Ein Dokument in ONYRI Sanitize prüfen, bevor Sie es herunterladen

ONYRI Sanitize schickt Ihre Prüfung nie an einen Server. Nach der Erkennung sensibler Daten prüfen Sie jeden Treffer im Bereich Erkannte Daten, ergänzen Fehlendes mit Außerdem schwärzen und laden erst dann herunter. Die App blockiert den Download zudem, wenn eine Seite nicht lesbar ist, damit nie eine unmaskierte Datei durchrutscht.

Die Erkennung findet die meisten sensiblen Daten in einem Dokument, aber nicht alle. Ein seltenes Ausweisformat, eine handschriftliche Notiz auf einem Scan oder ein Spitzname statt des vollen Namens können den Detektoren entgehen. Das Ergebnis zu prüfen ist kein zusätzlicher Schritt. Es ist der letzte Teil der Arbeit, und der wichtigste.

Warum lässt ONYRI Sanitize Sie vor dem Download prüfen?

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen warnt: Ein schwarzer Kasten über einem Text reicht nicht aus, weil die Daten darunter erhalten bleiben. Seine Empfehlung ist eindeutig: Prüfen Sie im finalen Dokument sorgfältig, ob wirklich alles Notwendige entfernt wurde. ONYRI Sanitize baut diese Prüfung in die App selbst ein: Nichts wird heruntergeladen, bevor Sie die Vorschau gesehen haben.

Was zeigt der Bereich Erkannte Daten?

Nach der Analyse öffnet ONYRI Sanitize einen Bereich mit jedem gefundenen Treffer, gruppiert nach Familie: persönlich, finanziell, Zugangsdaten, technische Geheimnisse, Unternehmen und strategisch. Jede Familie zeigt ihre Anzahl an Werten. Öffnen Sie eine Familie, und Sie erhalten ein Kontrollkästchen pro Wert.

Wählen Sie einen Wert ab, bleibt er im Export sichtbar, genau als hätte der Detektor ihn nicht gefunden. Nehmen wir an, eine Akte nennt die Vorgesetzte von Erika Mustermann, Anna Beispiel. Soll deren Name lesbar bleiben, wählen Sie ihn ab. Alles andere behält seine Maskierung.

Wie fangen Sie ab, was die Erkennung übersehen hat?

Detektoren erkennen Muster: eine Telefonnummer, eine IBAN, ein E-Mail-Format. Ein Spitzname, ein Projektname oder ein seltener Nachname passen nicht immer in ein Muster. Dafür gibt es das Feld Außerdem schwärzen. Geben Sie das genaue Wort oder die Wortfolge ein, und ONYRI Sanitize maskiert jedes Vorkommen im Dokument.

• Lesen Sie die erste Seite langsam. Namen und Rollen geben oft den Ton für den Rest der Datei vor.
• Suchen Sie nach allem, was speziell zu Ihrem Fall gehört: ein Projektname, eine Aktennummer, ein Spitzname.
• Fügen Sie jeden Begriff zu Außerdem schwärzen hinzu, bevor Sie zur nächsten Seite wechseln.
• Prüfen Sie die Vorschau erneut. Ein spät hinzugefügter Begriff gilt auch für bereits gesehene Seiten.

Was bedeuten die Warnung „nicht platziert“ und ein blockierter Export?

Manchmal erkennt ONYRI Sanitize einen Wert, kann aber keine Maskierung darüberlegen, etwa wenn eine Zeile ungewöhnlich umbricht. In diesem Fall zählt der Wert als nicht platziert, und eine klare Warnung erscheint, statt das Problem zu verbergen. Öffnen Sie die genannte Seite und prüfen Sie den Text mit eigenen Augen.

Eine gescannte Seite ohne lesbaren Text ist ein größeres Risiko: Eine unmaskierte Seite könnte Ihren Empfänger erreichen. ONYRI Sanitize blockiert den gesamten Download, wenn eine Seite nicht lesbar ist, statt eine Datei zu erzeugen, die anonymisiert aussieht, es aber nicht ist. Scannen Sie die Seite neu, oder entfernen Sie sie, und versuchen Sie es erneut.

Kann man den Maskierungsmodus nach der Analyse wechseln?

Ja. Die Analyse läuft nur einmal, aber Sie können danach zwischen Schwarzer Balken und Token-Modus wechseln, ohne die Datei erneut zu analysieren. Der Schwarze Balken legt eine undurchsichtige Leiste über jeden Wert, endgültig. Der Token-Modus ersetzt ihn durch eine Bezeichnung wie [NAME1], damit ein Kollege der Geschichte weiter folgen kann. Der Token-Modus benötigt Pro.

Wie sieht die 6-Schritte-Checkliste vor dem Download aus?

1. 1Öffnen Sie den Bereich Erkannte Daten und überfliegen Sie jede Familie, nicht nur die erwarteten.
2. 2Wählen Sie nur die Werte ab, die wirklich sichtbar bleiben sollen, einen nach dem anderen.
3. 3Ergänzen Sie übersehene Begriffe, Spitznamen oder Projektnamen mit Außerdem schwärzen.
4. 4Beheben Sie jede Warnung „nicht platziert“, indem Sie die genannte Seite prüfen.
5. 5Wählen Sie den Schwarzen Balken für eine Kopie, die Ihnen entgleitet, den Token-Modus, wenn jemand ihr noch folgen muss.
6. 6Laden Sie herunter, öffnen Sie die Datei erneut und lesen Sie sie noch einmal wie ein Fremder.

Die exportierte Datei wird immer zu einem neuen PDF zusammengeführt, oder zu einem PNG bei einem einzelnen Bild, ohne etwas Verborgenes unter den Masken. Eine Word-Datei kommt als PDF zurück. Sie behält den ursprünglichen Dateinamen mit dem Zusatz „-anonymized“: Benennen Sie sie selbst um, falls schon der Dateiname sensibel ist.