Kommunen und Vergabestellen: Was vor der Veröffentlichung zu schwärzen ist

Bevor eine Kommune oder Vergabestelle einen Beschluss, ein Protokoll oder Vergabeunterlagen ins Netz stellt, sollte sie zwei Dinge schwärzen. Erstens private Daten von Personen. Zweitens die Geschäftsgeheimnisse der Bieter. Was die Öffentlichkeit sehen darf, bleibt sichtbar: der Beschluss, der Zuschlagsempfänger und der Gesamtpreis. Dieser Leitfaden vergleicht Deutschland, Frankreich und England, Stand Oktober 2026. Er informiert und ersetzt keine Rechtsberatung.

Welche Dokumente müssen Kommunen und öffentliche Auftraggeber online veröffentlichen?

Welche personenbezogenen Daten verstecken sich in diesen Dokumenten?

Ein gemeinsamer Leitfaden der französischen Behörden CNIL (Datenschutz) und CADA (Zugang zu Verwaltungsdokumenten) von 2019 nennt, was zum Privatleben zählt. Dazu gehören Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Immobilienbesitz, Einkommen einschließlich Sozialleistungen, Bankverbindung und Behinderung. Solche Daten tauchen in Zuschüssen, Sozialhilfe, Grundstücksverkäufen, Beschwerden, Personalbeurteilungen, unterschriebenen Schreiben und Lebensläufen von Bietern auf.

Niedersachsens Landesbeauftragter (FAQ, Stand Januar 2024) sagt: Ein öffentliches Bürgerinformationssystem darf keine personenbezogenen Daten enthalten, anders als ein geschlossenes Ratsinformationssystem. Eine Veröffentlichung von Stellungnahmen zu Bauleitplänen mit Name und Anschrift braucht eine Rechtsgrundlage oder Einwilligung, die man nicht unterstellen darf. Baden-Württembergs Landesbeauftragter bezeichnete es in einem Beitrag vom 4. Februar 2019 als unzulässig, dass eine Stadt solche Stellungnahmen mit Namen, Anschriften und teils E-Mail-Adressen veröffentlichte.

In Frankreich gehen personenbezogene Daten nur in drei Fällen ins Netz. Entweder stimmt die Person zu, oder ein Gesetz erlaubt es, oder eine Ausnahme greift. Die Ausnahmen stehen in Artikel D. 312-1-3 des französischen Gesetzbuchs über die Beziehungen zwischen Öffentlichkeit und Verwaltung (CRPA). Mandatsträger, die in dieser Rolle sprechen, müssen im Protokoll nicht geschwärzt werden.

In England stammt der Local Government Transparency Code von 2015 noch aus der Zeit des alten Data Protection Act 1998. Er sagt, Datenschutzrecht beschränke Angaben zu Ratsmitgliedern und leitenden Beamten nicht. Auch Lieferantennamen, Einzelunternehmer eingeschlossen, seien nicht automatisch tabu.

Was dürfen Bieter geheim halten und was muss öffentlich bleiben?

In Deutschland verbietet § 5 der Vergabeverordnung (VgV) der Vergabestelle grundsätzlich, Informationen weiterzugeben, die Unternehmen als vertraulich gekennzeichnet haben, etwa Geschäftsgeheimnisse. Bitten Sie die Bieter daher, Vertrauliches zu kennzeichnen. Angebote und Wertungsdokumentation bleiben auch nach dem Verfahren vertraulich. Nach § 39 folgt dennoch binnen 30 Tagen eine Vergabebekanntmachung. Angaben, die berechtigten Geschäftsinteressen oder dem lauteren Wettbewerb schaden würden, dürfen fehlen. Beides gilt für Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte.

In Frankreich ordnet das Merkblatt der CADA zu öffentlichen Aufträgen (Stand Juli 2018) die Unterlagen in drei Gruppen. Bekanntmachungen, der Gesamtpreis des Zuschlagsempfängers und die Liste der zugelassenen Bewerber dürfen gezeigt werden. Die Bewerbung des Zuschlagsempfängers, das Angebotsschreiben (acte d’engagement) und Rechnungen dürfen es nach Schwärzung geschützter Angaben, etwa Bankdaten, Umsatz und private Referenzen. Das Preisblatt mit Einheitspreisen, die Preisaufschlüsselung, das technische Konzept sowie Bewerbungen und detaillierte Angebote unterlegener Bieter dürfen es nicht.

In England erlaubt der Procurement Act 2023, Geschäftsgeheimnisse oder Informationen zurückzuhalten, die Geschäftsinteressen wahrscheinlich schaden. Zuerst kommt ein Test des öffentlichen Interesses: Das Zurückhalten muss schwerer wiegen als die Offenlegung (Section 94). Die Leitlinien nennen Preiskalkulation und Margen als Beispiele, sagen aber, Sorgen vor einer Neuausschreibung rechtfertigten nicht, den Vertragswert selbst zu verbergen. Die Bekanntmachung muss angeben, dass Informationen zurückgehalten werden, und warum.

Warum sind Anlagen die größte Falle?

Erika Mustermann, Sachbearbeiterin, bereitet einen zweizeiligen Beschluss vor, der einen Wohnzuschuss bewilligt. Er sieht sauber aus. Die Anlage ist ein 30-seitiger Scan von Antragsschreiben mit Namen, Anschriften, Unterschriften und Bankdaten. In Frankreich sagt die CADA, ein Rechtsakt werde „in vollem Umfang“ samt Anlagen veröffentlicht, ohne dass die Pflicht zum Schwärzen entfällt. Eine Textsuche warnt Sie nicht: Ein Scan enthält keinen durchsuchbaren Text.

Was sollten Sie vor der Veröffentlichung prüfen?

1. Behalten Sie das unterschriebene Original unverändert in der Akte. Niedersachsens Landesbeauftragter trennt Akten der Kommune und Dokumente für die Öffentlichkeit.
2. Arbeiten Sie an einer Kopie. Schwärzen Sie Seite für Seite, Anlagen eingeschlossen, aber lassen Sie sichtbar, was das Recht öffentlich hält: Beschluss, Zuschlagsempfänger, Gesamtpreis.
3. Prüfen Sie die Kopie. Versuchen Sie, Text unter jeder Schwärzung zu markieren, lesen Sie jede gescannte Seite und prüfen Sie Unterschriften und Handschrift mit dem Auge.
4. Notieren Sie, was Sie geschwärzt haben und warum, und veröffentlichen Sie dann nur die geschwärzte Kopie.

Denken Sie auch an das Format. Ein Beispiel aus Frankreich: Kommunale Rechtsakte müssen in einem nicht veränderbaren Format erscheinen. Für Open Data sagt die CADA, das Format solle grundsätzlich maschinenlesbar sein, also kein Bild-PDF. Eine aus Seitenbildern gebaute Kopie kann die erste Regel erfüllen, die zweite nicht. Klären Sie, welche Anforderung für Sie gilt.

ONYRI Sanitize schwärzt Dokumente in Ihrem Browser, ohne sie hochzuladen. Es findet Namen, IBAN, Identifikationsnummern wie die Steuer-ID und Beträge mit Währung, etwa Einheitspreise, und liest Scans per OCR. Bei Postanschriften und Firmenkennungen hängt die Erkennung vom Land ab: In England findet es Postleitzahlen, aber keine Straßen. Es weiß nicht, was öffentlich bleiben muss, etwa Zuschlagsempfänger oder Gesamtpreis: Entfernen Sie in der Liste „Erkannte Daten“ das Häkchen. Zahlen ohne Währung, Unterschriften und Handschrift brauchen „Text auswählen“ oder „Bereich ziehen“. Der Export enthält keinen durchsuchbaren Text.

Regeln ändern sich, und jeder Fall liegt anders. Fragen Sie bei einem zweifelhaften Dokument vor der Veröffentlichung Ihre Datenschutzbeauftragte, Ihren Datenschutzbeauftragten oder Ihre Rechtsabteilung. Raten Sie nicht, wenn ein Name oder ein Preis auf dem Spiel steht.

Häufige Fragen

Quellen und Verweise