Fünf Dokumenten-Workflows mit ONYRI Sanitize

ONYRI Sanitize passt zu fünf häufigen Aufgaben: ein Auskunftsersuchen beantworten, einen Vertrag an einen KI-Assistenten geben, eine HR-Fallakte an eine externe Ermittlerin weitergeben, einem Softwareanbieter Musterrechnungen liefern und Anlagen vorbereiten. Die Schritte bleiben gleich. Es ändern sich der Modus und die Prüfung von Hand.

Wir entwickeln dieses Werkzeug. Lesen Sie mit diesem Wissen. Rechtliche Aussagen sind ihren Quellen zugeordnet, Stand September 2026. Das ist keine Rechtsberatung.

Welche Schritte haben alle fünf Workflows gemeinsam?

1. 1Arbeiten Sie mit einer Kopie. Aus dem Export lässt sich nichts wiederherstellen.
2. 2Wählen Sie ein Erkennungsprofil: Land und eigene Regeln.
3. 3Legen Sie das PDF, die Word-Datei oder den Scan ab. Die Erkennung läuft in Ihrem Browser. Die Datei wird nie hochgeladen.
4. 4Wählen Sie den Schwarzen Marker oder den Token-Modus.
5. 5Prüfen Sie die Liste Treffer für Treffer. Nehmen Sie das Häkchen weg, wo etwas sichtbar bleiben muss. Fehlendes ergänzen Sie unter Außerdem schwärzen.
6. 6Laden Sie die flach gerenderte Datei herunter und lesen Sie sie vor dem Versand noch einmal.

Welcher Modus passt zu welcher Aufgabe?

Der Schwarze Marker setzt deckende, unumkehrbare Balken, in jedem Tarif. Der Token-Modus (nur Pro) ersetzt jeden Wert durch ein festes Etikett wie [NAME1]. So bleibt der Text lesbar. Das ist Pseudonymisierung, keine Anonymisierung.

Wie beantworten Sie ein Auskunftsersuchen, ohne Dritte offenzulegen?

Erika Mustermann verlangt von ihrem Arbeitgeber eine Kopie ihrer Daten. In den E-Mails stehen auch Kolleginnen und Kollegen. Nach Art. 15 Abs. 4 DSGVO (EU) darf die Kopie die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen. Laut BfDI darf der Verantwortliche die Auskunft deshalb regelmäßig nicht ganz verweigern, sondern muss etwa die Namen Dritter schwärzen. Die Leitlinien 01/2022 des EDSA sagen dasselbe: unkenntlich machen statt verweigern.

• Entfernen Sie das Häkchen bei Erikas eigenem Namen, ihrer E-Mail-Adresse und ihrer Telefonnummer. Die Detektoren finden auch diese Werte.
• Schwärzen Sie nicht aus Reflex. Laut EDSA genügt eine allgemeine Sorge nicht. Sie müssen darlegen können, dass die Rechte der anderen Person im konkreten Fall tatsächlich beeinträchtigt würden.
• Suchen Sie nach indirekten Hinweisen: eine Stellenbezeichnung, ein Spitzname, Initialen. Kein Detektor liest den Zusammenhang.

Wie geben Sie einen Vertrag an einen KI-Assistenten?

Sie möchten eine Zusammenfassung oder die Prüfung einer Klausel. Die Datenschutzkonferenz (DSK) mahnt in ihrer Orientierungshilfe vom 6. Mai 2024 zur Vorsicht bei der Eingabe personenbezogener Daten in KI-Anwendungen. Im Token-Modus arbeitet der Assistent mit [NAME1] und [AMT1], nicht mit echten Werten. Seine Antwort enthält dieselben Etiketten. Lesen Sie sie neben Ihrem Original.

• Tragen Sie Firmennamen unter Außerdem schwärzen ein. Dafür gibt es keinen Detektor, und ein Vertrag ist voll davon.
• Laut DSK reicht es regelmäßig nicht, Namen und Anschriften aus einer Eingabe zu entfernen. Der Zusammenhang kann weiter auf eine Person zeigen.
• Prüfen Sie, ob Ihr Assistent gescannte Seiten liest. Der Export besteht aus Bildern, ohne Textebene.

Wie geben Sie eine HR-Fallakte an eine externe Ermittlerin weiter?

Eine externe Ermittlerin braucht die Tatsachen und die beteiligten Personen. Privatanschriften, Bankverbindungen und Ausweisnummern braucht sie nicht. Die Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO beschränkt Daten auf das notwendige Maß. Nehmen Sie den Token-Modus, wenn Zeugen zunächst ungenannt bleiben, der Ablauf aber klar bleiben muss: [NAME3] ist auf jeder Seite dieselbe Person. Sonst nehmen Sie den Schwarzen Marker.

• Fügen Sie die Akte zuerst zu einem einzigen PDF zusammen. In einer zweiten Datei kann [NAME1] jemand anderes sein.
• Achten Sie auf Gesundheitsangaben und handschriftliche Aussagen. Für medizinische Begriffe gibt es keinen Detektor, und die OCR liest keine Handschrift.
• Vorsicht bei kleinen Teams. Die Leiterin der Nachtschicht bleibt erkennbar, mit oder ohne Namen.

Wie liefern Sie einem Softwareanbieter Musterrechnungen?

Ein Anbieter richtet Ihre Rechnungserfassung ein und bittet um echte Beispiele. Er braucht das Layout und die Art jedes Feldes, nicht die Bankverbindungen Ihrer Kunden. Im Token-Modus wird eine IBAN zu [IBAN1] und eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu [VAT1]. Der Anbieter sieht weiter, was wo steht.

• Ein Logo ist ein Bild: Kein Detektor erkennt es, und es bleibt sichtbar. Soll der Lieferant unbekannt bleiben, entfernen Sie das Logo vorher mit einem anderen Werkzeug.
• Tragen Sie Lieferanten- und Kundennamen unter Außerdem schwärzen ein. Eine eigene Regel kann Ihre Rechnungsnummern erfassen.
• Beträge mit Währung werden erkannt. Entfernen Sie das Häkchen, wenn der Anbieter Summen testen muss. Sagen Sie ihm, dass die Muster Bilder ohne Textebene sind.

Wie bereiten Sie Anlagen für ein Verfahren vor?

Eine Anlage enthält oft mehr, als sie beweisen soll: Kontonummern, Geburtsdaten, Namen Unbeteiligter. Die Regeln unterscheiden sich je nach Gericht und Land. Es entscheidet Ihre Anwältin oder Ihr Anwalt. Ein Beispiel: Vor US-Bundesgerichten erlaubt Rule 5.2(a) der Federal Rules of Civil Procedure im Regelfall nur die letzten vier Ziffern einer Sozialversicherungs- oder Kontonummer. Hier passt der Schwarze Marker.

• Die Detektoren schwärzen ganze Werte. Nur die letzten vier Ziffern stehen zu lassen, ist nicht vorgesehen.
• Es gibt keine Nummerierung von Anlagen und keine Textebene. Verlangt das Gericht durchsuchbare PDFs, passt dieser Export nicht.
• Legen Sie vorab eine Kopie der Originaldatei an und prüfen Sie im fertigen Dokument, ob wirklich alles Nötige entfernt ist. Beides empfiehlt der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen.

Wie viel Zeit sparen Sie damit?

Wir nennen keine Zahl: Wir haben keine gemessen, die für Ihre Dateien gelten würde. Sie lesen nicht mehr, um jede IBAN und jeden Namen zu finden, sondern um eine Liste zu prüfen. Bei einem zweiseitigen Brief ist der Gewinn klein. Bei einer Akte mit sechzig Seiten, in der ein Name auf jeder Seite steht, ist er spürbar. Die Prüfung entfällt nie.

Wo liegen die Grenzen, und was kostet es?

• Kein Detektor für medizinische Begriffe, Gehälter als solche oder Firmennamen.
• Scans und Bilder liest eine OCR auf Ihrem Gerät, auf Englisch, Französisch und Deutsch. Das dauert länger, die Genauigkeit hängt von der Scanqualität ab, und Handschrift wird nicht gelesen.
• Der Export ist immer flach gerendert: ein PDF oder PNG aus Bildern. Eine Word-Datei kommt als PDF zurück.

Der Free-Tarif umfasst 3 Dokumente pro Tag, je 10 Seiten, den Schwarzen Marker, die Basis-Detektoren und 3 eigene Regeln. Pro kostet 9,90 € pro Monat oder 99 € pro Jahr, zzgl. MwSt.: unbegrenzt Dokumente und Seiten, Token-Modus, Detektoren für technische Geheimnisse, unbegrenzt Regeln und Profile. Für die 7-tägige Testphase hinterlegen Sie eine Karte. Heute wird nichts abgebucht.

Team kostet 24,90 € pro Nutzer und Monat oder 249 € pro Nutzer und Jahr, zzgl. MwSt., ab 3 Plätzen. Jeder Platz erhält Pro und bevorzugten E-Mail-Support. Gemeinsamer Arbeitsbereich, Einladungen, Rollen und Audit-Logs folgen bald. Sie sind noch nicht verfügbar.