, Ausweisnummern und IBANs im Text und lässt Sie jeden Treffer prüfen, bevor es die Datei zu einem neuen PDF zusammenfügt. Seine Grenze: Sie lesen die Vorschau trotzdem selbst gegen, und das Werkzeug erkennt weder Logos noch Stempel oder Unterschriften.

Wie Sie Ihre Schwärzung vor dem Teilen prüfen

Welches Werkzeug Sie auch benutzt haben, machen Sie vor dem Versand denselben Zwei-Minuten-Test. Er funktioniert, egal ob Sie die Vorschau, Draw oder etwas anderes benutzt haben. Er dauert auch kürzer, als die E-Mail zu schreiben, an die Sie die Datei anhängen.

1. 1Markieren Sie den gesamten Text, mit Befehl+A oder Strg+A, und fügen Sie ihn in ein leeres Dokument ein. Es sollte nichts Sensibles erscheinen.
2. 2Nutzen Sie die Suche im PDF nach dem Namen, der Nummer oder dem Wort, das Sie geschwärzt haben. Sie sollte nichts finden.
3. 3Öffnen Sie die Dateieigenschaften oder Informationen, und prüfen Sie die Felder Autor, Titel und Kommentare auf Reste.
4. 4Zoomen Sie auf jede geschwärzte Stelle. Eine echte Schwärzung ist ein durchgehender Block, ohne Lücke am Rand.

Nichts davon macht ein Dokument unmöglich zu identifizieren. Es entfernt nur, was Sie zu entfernen gewählt haben, in der geprüften Kopie. Erika Mustermann, die als Sachbearbeiterin eine Akte für eine Anfrage vorbereitet, prüft trotzdem noch jede Seite einzeln, bevor sie etwas verschickt. Behandeln Sie den Zwei-Minuten-Test als normalen Teil der Arbeit.