Manuell schwärzen oder ONYRI Sanitize: ein ehrlicher Vergleich

Manuelles Schwärzen im PDF-Editor gibt Ihnen volle Kontrolle und kann die Datei durchsuchbar lassen. ONYRI Sanitize findet sensible Daten für Sie, direkt im Browser, und exportiert immer eine gerasterte Datei. Keines von beiden entscheidet, was verborgen werden muss: Dieses Urteil bleibt bei Ihnen. Bei langen Dokumenten ist die Kombination oft der beste Weg.

Wir entwickeln ONYRI Sanitize. Lesen Sie den Vergleich mit diesem Wissen. Hersteller zitieren wir aus ihrer eigenen Dokumentation, Stand September 2026.

Was unterscheidet manuelles Schwärzen von automatischer Erkennung?

Von Hand sind Sie selbst der Detektor: Sie lesen, markieren jeden Namen und jede Nummer und wenden die Schwärzung an. In Adobe Acrobat gibt es das Werkzeug „PDF schwärzen“ laut Adobes Anleitung nur in Acrobat Pro, Premium oder Studio. Angewendete Schwärzungen werden dauerhaft entfernt. Eine Option am Ende entfernt auch verborgene Informationen wie Kommentare, Metadaten oder ausgeblendete Ebenen.

Bei der automatischen Erkennung schlägt die Software vor, und Sie entscheiden. Sie legen ein PDF, eine Word-Datei oder einen Scan in ONYRI Sanitize ab. Rund 40 Detektoren suchen Namen, E-Mail-Adressen, IBAN, Kartennummern, Ausweisnummern und mehr. Sie prüfen jeden Treffer und laden dann herunter. Die Datei wird nie hochgeladen.

Wie schneiden beide Wege in 8 Kriterien ab?

Wann ist ein Desktop-Werkzeug die bessere Wahl?

• Sie brauchen ein durchsuchbares Ergebnis. Ein Desktop-Werkzeug kann die markierten Wörter entfernen und den übrigen Text behalten. ONYRI Sanitize exportiert nur Bilder.
• Sie nummerieren Unterlagen für ein Verfahren. Die Bates-Nummerierung gibt jeder Seite eine eindeutige Kennung. Adobe beschreibt sie für Acrobat Pro. ONYRI Sanitize hat nichts Vergleichbares.
• Sie müssen etwas verbergen, das kein Text ist: eine Unterschrift, ein Gesicht, einen Stempel. Laut Adobe schwärzt Acrobat Pro auch Bilder. ONYRI Sanitize schwärzt nur Text: was die Detektoren finden und was Sie selbst eintragen.
• Ihre Datei hat Hunderte Seiten. ONYRI Sanitize wandelt jede Seite auf Ihrem Gerät in ein Bild um, und die OCR für Scans ist langsamer.
• Sie müssen eine bearbeitbare Word-Datei zurückgeben. ONYRI Sanitize liefert ein PDF.

Gehört einer dieser Fälle zu Ihrem Alltag, behalten Sie Ihr Desktop-Programm. Ein Detektor kann trotzdem als zweites Paar Augen dienen.

Wann gewinnt die automatische Erkennung?

• Lange Dokumente. Ein Vertrag mit 60 Seiten nennt Erika Mustermann 45-mal. Ein Detektor wird auf Seite 52 nicht müde.
• Daten, die das Auge überspringt. Kartennummern werden mit dem Luhn-Algorithmus geprüft. IBAN, Steuernummern, Einmalcodes und SSH-Schlüssel haben eigene Detektoren.
• Dokumente für einen KI-Assistenten. Der Token-Modus (ab Pro) ersetzt jeden Wert durch ein einheitliches Etikett wie [NAME1]. Der Text bleibt lesbar. Das ist Pseudonymisierung.
• Vertrauliche Dateien. Der Landesbeauftragte für den Datenschutz (LfD) Niedersachsen hält Online-Tools für ungeeignet, bei denen man die Originaldatei in die Cloud laden muss. Hier verlässt die Datei den Browser nicht.
• Gelegentlicher Bedarf. Keine Installation: Das Werkzeug läuft im Webbrowser.

Was löst keine der beiden Methoden?

Das Urteil. Kein Werkzeug weiß, warum Sie ein Dokument weitergeben und an wen. Ein Schreiben erwähnt, dass der einzigen Kardiologin einer Kleinstadt gekündigt wurde. Kein Name fällt, und doch weiß jeder, wer gemeint ist. ONYRI Sanitize hat zudem keinen Detektor für medizinische Begriffe, Gehälter als solche oder Firmennamen: Solche Angaben ergänzen Sie über eigene Regeln oder das Feld „Außerdem schwärzen“.

Nach Erwägungsgrund 26 der DSGVO (EU) betreffen pseudonymisierte Daten, die sich mit zusätzlichen Informationen einer Person zuordnen lassen, weiter eine identifizierbare Person. Ein geschwärztes Dokument ist also nicht automatisch anonym, und Schwärzen allein macht eine Datei nicht DSGVO-konform. Die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte rät, das Ergebnis gründlich auf Schwärzungslücken zu prüfen.

Wie kombinieren Sie beides in der Praxis?

1. 1Behalten Sie Ihre Originaldatei. ONYRI Sanitize kann aus dem Export nichts wiederherstellen.
2. 2Starten Sie mit der automatischen Erkennung. Sie fängt wiederholte Namen und Nummern ab.
3. 3Prüfen Sie jeden Treffer. Entfernen Sie das Häkchen bei Fehlalarmen. Ergänzen Sie Begriffe, die nur Sie kennen, etwa einen Projektnamen.
4. 4Laden Sie die gerasterte Datei herunter. Prüfen Sie auch den Dateinamen: Ein Name wie vertrag-erika-mustermann verrät die Person.
5. 5Bleibt eine Unterschrift oder ein Foto übrig? Schwärzen Sie es im Desktop-Programm.
6. 6Lassen Sie eine zweite Person prüfen. Versuchen Sie, Text unter einem Balken zu markieren.

Brauchen Sie ein durchsuchbares Ergebnis? Nutzen Sie die Trefferliste als Checkliste und schwärzen Sie dann im Desktop-Programm. Geben Sie die Word-Datei selbst weiter? Lassen Sie vorher die Dokumentprüfung von Microsoft über eine Kopie laufen: Sie findet Kommentare, Überarbeitungsmarkierungen und ausgeblendeten Text.

Was kostet welcher Weg?

Von Hand zahlen Sie eine Lizenz und Ihre Zeit. Adobes Preisseite (September 2026) nennt das Schwärzen bei Acrobat Pro und Studio, nicht bei Standard. LibreOffice ist quelloffen. Seine Hilfe beschreibt eine Funktion, die geschwärzte Inhalte im exportierten PDF durch Pixel ersetzt.

ONYRI Sanitize hat einen Free-Tarif: 3 Dokumente pro Tag, je 10 Seiten, Modus Schwarzer Marker, Basis-Detektoren, 3 eigene Regeln. Pro kostet 9,90 € im Monat oder 99 € im Jahr, jeweils zzgl. MwSt.: unbegrenzte Dokumente und Seiten, Token-Modus, Detektoren für technische Secrets wie API-Schlüssel, unbegrenzte Regeln und Profile. Die 7-Tage-Testphase verlangt eine hinterlegte Karte; heute wird nichts abgebucht. Team kostet 24,90 € pro Nutzer und Monat zzgl. MwSt., mindestens 3 Plätze; gemeinsamer Arbeitsbereich, Rollen und Audit-Logs folgen in Kürze.

Die Grenzen gehören zum Preis. Die Erkennung ist nicht lückenlos. Die OCR hängt von der Scanqualität ab. Aus dem Export lässt sich nichts wiederherstellen. Wenn Sie das blockiert, wählen Sie ein Desktop-Werkzeug.