Lehrkräfte und Schulen: Schülerdaten richtig anonymisieren

Erika Mustermann unterrichtet Geschichte in der neunten Klasse. Ihre Schule hat sie gerade gebeten, die Klausuren des letzten Halbjahres an eine externe Zweitkorrektur zu schicken. Sie fragt sich, was sie schwärzen soll, und warum Daten von Kindern mehr Vorsicht brauchen als die meisten anderen Unterlagen. Dieser Leitfaden erklärt, was das Gesetz schützt, und wie Sie ein Zeugnis, eine Klassenliste oder eine Klausur vorbereiten, bevor sie die Schule verlässt.

Schulen erstellen jede Woche Unterlagen über Kinder. Zeugnisse, Klassenlisten, Vorfallprotokolle und Klausuren tragen Namen, Geburtsdaten und manchmal Gesundheitshinweise. Jedes dieser Dokumente kann bei einer Aufsichtsbehörde, einer anderen Schule, einer Zweitkorrektur oder einer Forschungseinrichtung landen. Die Frage ist nicht, ob Sie diese Dokumente weitergeben. Es geht darum, wie viel von der Identität eines Kindes dabei sichtbar bleibt.

Warum brauchen Daten von Kindern besonderen Schutz?

Erwägungsgrund 38 der DSGVO, der europäischen Datenschutz-Grundverordnung, besagt, dass Kinder einen besonderen Schutz ihrer personenbezogenen Daten verdienen, weil sie sich der Risiken und ihrer eigenen Rechte weniger bewusst sind. Dieser Erwägungsgrund erklärt den Hintergrund von Artikel 8 der DSGVO, zur Einwilligung von Kindern. Als EU-Verordnung gilt die DSGVO unmittelbar und einheitlich in jedem Mitgliedstaat. Eine Schule in Frankreich, Deutschland oder Irland startet also von derselben Regel aus.

In der Praxis heißt das: weniger weitergeben, nicht mehr. Ein zehnjähriges Kind kann einer Datenübermittlung nicht so widersprechen wie ein erwachsener Beschäftigter. Die Verantwortung liegt deshalb bei den Erwachsenen, die die Unterlagen bearbeiten: Namen und Details maskieren, bevor ein Dokument die Schule verlässt, nicht erst nach einer Beschwerde.

Was verlangt Frankreich? Die CNIL und die INE-Nummer

In Frankreich veröffentlicht die CNIL, die nationale Datenschutzbehörde, Empfehlungen für Schulen und Betreuungseinrichtungen. Sie behandelt konkrete Fälle: was eine Schule bei der Anmeldung verlangen darf, die Einwilligung, bevor eine Kantine die Hand eines Kindes scannt, Grenzen für Videoüberwachung, und Regeln für die Aufsicht während einer Online-Prüfung. Jeder Fall führt zur selben Pflicht zurück: nur zu erheben, was die Aufgabe wirklich braucht.

Französische Schülerinnen und Schüler tragen außerdem eine INE, die nationale Schülernummer. Ein offizieller Beschluss vom Juni 2023 beschreibt die INE als Jahrescode plus eine bedeutungslose Ordnungsnummer, gedacht, um den Bildungsweg zu verfolgen, ohne persönliche Details preiszugeben. Behandeln Sie die INE wie einen Namen: maskieren Sie sie, bevor ein Dokument die Schule verlässt.

Was verlangen die USA? Die FERPA-Anonymisierungsregel

In den USA erlaubt das Gesetz FERPA (Family Educational Rights and Privacy Act) einer Schule, Bildungsunterlagen ohne Einwilligung weiterzugeben, sobald sie deidentifiziert sind. Nach der Vorschrift 34 CFR 99.31(b) muss die Schule vernünftigerweise sicherstellen, dass die Identität einer Schülerin oder eines Schülers nicht erkennbar bleibt, auch nicht durch Verknüpfung mit anderen Informationen, die der Empfänger bereits hat. Dieser letzte Punkt zählt: Schon eine kleine Klassenliste kann jemanden allein über die Note oder den Sitzplatz erkennbar machen.

Was verlangen Deutschland und das Vereinigte Königreich?

In Deutschland liegen die Regeln bei den Bundesländern. Empfehlungen der sächsischen Datenschutzbehörde erlauben einen Notenspiegel ohne Namen, da darin niemand erkennbar ist. Details an die Schulaufsicht weiterzugeben ist zulässig, doch dieselbe Empfehlung rät, die Unterlagen wo möglich zu anonymisieren, bevor sie die Schule verlassen.

Im Vereinigten Königreich nennt die ICO, die britische Datenschutzbehörde, zwei Wege, wie man die Unterlagen eines Kindes einsehen kann. Der erste Weg ist ein Antrag auf personenbezogene Daten nach Datenschutzrecht. Der zweite Weg ist ein Antrag auf die offizielle Schulakte, nach eigenen Bildungsvorschriften. So oder so sollte die Schule schon wissen, was in einer Akte steht und wer darin genannt wird. Nichts davon bremst den normalen Schulalltag. Es verlangt nur, vor dem Versand kurz nachzudenken.

Klausuren für die Zweitkorrektur: Was muss raus?

Eine externe Zweitkorrektur braucht oft echte Klausurbögen, keine Zusammenfassungen. Der naheliegende Schritt ist, das Deckblatt mit dem Namen zu entfernen. Das allein reicht nicht. Eine Handschrift identifiziert fast so zuverlässig wie ein Name, ebenso ein Name, der noch einmal im Text, am Rand oder auf einer Skizze steht.

1. 1Ersetzen Sie den Namen durch eine Kandidatennummer, bevor Sie scannen oder kopieren.
2. 2Prüfen Sie jede Seite auf einen wiederholten Namen, nicht nur das Deckblatt.
3. 3Schauen Sie in die Ränder, auf Skizzen und die Rückseite der letzten Seite.
4. 4Bewahren Sie die Namens-Nummern-Liste getrennt von der Kopie für die Zweitkorrektur auf.
5. 5Lassen Sie eine zweite Person eine Stichprobe prüfen, bevor Sie den Stapel verschicken.

Dokument für Dokument: Was sollten Sie maskieren?

ONYRI Sanitize ist ein Werkzeug, das im Browser läuft und genau für solche Unterlagen gedacht ist. Es maskiert Namen, Geburtsdaten und Adressen in einem Zeugnis oder einem Brief, bevor Sie es verschicken, und eine eigene Regel kann ein Format wie die INE erkennen. Seine Grenze: Bei einer gescannten Klausur liest die geräteinterne Texterkennung keine Handschrift. Decken Sie einen handschriftlichen Namen daher ab, bevor Sie die Seite scannen.

Nichts davon muss den Schulalltag verlangsamen. Entscheiden Sie vor dem Versand, was ein Dokument wirklich braucht, nicht danach. Maskieren Sie zuerst, was ein Kind erkennbar macht, bewahren Sie den Schlüssel auf einer getrennten Liste auf, und prüfen Sie eine Stichprobe, bevor der ganze Stapel rausgeht.