Briefkopf, Kopf- und Fußzeile: die Details, die ein Dokument verraten

Ein Brief, in dem jeder Name geschwärzt wurde, kann seinen Absender trotzdem verraten. Der Briefkopf, eine Fußzeile mit einem Dateipfad oder ein Faxdeckblatt verraten oft, wer die Seite verschickt hat. Nur den Fließtext zu schwärzen reicht nicht, wenn der Rand der Seite noch spricht.

Nehmen Sie Erika Mustermann, eine Compliance-Beauftragte, die einen Abmahnbrief schwärzt, bevor sie ihn an einen Journalisten weitergibt. Sie schwärzt jeden Absatz, vergisst aber die Fußzeile, die weiterhin die Handelsregisternummer ihres Unternehmens und ihren eigenen Dateipfad zeigt. Der Brief ist überhaupt nicht anonym.

Warum versteckt ein geschwärzter Fließtext den Absender nicht?

Ein Briefkopf ist meist getippter Text, kein Bild. Word und PDF-Programme speichern ihn als normale Zeichen, sodass ein Schwärzungswerkzeug, das nur die Mitte der Seite liest, ihn völlig übersieht. Firmenname, Adresse und Registernummer stehen außerhalb der Absätze, die man normalerweise prüft.

• Firmenname und Rechtsform, etwa SARL, GmbH oder Ltd
• Registernummer: SIREN und RCS-Stadt in Frankreich, Handelsregisternummer in Deutschland, company number im Vereinigten Königreich
• Eingetragene Anschrift, manchmal getrennt von einer Rechnungs- oder Standortadresse
• Telefonnummer, E-Mail und Website, klein gedruckt ganz oben oder ganz unten
• Stammkapital oder eine Umsatzsteuer-Angabe, wenn die Vorlage eine enthält

Was muss auf einem Geschäftsbrief rechtlich stehen?

Geschäftsbriefe sind in weiten Teilen Europas nicht formfrei. Frankreich, Deutschland und das Vereinigte Königreich zwingen ein Unternehmen jeweils dazu, bestimmte Angaben zu drucken, bevor es auch nur ein Wort Inhalt schreibt. Die Regeln unterscheiden sich, aber alle drei machen den Absender rechtlich nachverfolgbar. Dies ist ein allgemeiner Überblick, keine Rechtsberatung: Prüfen Sie einen ungewöhnlichen Fall mit einem Anwalt des betreffenden Landes.

Was versteckt sich sonst noch in einer Kopf- oder Fußzeile?

Rechtliche Angaben sind nicht das einzige Risiko. Kopf- und Fußzeilen tragen auch Arbeitsdetails, die niemand veröffentlichen wollte, etwa einen gespeicherten Dateipfad, einen Kundencode oder eine Versionsnummer. Diese Felder aktualisieren sich von selbst, sodass eine einmal erstellte Vorlage jahrelang dasselbe Detail preisgeben kann.

• Dateipfad, oft beginnend mit einem Windows-Ordner, der einen echten Benutzernamen enthält
• Kunden-, Akten- oder Projektcodes zur internen Sortierung von Dokumenten
• Entwurfs- oder Versionshinweise wie Entwurf v3 oder Nur intern
• Seitenzahlen sowie ein automatisch eingefügtes Druckdatum oder eine Uhrzeit
• Die Eigenschaft Autor des Dokuments, ausgefüllt aus den gespeicherten Einstellungen der Software

Microsofts eigene Anleitung zeigt, wie automatisch das ablaufen kann. Das Feld Dateiname in Word, eingefügt über Einfügen, dann Kopfzeile oder Fußzeile, dann Schnellteile und Feld, druckt den gespeicherten Dateinamen. Ist die Pfadoption aktiviert, druckt es auch den vollständigen Ordnerpfad, ohne dass jemand ihn von Hand eintippt.

Warum kann eine Kopfzeile auf manchen Seiten verschwinden?

Eine Kopfzeile ist nicht auf jeder Seite gleich. Die Word-Option Erste Seite anders, beschrieben in Microsofts eigenen Support-Seiten, löscht Kopf- und Fußzeile auf der ersten Seite, damit dort eine eigene Version eingegeben werden kann.

Diese einzelne Option erklärt einen häufigen Fehler. Jemand schwärzt die Fußzeile, die er auf Seite eins sieht. Dann exportiert er die Datei, ohne Seite zwei zu prüfen, wo die ursprüngliche Fußzeile noch vollständig gedruckt wird. Word bietet außerdem eine Option Gerade und ungerade Seiten unterschiedlich. Das ist ein weiterer Weg, wie eine Kopfzeile auf einer Seite leer und auf der nächsten vollständig aussehen kann.

Wie prüft man Kopf- und Fußzeilen vor dem Versand eines Dokuments?

1. 1Blättern Sie durch jede Seite der fertigen Datei, nicht nur die erste und die letzte.
2. 2Suchen Sie im Dokument nach dem Namen des Absenders, seiner Domain und jedem Dateipfad-Fragment wie C:\Users.
3. 3Aktivieren Sie Erste Seite anders und Gerade und ungerade Seiten unterschiedlich, um jede versteckte Version der Kopfzeile zu sehen.
4. 4Prüfen Sie, ob ein Faxdeckblatt oder eine gescannte Kopfzeile vor dem eigentlichen Inhalt geheftet ist.
5. 5Lesen Sie die Signatur am Ende jeder Nachricht in einem ausgedruckten E-Mail-Verlauf, nicht nur der ersten.

ONYRI Sanitize durchsucht bei einer solchen Prüfung die gesamte Seite, Kopf- und Fußzeile eingeschlossen. Die Erkennung findet Firmennamen mit Rechtsform, registerartige Nummern, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Anschriften, wo immer sie stehen. Ein Logo oder eine Briefkopfgrafik übernimmt stattdessen das Werkzeug Bereich ziehen. Die Grenze: Ein einfacher Kundencode oder ein ungewöhnlicher Dateipfad braucht eine eigene Regel, weil nichts ihn von selbst als Kennung markiert.

Das alles muss nicht kompliziert sein. Lesen Sie jede Seite noch einmal, nachdem die Schwärzung angewendet wurde, nicht nur die Absätze, die absichtlich bearbeitet wurden. Briefkopf, Fußzeile und Faxdeckblatt gehören genauso zum Dokument und verraten oft mehr als der Text selbst.