Anfragen nach dem Informationsfreiheitsgesetz: Was Sie schwärzen müssen

Eine Behörde muss die meisten Dokumente herausgeben, wenn jemand danach fragt. Aber dasselbe Gesetz, das diesen Zugang eröffnet, schützt auch die personenbezogenen Daten darin. Deshalb schwärzen Sie vor dem Versand Namen, Adressen und andere private Angaben, die das Gesetz schützt.

Was ist die Grundregel: herausgeben oder schützen?

Der Zugang zu amtlichen Dokumenten folgt einem einfachen Gedanken. Amtliche Unterlagen gehören der Öffentlichkeit, daher gilt die Herausgabe als Regelfall. Das Gesetz listet danach Ausnahmen auf: die nationale Sicherheit, ein laufendes Verfahren und, in jeder hier vorgestellten Rechtsordnung, personenbezogene Daten einer identifizierbaren Person. Die zuständige Stelle wendet die Ausnahme eng aus. Sie gibt das Dokument heraus, schwärzt aber nur den geschützten Teil, nicht die ganze Akte.

Wie vergleichen sich die EU, Frankreich, Deutschland, das Vereinigte Königreich und die USA?

Alle fünf Rechtsordnungen starten am selben Punkt. Die Herausgabe steht an erster Stelle. Personenbezogene Daten bilden die wiederkehrende Ausnahme, nicht die Regel. Die Formulierungen unterscheiden sich, von der deutschen Abwägung bis zum amerikanischen Maßstab des eindeutig ungerechtfertigten Eingriffs. In der Praxis führt das überall zur selben Gewohnheit: die Person schwärzen, den Rest herausgeben.

Wie schwärzt Frankreich personenbezogene Daten nach dem CRPA?

Frankreich nennt dieses Vorgehen occultation, auf Deutsch etwa Schwärzung. Schwärzen bedeutet, eine Angabe zu schwärzen oder zu entfernen. Artikel L311-6 des CRPA legt fest, was ein Dokument schützen muss: die Privatsphäre, die ärztliche Schweigepflicht und den Ruf einer namentlich genannten Person. Artikel L311-7 liefert die Lösung: Lassen sich diese Angaben schwärzen oder abtrennen, tut die Behörde genau das und gibt den Rest des Dokuments heraus.

• Vollständiger Name und Geburtsdatum einer Privatperson
• Privatadresse, private Telefonnummer und private E-Mail-Adresse
• Sozialversicherungsnummer oder Steueridentifikationsnummer
• Gesundheitsdaten, Gewerkschaftszugehörigkeit oder religiöse Überzeugung
• Bankverbindung und Gehalt einer namentlich genannten Beschäftigten

Wie bleibt das Dokument lesbar, und wie erklären Sie Ihre Schwärzungen?

Schwärzung soll Menschen schützen, nicht die ganze Geschichte verstecken. Schwärzen Sie einen Namen, aber lassen Sie den Satz drumherum stehen. Eine Leserin soll die Argumentation eines Berichts weiter verfolgen können, auch ohne Namen. Fügen Sie beim Versand eine kurze Begleitnotiz hinzu. Nennen Sie den Paragrafen für jede Schwärzung, wenn möglich Seite für Seite. Erika Mustermann, zuständig für Informationsfreiheit, schreibt eine Zeile pro Schwärzung, etwa: Seite vier, Name der Anwohnerin, Paragraf 5 IFG.

Wie sieht eine einfache Schwärzungsroutine Schritt für Schritt aus?

1. 1Lesen Sie das ganze Dokument und listen Sie jede personenbezogene Angabe auf.
2. 2Ordnen Sie jede Angabe einer echten gesetzlichen Ausnahme zu, nicht einer Vermutung.
3. 3Schwärzen Sie einheitlich: Verstecken Sie einen Namen einmal, verstecken Sie ihn überall.
4. 4Lassen Sie eine zweite Person die Schwärzungen vor dem Versand prüfen.
5. 5Rastern Sie die Datei in ein neues Dokument ohne verborgene Textebene.
6. 6Öffnen Sie die gerasterte Datei und suchen Sie nach den geschwärzten Wörtern. Es darf nichts erscheinen.

Bei einem größeren Stapel Briefe oder Berichte kostet diese Routine von Hand viel Zeit. ONYRI Sanitize kann den sich wiederholenden Teil beschleunigen. Das Tool schwärzt Namen, Adressen und Kennnummern direkt im Browser und exportiert dann ein gerastertes PDF ohne verborgene Textebene. Es kann nicht beurteilen, welche Schwärzung das Gesetz verlangt. Diese Entscheidung trifft weiterhin die zuständige Stelle vor der Herausgabe.

Wie rastern und prüfen Sie ein Dokument vor der Herausgabe?

Rastern verwandelt ein Dokument Seite für Seite in ein Bild seiner selbst. Darunter bleibt keine Textebene übrig, die sich kopieren oder durchsuchen lässt. Öffnen Sie die Datei vor dem Versand noch einmal wie eine Leserin. Suchen Sie nach den geschwärzten Wörtern. Zoomen Sie in jede geschwärzte Fläche hinein. Bleibt ein Wort sichtbar, ist die Datei noch nicht fertig.

• Jede personenbezogene Angabe entspricht einer echten gesetzlichen Ausnahme, nicht einer Vermutung
• Derselbe Name oder dieselbe Nummer ist überall geschwärzt, wo er oder sie vorkommt
• Die Datei ist gerastert, ohne verborgene Textebene darunter
• Kommentare, nachverfolgte Änderungen und Dokumenteigenschaften sind entfernt
• Sie können in einem Satz erklären, warum jede Schwärzung vorgenommen wurde