Partager un certificat médical : ce que voit le destinataire
Un arrêt de travail montre rarement le diagnostic. Découvrez ce que reçoivent réellement employeurs en France, en Allemagne, au Royaume-Uni et aux États-Unis.
Votre employeur n'a presque jamais besoin de savoir pourquoi vous êtes malade. La France et l'Allemagne écartent d'emblée le diagnostic du document, et le Royaume-Uni laisse cela au jugement du médecin. Aux États-Unis, les règles diffèrent, mais l'objectif reste le même : prouver que vous avez besoin d'un congé, pas exposer votre dossier médical.
Pourquoi les données de santé sont-elles particulièrement protégées ?
En droit européen, les données de santé forment une catégorie particulière de données. L'article 9 du RGPD interdit leur traitement, sauf exceptions étroites comme votre consentement explicite ou les soins de votre médecin. C'est une règle plus stricte que celle qui couvre un simple e-mail ou un nom.
C'est pour cela que les documents d'arrêt de travail sont conçus ainsi. La plupart retirent déjà tout ce qui dépasse le besoin du destinataire. Le plus souvent, votre seule tâche consiste à transmettre le document tel quel.
Que voit votre employeur en France ?
Un arrêt de travail français comporte trois volets. Les volets 1 et 2 vont à la CPAM et portent le motif médical. Le volet 3 va à l'employeur, sans ce motif.
Ameli, le service de l'Assurance Maladie, l'indique directement sur le volet 3. La raison médicale n'y figure pas. Elle relève du secret médical et ne concerne pas l'employeur. Claire Exemple, enseignante à Lyon, ne remet que ce volet 3 à son établissement. Son diagnostic reste avec son médecin.
Que voit votre employeur en Allemagne ?
Depuis 2023, la plupart des arrêts maladie allemands circulent par voie électronique, sous le nom d'eAU. Le médecin la transmet à votre caisse d'assurance maladie légale. Votre employeur va ensuite la chercher auprès d'elle, plutôt que de recevoir un papier de votre part.
Le portail officiel de santé allemand, gesund.bund.de, est clair : « Informationen zur Diagnose werden nicht übermittelt », c'est-à-dire qu'aucun diagnostic n'est transmis. L'employeur voit seulement la période d'incapacité, un premier avis ou un renouvellement, et un éventuel accident du travail. Vous devez toujours prévenir votre employeur que vous êtes malade, mais plus lui remettre de papier.
Que voit votre employeur au Royaume-Uni ?
Au Royaume-Uni, un fit note (parfois encore appelé sick note) est exigé dès qu'une maladie a écarté un salarié du travail plus de sept jours. Les absences plus courtes se déclarent généralement par simple attestation sur l'honneur, sans document médical.
Un fit note comporte bien une ligne pour l'état de santé. GOV.UK autorise le médecin à la formuler en termes généraux si un diagnostic précis risque de nuire à la position du salarié. Ce qui compte surtout pour l'employeur, c'est le statut apte ou inapte, avec un éventuel aménagement, comme des horaires réduits. James Exemple, ingénieur à Leeds, a reçu un fit note mentionnant seulement un problème musculaire général, avec une suggestion de tâches allégées. Son manager n'en a jamais su davantage.
Que voit votre employeur aux États-Unis ?
Le droit fédéral américain fonctionne différemment. En vertu du Family and Medical Leave Act, un employeur peut demander une attestation, souvent le formulaire WH-380-E décrit par le Département du Travail américain. Il ne peut demander que des faits liés à l'état de santé à l'origine du congé, rien de plus.
Une fois l'attestation reçue, l'Equal Employment Opportunity Commission est stricte sur la suite. Selon l'ADA, l'information médicale reste confidentielle, sur des formulaires distincts. Elle va dans un dossier séparé du dossier RH, accessible à une liste courte de personnes qui en ont réellement besoin.
Que pouvez-vous masquer sur un document annexe ?
Le principe ci-dessus ne vaut que pour le certificat officiel à remettre. Il ne s'applique pas aux documents annexes que vous choisissez de transmettre en plus. Pensez à une facture d'hôpital pour justifier des dates, une ordonnance pour un achat, ou un compte-rendu envoyé pour information.
- Gardez les dates de la prestation, pour que le destinataire puisse relier le document à votre arrêt
- Gardez le nom de l'établissement ou du praticien, pour que le document reste crédible
- Gardez le montant facturé ou payé, si c'est la raison du partage
- Gardez tout numéro de dossier ou de sinistre que le destinataire vous a demandé de citer
- Masquez votre numéro de dossier patient, dont personne hors de la clinique n'a besoin
- Masquez la ligne de diagnostic ou le code d'acte détaillé sur une facture
- Masquez les noms d'autres patients qui figurent sur une facture ou une chambre partagée
- Masquez le nom d'un médicament s'il révèle une affection que vous n'avez pas déclarée
Un diagnostic est rarement isolé. Il se cache dans le nom d'un médicament, un code d'acte, ou l'en-tête d'un cabinet spécialisé. Erika Exemple, envoyant une facture d'hôpital à son propriétaire pour expliquer un loyer en retard, a failli oublier qu'une ligne nommait encore son traitement.
Pour un document de ce type, ONYRI Sanitize peut masquer les noms, numéros d'identité, dates et codes de diagnostic CIM-10 directement dans votre navigateur. Vous pouvez aussi rechercher un mot de diagnostic pour en masquer chaque occurrence. Il ne repère pas un diagnostic écrit en toutes lettres dans une phrase isolée. Relisez l'aperçu avant d'envoyer quoi que ce soit.
Document par document : ce dont chaque destinataire a besoin
| Document | Destinataire | Ce qu'il doit voir | Ce que vous pouvez cacher |
|---|---|---|---|
| France : arrêt de travail, volet 3 | Employeur | Dates d'absence, premier arrêt ou prolongation | Rien à ajouter : le diagnostic est déjà absent |
| Allemagne : eAU | Employeur | Période d'incapacité, premier avis ou renouvellement | Rien à ajouter : la caisse omet déjà le diagnostic |
| Royaume-Uni : fit note | Employeur | Statut apte ou inapte, aménagements suggérés | Ne le modifiez jamais : demandez une formulation plus générale au médecin |
| États-Unis : attestation FMLA (WH-380-E) | Employeur ou RH | Faits justifiant le besoin de congé, durée prévue | Rien : transmettez-la telle quelle, les RH la classent à part |
| Annexe : facture d'hôpital | Propriétaire, assureur, établissement scolaire | Dates, nom du prestataire, montant | Numéro patient, code de diagnostic, noms d'autres patients |
| Annexe : ordonnance | Note de frais, justificatif pharmacie | Date, montant, article si pertinent | Nom du médicament s'il révèle une affection |
Questions fréquentes
- Mon employeur peut-il légalement me demander quelle maladie j'ai ?
- En France et en Allemagne, le document remis à l'employeur écarte déjà le diagnostic. Au Royaume-Uni, le médecin peut choisir de rester général, donc il y a rarement grand-chose à demander. Certains employeurs posent la question par curiosité. Vous n'êtes pas obligé de répondre, et l'attestation ne vous y oblige pas.
- Et si le certificat que je dois remettre montre déjà mon diagnostic ?
- Ne le caviardez pas vous-même. Retournez voir le médecin, l'hôpital ou la caisse et demandez la version prévue pour ce destinataire, comme le volet employeur en France. Modifier un document que vous devez remettre peut créer plus de problèmes que l'exposition elle-même.
- Un médecin du travail peut-il en voir plus que mon employeur ?
- Souvent oui. Selon l'article 9 du RGPD, la médecine du travail fait partie des exceptions étroites. Elle passe par un professionnel de santé soumis au secret professionnel. Ce professionnel rapporte généralement l'aptitude au poste, pas le diagnostic lui-même.
- Mon employeur américain a-t-il besoin de connaître mon diagnostic pour un congé FMLA ?
- Non. Le formulaire du Département du Travail américain ne demande que des faits liés au besoin de congé. En vertu de l'ADA, l'Equal Employment Opportunity Commission a des règles strictes. Toute information médicale recueillie doit rester dans un dossier séparé et confidentiel, distinct du dossier RH habituel.
- Je dois envoyer une facture d'hôpital à mon assureur. Que dois-je masquer ?
- Gardez les dates, le nom du prestataire et le montant, car votre assureur en a besoin pour traiter le dossier. Vous pouvez masquer votre numéro de patient et tout code de diagnostic imprimé sur la facture. Vous pouvez aussi masquer les noms d'autres patients si la facture concerne une chambre partagée.
Sources et références
- Arrêt de travail maladie du salarié — Assurance Maladie (ameli.fr)
- Quelles formalités pour les traitements de données de santé ? — CNIL
- Règlement général sur la protection des données, article 9 — CNIL
- L'eAU : attestation électronique d'incapacité de travail — gesund.bund.de (portail du ministère fédéral allemand de la Santé)
- Taking sick leave — GOV.UK
- Fit note: explaining the form for patients and employees — GOV.UK
- FMLA forms, including WH-380-E medical certification — U.S. Department of Labor
Masquez un document sans l'envoyer nulle part
ONYRI Sanitize repère les noms, identifiants, coordonnées bancaires et secrets dans un PDF, un Word ou un scan, et les masque dans votre navigateur. Vous relisez l'aperçu, puis vous téléchargez une copie aplatie.