Von Hand schwärzen in ONYRI Sanitize: auswählen, ziehen, suchen

Sie laden einen gescannten Vertrag in ONYRI Sanitize, und die Erkennung findet IBAN und Sozialversicherungsnummer in Sekunden. Doch eine handschriftliche Unterschrift und ein Firmenlogo im Briefkopf sind für einen Detektor nur Pixel. Dafür gibt es die Schwärzungswerkzeuge: Sie wählen ein Wort aus, ziehen ein Rechteck, oder durchsuchen das Dokument, und schwärzen selbst.

Warum braucht die automatische Erkennung eine manuelle Ergänzung?

ONYRI Sanitize nutzt rund 40 Detektoren in sechs Familien: Namen, IBAN, Telefonnummern, Ausweisnummern je nach Land, und mehr. Ein Detektor liest Text und erkennt Muster. Er kann kein Foto ansehen und ein Gesicht erkennen, und er liest keine Handschrift. Er kann auch nicht erraten, dass ein Begriff nur in Ihrem Unternehmen sensibel ist. Ein Projektname sieht überall sonst wie ein ganz normales Wort aus.

• Eine Unterschrift, ein Stempel oder ein Firmenlogo
• Ein Gesicht oder ein Foto im Dokument
• Ein Strichcode oder ein QR-Code
• Handschrift neben gedrucktem Text
• Ein Codename oder Spitzname ohne passende Regel

Was sind die drei manuellen Werkzeuge?

Über den Seiten bündelt eine Leiste namens Schwärzungswerkzeug drei Aktionen: Text auswählen, Bereich ziehen, und Im Dokument suchen. Wählen Sie Text auswählen oder Bereich ziehen, um direkt auf der Seite zu arbeiten, oder wechseln Sie zu Im Dokument suchen und tippen Sie Ihren Begriff ein. Eine von Hand gesetzte Schwärzung verhält sich genau wie eine vom Detektor gefundene: gleiche Vorschau, gleicher Token-Modus, gleicher Download.

Wählen Sie ein Wort aus, oder ziehen Sie über mehrere, und eine Blase erscheint. Kommt der Text mehr als einmal vor, haben Sie zwei Optionen: „Alle 4 Vorkommen schwärzen“ oder „Nur diese Stelle“. Ein nur einmal vorkommender Begriff zeigt stattdessen einen einzelnen Knopf „Schwärzen“.

Bereich ziehen funktioniert genauso, nur mit einem Rechteck statt Text. Ziehen Sie über eine Unterschrift, ein Logo, einen Stempel oder einen Strichcode, und lassen Sie los. Die Form wird zu einer Schwärzung, genau in der Größe, die Sie eingekreist haben, nicht mehr.

Im Dokument suchen findet jedes Vorkommen eines Begriffs auf allen Seiten, ohne Groß- und Kleinschreibung zu beachten, auch über zwei Zeilen hinweg. Tippen Sie den Namen eines Kunden oder eine Referenznummer ein. Ein Knopf zeigt dann „Alle 6 Treffer schwärzen“, oder „Treffer schwärzen“, wenn es nur einen gibt.

Es sich anders überlegt? Klicken Sie auf eine bestehende Schwärzung, und eine Blase bietet „Nicht schwärzen“ an. Rückgängig macht Ihre letzte Aktion Schritt für Schritt rückgängig, und reagiert auch auf Strg+Z oder Cmd+Z. Nutzen Sie beides so oft wie nötig.

Wie sehen diese Werkzeuge an einem echten Dokument aus?

So sehen diese Werkzeuge an einem echten Dokument aus.

Eine Unterschrift auf einem gescannten Vertrag

Erika Mustermann scannt einen unterschriebenen Mietvertrag, bevor sie ihn an ihre Versicherung schickt. Das Unterschriftenfeld auf Seite 3 ist eine Fotografie von Tinte, die kein Detektor lesen kann. Sie wechselt zu Bereich ziehen, zieht ein Rechteck über beide Unterschriften, und sie verschwinden in Sekunden aus der Vorschau.

Nach einem Kunden-Codenamen suchen

Eine Beraterin anonymisiert einen Bericht, bevor er zu einer Partnerkanzlei geht. Im Dokument heißt der Kunde nur „Projekt Falke“, zwölfmal, und kein Detektor weiß, dass dieser Ausdruck zählt. Sie tippt ihn in Im Dokument suchen ein und klickt auf „Alle 12 Treffer schwärzen“. Ein Klick, jede Erwähnung verschwindet.

Ein Wort, das die Regeln übersehen haben

Die Detektoren erkennen eine offizielle Ausweisnummer, aber nicht den Spitznamen, den ein Kollege in einer Besprechungsnotiz benutzt hat. Beim Lesen der Vorschau entdeckt jemand „Großer Mike“ neben einem echten Namen. Er wählt die Wörter aus, klickt auf „Alle 3 Vorkommen schwärzen“, und der Spitzname verschwindet überall, wo er stand.

Was wird aus einer manuellen Schwärzung im Token-Modus und im Download?

Im Token-Modus erhält ein geschwärzter Begriff eine Kennung statt eines schwarzen Balkens. Schwärzen Sie alle Vorkommen auf einmal, erhält jede Stelle dieselbe Kennung. Wählen Sie stattdessen „Nur diese Stelle“, erhält genau diese Stelle eine eigene Kennung, etwa [M1]. Ein gezogenes Rechteck erhält ebenfalls eine eigene, etwa [Z1]. Eine vollständige Anonymisierung ist das trotzdem nicht. Laut Erwägungsgrund 26 der DSGVO gelten pseudonymisierte Daten, die sich mit zusätzlichen Informationen noch zuordnen lassen, weiterhin als personenbezogen.

Deshalb ist auch jeder Export, manuelle Schwärzungen eingeschlossen, ein flach gerendertes Bild. Es ist ein brandneues PDF oder PNG, neu aus den Seiten aufgebaut, ohne versteckten Text unter der Markierung. Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen warnt: Ein schwarzer Balken über Text in einem PDF funktioniert nicht. Der Text bleibt darunter erhalten und lässt sich oft wiederherstellen.

Kommentare und Dokumenteigenschaften des Originals werden ebenfalls nicht übernommen. Microsofts eigener Dokumentprüfer arbeitet nach demselben Prinzip: Er entfernt versteckte Daten aus einer Office-Datei, bevor Sie sie teilen.

Ist manuelles Schwärzen in jedem Tarif verfügbar?

Ja. Text auswählen, Bereich ziehen und Im Dokument suchen funktionieren im Free-, Pro- und Team-Tarif genau gleich. Der Free-Tarif begrenzt weiterhin auf 3 Dokumente pro Tag, 10 Seiten je Dokument, und nur den Schwarzen Marker. Manuelles Schwärzen hebt diese Grenzen nicht auf: Es arbeitet einfach innerhalb von ihnen.

Die automatische Erkennung deckt die Muster ab, die ein Computer zuverlässig liest. Diese drei Werkzeuge decken den Rest ab: die Unterschrift, den Codenamen, das eine Wort, das nur Sie als sensibel erkennen würden.