Cinq tâches documentaires à mener avec ONYRI Sanitize

ONYRI Sanitize sert à cinq tâches courantes : répondre à une demande de droit d'accès, confier un contrat à un assistant IA, transmettre un dossier RH à un enquêteur, fournir des factures d'exemple à un éditeur de logiciel et préparer des pièces. Les étapes sont les mêmes. Seuls changent le mode et les vérifications à la main.

Nous éditons cet outil : gardez-le en tête. Les points de droit sont attribués et datés de septembre 2026. Ce n'est pas un conseil juridique.

Quelles étapes sont communes aux cinq tâches ?

1. 1Travaillez sur une copie : rien ne se restaure depuis l'export.
2. 2Choisissez un profil de détection (pays, règles personnalisées).
3. 3Déposez le PDF, le fichier Word ou le scan. Il est analysé dans votre navigateur, jamais envoyé.
4. 4Choisissez le Marqueur noir ou le mode Token.
5. 5Relisez la liste élément par élément. Décochez ce qui doit rester visible. Ajoutez les oublis sous Masquer aussi.
6. 6Téléchargez le fichier aplati et relisez-le avant l'envoi.

Quel mode pour quelle tâche ?

Le Marqueur noir pose des barres opaques et irréversibles, dans toutes les formules. Le mode Token (Pro) remplace chaque valeur par une étiquette stable comme [NAME1] : le texte reste lisible. C'est de la pseudonymisation, pas de l'anonymisation.

Comment répondre à une demande de droit d'accès sans exposer des tiers ?

Claire Exemple demande à son employeur une copie de ses données. Les courriels citent aussi des collègues. Selon l'article 15, paragraphe 4, du RGPD (UE), cette copie ne doit pas porter atteinte aux droits et libertés d'autrui. Pour la CNIL, on peut alors masquer l'identité des tiers. Le CEPD (lignes directrices 01/2022) le précise : rendre illisible plutôt que refuser.

• Décochez le nom, l'adresse électronique et le téléphone de Claire. Les détecteurs les trouvent aussi.
• Ne masquez pas par réflexe. Selon le CEPD, une crainte générale ne suffit pas : il faut pouvoir démontrer que, dans le cas concret, les droits du tiers seraient réellement atteints.
• Cherchez les indices indirects : intitulé de poste, surnom, initiales. Aucun détecteur ne lit le contexte.

Comment envoyer un contrat à un assistant IA ?

Vous voulez un résumé ou la vérification d'une clause. Le 18 juillet 2024, la CNIL a recommandé de ne jamais partager d'informations confidentielles, comme des données personnelles ou d'entreprise, avec un service d'IA grand public. En mode Token, l'assistant raisonne sur [NAME1] et [AMT1], pas sur les vraies valeurs. Sa réponse reprend ces étiquettes : lisez-la à côté de l'original.

• Ajoutez les noms de sociétés sous Masquer aussi. Aucun détecteur ne les couvre.
• L'autorité de protection des données de Hambourg (Allemagne) prévient que retirer noms et adresses ne suffit pas : le contexte peut encore désigner une personne.
• Vérifiez que votre assistant lit les pages scannées. L'export est fait d'images, sans couche de texte.

Comment transmettre un dossier RH à un enquêteur externe ?

Un enquêteur externe a besoin des faits et des personnes en cause, pas des adresses, des coordonnées bancaires ni des numéros d'identité. Le principe de minimisation (article 5.1.c du RGPD) limite les données au nécessaire. Prenez le mode Token si les témoins restent d'abord sans nom mais que le récit doit rester clair : [NAME3] désigne la même personne à chaque page. Sinon, prenez le Marqueur noir.

• Fusionnez d'abord le dossier en un seul PDF : dans un autre fichier, [NAME1] peut désigner quelqu'un d'autre.
• Relisez les détails de santé et les pages manuscrites : aucun détecteur ne couvre les termes médicaux, et l'OCR ne lit pas l'écriture manuscrite.
• Attention aux petites équipes : la responsable de l'équipe de nuit reste identifiable, avec ou sans nom.

Comment fournir des factures d'exemple à un éditeur de logiciel ?

Un éditeur qui paramètre votre lecture automatique de factures demande de vrais exemples. Il a besoin de la mise en page et du type de chaque champ, pas des coordonnées bancaires de vos clients. En mode Token, un IBAN devient [IBAN1] et un numéro de TVA [VAT1] : l'éditeur voit toujours ce qui se trouve où.

• Un logo est une image : aucun détecteur ne le voit. Si le fournisseur doit rester inconnu, retirez-le avec un autre outil avant le dépôt.
• Ajoutez les noms du fournisseur et du client sous Masquer aussi. Une règle personnalisée peut attraper vos numéros de facture.
• Les montants avec devise sont détectés : décochez-les si l'éditeur teste les totaux. Prévenez-le que les exemples sont des images, sans couche de texte.

Comment préparer les pièces d'un dossier contentieux ?

Une pièce contient souvent plus que ce qu'elle prouve : numéros de compte, dates de naissance, noms de tiers au litige. Les règles varient selon la juridiction : l'avocat du dossier décide. Aux États-Unis, devant les tribunaux fédéraux, la règle 5.2(a) des Federal Rules of Civil Procedure ne laisse apparaître, sauf décision contraire du juge, que les quatre derniers chiffres d'un numéro de sécurité sociale ou de compte. Le Marqueur noir s'impose.

• Les détecteurs masquent des valeurs entières : garder les quatre derniers chiffres n'est pas prévu.
• Ni numérotation des pièces, ni couche de texte. Si la juridiction exige des PDF interrogeables, cet export ne convient pas.
• Comme le conseille l'ICO (Royaume-Uni), gardez une copie clairement nommée des deux versions et une trace de qui a masqué quoi, et pourquoi.

Combien de temps gagne-t-on ?

Nous ne donnons pas de chiffre : aucune mesure ne vaudrait pour vos fichiers. Vous ne lisez plus pour chercher chaque IBAN et chaque nom, mais pour vérifier une liste. Sur une lettre de deux pages, le gain est mince. Sur un dossier de soixante pages où un nom revient partout, il est réel. La relecture reste obligatoire.

Quelles sont les limites, et combien ça coûte ?

• Pas de détecteur pour les termes médicaux, les salaires en tant que tels ni les noms d'entreprises.
• Les scans et les images sont lus par un OCR sur votre appareil, en anglais, français et allemand. C'est plus lent, la précision dépend du scan, et l'écriture manuscrite n'est pas lue.
• L'export est toujours aplati : un PDF ou un PNG fait d'images. Un fichier Word revient en PDF.

La formule Free couvre 3 documents par jour, 10 pages chacun, le Marqueur noir, les détecteurs de base et 3 règles personnalisées. Pro coûte 9,90 € HT par mois ou 99 € HT par an, avec documents et pages illimités, mode Token, détecteurs de secrets techniques, règles et profils illimités. L'essai de 7 jours demande une carte bancaire. Rien n'est prélevé aujourd'hui.

Team coûte 24,90 € HT par utilisateur et par mois, ou 249 € HT par utilisateur et par an, avec 3 sièges minimum. Chaque siège a Pro et un support prioritaire par e-mail. L'espace partagé, les invitations, les rôles et les journaux d'audit arrivent bientôt. Ils ne sont pas encore disponibles.