Papiers à en-tête, en-têtes et pieds de page : ce qui identifie un document

Une lettre dont chaque nom est masqué peut encore trahir son expéditeur. L'en-tête, un pied de page avec un chemin de fichier ou une page de garde de fax indiquent souvent qui a envoyé la page. Masquer le corps ne suffit pas si les marges parlent encore.

Prenons Claire Exemple, une responsable conformité qui caviarde une lettre de mise en garde avant de la transmettre à un journaliste. Elle noircit chaque paragraphe, mais oublie le pied de page, qui affiche toujours le numéro d'immatriculation de son entreprise et son propre chemin de fichier. La lettre n'est pas du tout anonyme.

Pourquoi masquer le corps du texte ne cache-t-il pas l'expéditeur ?

Un papier à en-tête est en général du texte tapé, pas une image. Un outil de caviardage centré sur le milieu de la page peut donc le manquer entièrement. Le nom de l'entreprise, l'adresse et le numéro d'immatriculation se trouvent en dehors des paragraphes que l'on vérifie d'habitude.

• Nom de l'entreprise et forme juridique, comme SARL, GmbH ou Ltd
• Numéro d'immatriculation : SIREN et ville du RCS en France, numéro de Handelsregister en Allemagne, company number au Royaume-Uni
• Adresse du siège, et parfois une adresse de facturation ou de site distincte
• Téléphone, e-mail et site web, imprimés en petits caractères tout en haut ou tout en bas
• Capital social ou un numéro de TVA, quand le modèle en comporte un

Que doit légalement porter une lettre commerciale ?

Les lettres commerciales ne sont pas libres de forme dans la majeure partie de l'Europe. La France, l'Allemagne et le Royaume-Uni obligent une entreprise à imprimer des mentions précises avant d'écrire un seul mot de contenu. Les règles diffèrent, mais toutes rendent l'expéditeur traçable par la loi. Ceci est un aperçu général, pas un avis juridique : pour un document inhabituel, consultez un avocat du pays concerné.

Que cache encore un en-tête ou un pied de page ?

Les mentions légales ne sont pas le seul risque. Les en-têtes et pieds de page portent aussi des détails de travail que personne ne voulait publier. On y trouve un chemin de fichier, un code client ou un numéro de version. Ces champs se mettent à jour seuls, si bien qu'un modèle créé une fois peut fuiter le même détail pendant des années.

• Chemin de fichier, souvent avec un dossier Windows contenant un vrai nom d'utilisateur
• Codes client, dossier ou projet, utilisés pour le classement interne
• Mentions de brouillon ou de version, comme Brouillon v3 ou Usage interne uniquement
• Numéros de page, date ou heure d'impression, ajoutées automatiquement
• La propriété Auteur du document, remplie à partir des réglages enregistrés du logiciel

Les instructions de Microsoft montrent à quel point cela peut être automatique. Le champ NomFichier de Word s'insère depuis Insertion, puis En-tête ou Pied de page, puis Composants rapides et Champ. Il imprime le nom du fichier et, si l'option du chemin est cochée, le dossier complet, sans que personne ne l'ait tapé.

Pourquoi un en-tête peut-il disparaître sur certaines pages ?

Un en-tête n'est pas toujours identique sur chaque page. L'option Première page différente de Word efface l'en-tête et le pied de page de la première page. Une version distincte peut alors y être tapée, comme le décrivent les pages d'assistance de Microsoft.

Cette simple case à cocher explique une erreur courante. Quelqu'un caviarde le pied de page vu sur la première page, puis exporte le fichier sans vérifier la deuxième, où l'original s'imprime encore en entier. Word propose aussi une option Pages paires et impaires différentes, une autre façon pour un en-tête de sembler vide puis complet d'une page à l'autre.

Comment vérifier les en-têtes et pieds de page avant d'envoyer un document ?

1. 1Faites défiler chaque page du fichier final, pas seulement la première et la dernière.
2. 2Recherchez dans le document le nom de l'expéditeur, son domaine et tout fragment de chemin du type C:\Users.
3. 3Activez Première page différente et Pages paires et impaires différentes pour voir chaque version cachée de l'en-tête.
4. 4Vérifiez la présence d'une page de garde de fax ou d'un en-tête scanné agrafé devant le contenu réel.
5. 5Lisez la signature au bas de chaque message d'un fil d'e-mails imprimé, pas seulement du premier.

ONYRI Sanitize analyse toute la page lors de ce type de vérification, en-tête et pied de page compris. L'outil détecte les noms d'entreprise suivis d'une forme juridique, les numéros d'immatriculation, les e-mails, les téléphones et les adresses, où qu'ils se trouvent. Un logo ou un graphisme de papier à en-tête relève plutôt de l'outil Tracer une zone. Sa limite : un simple code client ou un chemin de fichier inhabituel demande une règle personnalisée. Rien ne le signale comme un identifiant en soi.

Rien de tout cela n'a besoin d'être compliqué. Relisez chaque page une fois le masquage appliqué, pas seulement les paragraphes modifiés exprès. Le papier à en-tête, le pied de page et la page de garde de fax font aussi partie du document. Ils en disent souvent plus que le texte.