Eigene Regeln und Profile: schwärzen, was nur Ihr Unternehmen betrifft

Eingebaute Detektoren finden Werte mit bekannter Form, etwa eine E-Mail-Adresse oder eine IBAN. Sie können nicht wissen, dass Orion Ihr vertrauliches Projekt ist oder Globex Ihr größter Kunde. Solche Begriffe bringen Sie ONYRI Sanitize mit eigenen Regeln bei, bündeln die Regeln in Profilen und ergänzen einzelne Wörter unter „Außerdem schwärzen“.

Alles läuft in Ihrem Browser, Ihr Dokument wird nie hochgeladen. Der Free-Tarif umfasst 3 eigene Regeln. Pro und Team haben keine Grenze für Regeln und Profile.

Was können eingebaute Detektoren über Ihr Unternehmen nicht wissen?

Ein Detektor sucht ein Muster. Eine IBAN hat einen Ländercode und Prüfziffern. Ein Projekt-Codename hat keine solche Form: Für die Erkennung ist Orion nur ein Wort. Einen Detektor für Firmennamen gibt es auch nicht, denn jedes Wort kann einer sein.

• Namen von Kunden und Lieferanten
• Codenamen von Projekten und Produkten
• Interne Referenzen, etwa eine Rahmenvertragsnummer
• Spitznamen oder Initialen, die der Namensdetektor übersieht

Wie funktioniert eine eigene Regel?

Sie legen eine Regel in den Erkennungseinstellungen an, unter Regeln & Profile. Geben Sie ihr einen Namen und beantworten Sie vier Fragen. Einen regulären Ausdruck schreiben Sie nie: Das Formular baut das Suchmuster für Sie. Danach haken Sie die Regel in einem Profil an, wie weiter unten beschrieben.

Warum keine regulären Ausdrücke? MDN beschreibt sie als Muster, die Zeichenkombinationen in Text finden. OWASP warnt, dass schlecht gebaute Muster bei bestimmten Eingaben extrem langsam werden und ein Programm hängen lassen können. Der Preis dafür: Eine Regel findet einen Wert oder eine Art von Wert, kein freies Format wie „CTR plus vier Ziffern“.

Wie sehen nützliche Regeln aus?

Eine Kundenliste

Legen Sie pro Kunde eine Text-Regel mit dem Typ Exakt und dem Wert Globex an. Wählen Sie ein kurzes, neutrales Präfix wie KDA: Im Token-Modus (Pro) wird Globex zu [KDA1]. Nehmen Sie nie den Kundennamen als Präfix, sonst zeigt ihn das Label. Vermeiden Sie KUNDE_A und KUNDE_B: Beide Labels lauten dann [KUNDE1]. Exakt beachtet Groß- und Kleinschreibung: Steht GLOBEX im Briefkopf, tragen Sie es unter „Außerdem schwärzen“ ein. Im Free-Tarif reichen 3 Regeln für drei Namen.

Eine Vertrags- oder Aktenreferenz

Für eine Referenz, die in vielen Dateien vorkommt, etwa den Rahmenvertrag RV-2026-117, legen Sie eine Text-Regel mit dem Typ Exakt, genau diesem Wert und dem Präfix REF an. Für Nummern, die sich in jeder Datei ändern, nehmen Sie besser „Außerdem schwärzen“.

Ein Projekt-Codename

Legen Sie eine Text-Regel mit dem Typ Exakt, dem Wert Orion und dem Präfix PROJ an. Vorsicht bei Alltagswörtern: Ein Projekt namens Atlas schwärzt auch „Atlas“ in einem Satz über das Atlasgebirge. Eine Regel trifft auch längere Wörter, die den Begriff enthalten: Orion schwärzt den Anfang von Orionnebel. Prüfen Sie die Vorschau.

Wie ordnen Profile Regeln nach Team oder Mandat?

Ein Profil ist eine gespeicherte Einstellung: ein Name, ein Erkennungsland, die aktiven eingebauten Detektoren und die eigenen Regeln, die gelten. Sie wählen es auf dem Bildschirm Dokumente unter „Erkennungsprofil“. Wechseln Sie das Profil, wird das geöffnete Dokument neu geprüft. Eine Regel greift nur, wenn sie aktiv und im aktiven Profil angehakt ist.

• Vertrieb, Deal Globex: die Kundenregeln und die Orion-Regel, Land DE.
• Personal: Detektoren für persönliche und finanzielle Daten, Standortnamen als Regeln, Land AT.
• Rechtsstreit: die Namen der Parteien und das Aktenzeichen, Land CH.

Das Standardprofil aktiviert die meisten eingebauten Detektoren, aber keine der Regeln, die Sie anlegen. Sie können es weder bearbeiten noch löschen. Um Ihre Regeln zu nutzen, duplizieren Sie es oder legen ein neues Profil an, haken Ihre Regeln an und wählen dieses Profil aus.

Wann ist „Außerdem schwärzen“ besser als eine Regel?

„Außerdem schwärzen“ finden Sie neben der Vorschau. Tippen Sie ein Wort, einen Namen oder einen Wert mit mindestens zwei Zeichen ein. Jedes Vorkommen im aktuellen Dokument wird geschwärzt, egal in welcher Schreibweise. Die Liste wird nicht gespeichert: Die nächste Datei beginnt leer.

Warum sollten Sie Geschäftsbegriffe vor dem Versand schwärzen?

Meist verbergen eigene Regeln Geschäftsinformationen, keine personenbezogenen Daten. Deutschland setzt die EU-Richtlinie 2016/943 mit dem Geschäftsgeheimnisgesetz (GeschGehG) vom 18. April 2019 um. Nach § 2 Nr. 1 GeschGehG ist eine Information nur dann ein Geschäftsgeheimnis, wenn sie unter anderem Gegenstand angemessener Geheimhaltungsmaßnahmen ihres rechtmäßigen Inhabers ist. Kundennamen vor dem Versand zu schwärzen, kann eine solche Maßnahme sein. Allein reicht es nicht.

Verbirgt eine Regel personenbezogene Daten, gilt die DSGVO. Art. 25 DSGVO verlangt Maßnahmen, die Grundsätze wie die Datenminimierung wirksam umsetzen. Durch Voreinstellung sollen nur die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten verarbeitet werden. Der BfDI nennt als Beispiel, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten minimiert wird. Ein Profil, das jede Datei einer Art gleich schwärzt, folgt dieser Logik. Allein macht es Sie nicht DSGVO-konform.

Wo liegen die Grenzen eigener Regeln?

• Eine Text-Regel enthält genau einen Wert.
• Regeln lesen Text, nicht Bedeutung: Atlas, das Projekt, sieht aus wie Atlas, das Gebirge.
• Bei Scans sehen Regeln nur, was die lokale Texterkennung (OCR) liest, auf Englisch, Französisch oder Deutsch. Handschrift wird nicht gelesen.
• Die Erkennung ist nicht lückenlos: Prüfen Sie die Vorschau Eintrag für Eintrag vor dem Download.
• Keine Wiederherstellung: Bewahren Sie Ihre Originaldatei auf.

Schwärzen verringert das Risiko. Es macht ein Dokument nicht von allein anonym oder DSGVO-konform.

Welchen Tarif brauchen Sie?

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