Wie Sie eine Kopie Ihres Ausweises sicher weitergeben

Schwärzen Sie die Dokumentennummer, die maschinenlesbare Zone und jedes Feld, das der Empfänger nicht braucht. Fügen Sie ein Wasserzeichen mit Empfänger, Zweck und Datum hinzu. Senden Sie nur eine Datei über einen Weg, den Sie kontrollieren, und löschen Sie überzählige Kopien, sobald der Vorgang erledigt ist.

Dieser Ratgeber behandelt Deutschland, Frankreich, Großbritannien und die USA, Stand September 2026. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land und je nachdem, wer fragt. Er ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

Wer darf rechtmäßig eine Kopie Ihres Ausweises verlangen?

Ein Vermieter fragt danach für eine Mietbewerbung. Eine Bank fragt danach bei der Kontoeröffnung, weil das Geldwäschegesetz es verlangt. Eine Website fragt danach, um Ihr Alter zu prüfen oder eine Bonitätsauskunft einzuholen.

Nicht jede Anfrage ist zulässig. Die französische Datenschutzbehörde CNIL ist hier eindeutig. Ein Hotel darf Sie bitten, Ihren Ausweis vorzuzeigen, um Ihre Staatsangehörigkeit zu prüfen. Das kommt oft vor, wenn ein ausländischer Gast das Meldeformular ausfüllen muss. Das Hotel darf aber nie eine Kopie davon anfertigen.

Derselbe Grundsatz gilt umgekehrt. Wenn Sie bei einem Unternehmen Ihre eigenen Daten einsehen wollen, darf es laut CNIL keine Ausweiskopie als Routineschritt verlangen. Oft reicht eine Kundennummer zusammen mit Ihrem Namen. Eine Kopie ist nur gerechtfertigt, wenn das Unternehmen, in den Worten der CNIL, einen begründeten Zweifel an Ihrer Identität hat.

Was dürfen Sie auf einem Ausweis schwärzen?

Lassen Sie sichtbar, was Ihre Identität belegt: Name, Foto und das Gültigkeitsdatum der Karte. Schwärzen Sie, was der Empfänger für seine Entscheidung nicht braucht. Das deutsche Personalausweisgesetz verlangt, dass jede Kopie eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar ist, damit sie nie für das Original gehalten werden kann.

Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, kurz LDI NRW, ist hier eindeutig. Für die Identifizierung sind in der Regel nur Name, Anschrift und Gültigkeitsdauer nötig. Der Rest darf geschwärzt werden, darunter Zugangs- und Seriennummer, Staatsangehörigkeit, Größe, Augenfarbe und sogar das Foto. In der Praxis möchten die meisten Empfänger trotzdem Namen und Foto zusammen sehen, um zu prüfen, ob die Kopie wirklich zu Ihnen gehört.

Paragraf 20 des Personalausweisgesetzes ist hier klar. Jede Kopie muss eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein, zum Beispiel durch das Wort Kopie. So kann sie niemals mit dem Original verwechselt werden.

Wie fügen Sie ein Wasserzeichen mit Zweckangabe hinzu?

Ein Wasserzeichen ist ein kurzer Textvermerk über dem Bild. Er verdeckt keine Daten, verknüpft die Kopie aber mit einem Empfänger und einem Zweck. Formulieren Sie ihn in drei Teilen: Empfänger, Zweck und Datum. Zum Beispiel: Kopie des Ausweises von Erika Mustermann, für die Beispielbank, Kontoeröffnung, 26. September 2026.

1. 1Speichern Sie den Ausweis als PDF oder Bild, und lassen Sie die Originaldatei unverändert.
2. 2Schwärzen Sie die oben genannten Felder mit einer blickdichten Fläche, nie mit einem durchsichtigen Kasten.
3. 3Öffnen Sie ein Wasserzeichen-Werkzeug wie Filigrane Facile, betrieben vom französischen Staat.
4. 4Tragen Sie Empfänger, Zweck und Datum als Wasserzeichentext ein.
5. 5Laden Sie die gekennzeichnete Kopie herunter und senden Sie nur diese, nie die unveränderte Originaldatei.

Filigrane Facile wird von DossierFacile betrieben, dem staatlichen Team für die digitale Mietbewerbungsakte, und ohne Bezahlung bereitgestellt. Der Dienst fügt einer JPG-, PNG- oder PDF-Datei genau diese Art von Wasserzeichen hinzu. Laut eigener Angabe wird die hochgeladene Datei sofort nach dem Herunterladen der gekennzeichneten Kopie gelöscht und für nichts anderes verwendet. Er ist nicht auf französische Dokumente beschränkt: Er funktioniert mit jedem Foto oder PDF, unabhängig vom Ausstellungsland.

Wie schwärzen und prüfen Sie eine gescannte Kopie?

Arbeiten Sie an einer Kopie, nie am Scan, den Sie behalten wollen. Nutzen Sie ein Werkzeug, das den Text oder die Pixel unter der Schwärzung entfernt, nicht eines, das nur einen Kasten darüberlegt. Versuchen Sie danach, den Text unter jeder Schwärzung zu markieren oder zu kopieren. Kommt etwas heraus, ist das Feld nicht wirklich geschwärzt.

Ein gescannter oder fotografierter Ausweis lässt sich auf diese Weise ebenfalls lesen. ONYRI Sanitize führt eine OCR direkt im Browser aus. OCR ist eine Software, die ein Bild in Text verwandelt. Sie schwärzt dabei die Dokumentennummer und weitere erkannte Werte, ohne die Datei hochzuladen. Ein Wasserzeichen fügt es nicht hinzu, und das Foto verwischt es nicht: Ergänzen Sie beides von Hand, bevor Sie die Kopie versenden.

• Nur die vom Empfänger verlangten Felder bleiben sichtbar.
• Das Wasserzeichen nennt Empfänger, Zweck und Datum.
• Kein Text erscheint, wenn Sie ein geschwärztes Feld zu markieren versuchen.
• Die Datei geht über einen Weg hinaus, den Sie kontrollieren, nicht über ein offenes Formular.

Was tun Sie, nachdem Sie die Kopie gesendet haben?

Bewahren Sie die Originaldatei auf: Die meisten Werkzeuge können einen geschwärzten Wert nicht wiederherstellen. Verrät schon der Dateiname etwas Persönliches, etwa Ihr voller Name zusammen mit dem Wort Reisepass, benennen Sie ihn vor dem Versand um. Löschen Sie überzählige Kopien von Ihrem Telefon, Ihrem Download-Ordner und den gesendeten Nachrichten Ihres Postfachs, sobald der Vorgang abgeschlossen ist.

In den USA gibt die Federal Trade Commission einen klaren Rat. Geben Sie Ihre Sozialversicherungsnummer nur weiter, wenn eine Stelle sie wirklich braucht, etwa die eigene Bank oder der Arbeitgeber. Fragen Sie vorher, wofür sie verwendet wird. Sie empfiehlt außerdem, Ausweisdokumente sicher aufzubewahren und alte Kopien vor dem Wegwerfen zu vernichten.

In Großbritannien gibt das Information Commissioner's Office einen ähnlichen Rat. Bewahren Sie Dokumente wie einen Reisepass oder einen Führerschein sicher auf. Melden Sie jeden Verlust oder Diebstahl sofort der ausstellenden Stelle. Dieselbe Regel gilt für digitale Kopien: Löschen Sie sie von jedem Gerät, sobald der Vorgang erledigt ist.