Secrétaires de conseil : partager un dossier du conseil sans fuite d'initié
Un dossier de conseil réunit informations privilégiées, données personnelles et avis juridiques. Découvrez ce qu'il faut masquer avant de le partager.
Un dossier de conseil est le document le plus sensible que produit une entreprise. Il peut contenir des résultats non publiés, une opération sous un nom de code, le salaire d'un administrateur et l'avis d'un avocat. Avant qu'il quitte la salle du conseil, quelqu'un doit décider ce que le lecteur suivant a le droit de voir.
Prenons Claire Exemple, secrétaire du conseil d'une entreprise industrielle. Un commissaire aux comptes demande le dossier trimestriel. Elle ne peut pas l'envoyer tel quel : il nomme une cible de rachat et détaille les primes de deux administrateurs.
Qu'est-ce qui rend les documents du conseil différents des autres documents ?
Un dossier de conseil mélange plusieurs types de données sensibles. Des résultats financiers non publiés peuvent faire bouger le cours. Une opération en cours porte souvent un nom de projet, un montant, un calendrier et une contrepartie. La rémunération des salariés et des administrateurs y côtoie un avis juridique protégé tant qu'il reste interne.
- Information privilégiée : résultats, prévisions et opérations précises, non publiques, susceptibles de faire bouger le cours
- Données personnelles : salaires nominatifs, adresses personnelles, notes de santé, évaluations de performance
- Avis juridique protégé : analyses de l'avocat et stratégie contentieuse
- Stratégie concurrentielle : tarifs, plans d'entrée sur un marché, partenaires nommés
- Information confidentielle d'un tiers : conditions d'un fournisseur, ou chiffres propres d'une société cible
Que dit le règlement sur les abus de marché à propos de l'information privilégiée ?
Pour une société cotée, le règlement européen sur les abus de marché (MAR) fixe la règle. Son article 7 définit l'information privilégiée comme précise, non publique et susceptible d'influencer sensiblement le cours si elle était rendue publique. Selon l'AMF, c'est à l'émetteur de déterminer le moment où une information devient privilégiée. En cas de doute, l'AMF recommande de la publier sans attendre un communiqué final.
Le MAR ne s'arrête pas au délit d'initié. Son article 10 interdit la divulgation illicite d'une information privilégiée hors de l'exercice normal de sa fonction, comme le rappelle la FCA dans ses lignes directrices. L'article 18 impose à l'émetteur de tenir une liste d'initiés recensant toute personne ayant eu accès à l'information, y compris un conseil extérieur. Il doit la transmettre au régulateur sur demande.
Quelle obligation de confidentialité pèse sur les administrateurs, en France, en Allemagne et au Royaume-Uni ?
| Pays | Ce que dit la règle | Source |
|---|---|---|
| France | Les administrateurs, et toute personne admise aux séances, « sont tenus à la discrétion » sur les informations dites confidentielles par le président. | Code de commerce, article L225-37 |
| Allemagne | Les membres du directoire gardent le silence sur les informations confidentielles et secrets d'affaires appris dans leur mandat. Le conseil de surveillance a la même obligation. | Aktiengesetz, articles 93 et 116 |
| Royaume-Uni | Aucune clause unique de confidentialité. Les administrateurs doivent agir pour la réussite de la société et éviter d'exploiter une information pour un intérêt conflictuel. | Companies Act 2006, sections 172 et 175 |
L'obligation pèse sur la personne, pas sur le papier. Masquer un dossier ne fait pas disparaître l'obligation de confidentialité d'un administrateur, et un dossier non masqué ne la crée pas. Ce que le masquage change, c'est le dommage si le fichier atteint quelqu'un que cette obligation n'a jamais couvert, comme un fournisseur ou un acquéreur.
Que faut-il masquer selon le destinataire, en dehors du conseil ?
Un dossier de conseil circule vers des lecteurs très différents, et chacun n'a besoin que d'une portion du même fichier.
- Conseil externe, commissaire aux comptes, banque ou avocat : retirez ce qui sort de sa mission, et vérifiez sa présence sur la liste d'initiés avant l'envoi
- Intégration d'un nouvel administrateur : masquez noms de code, chiffres et dates des dossiers non suivis par lui, et présentez-les-lui oralement, pas via l'archive
- Outil de résumé par IA : masquez noms, chiffres et identifiants avant que le texte ne quitte l'appareil, car un outil en ligne devient un tiers avec ses propres règles de conservation
- Réutilisation d'un modèle, pour un autre trimestre ou une autre société : vérifiez-le ligne par ligne, car les noms et chiffres du premier usage survivent souvent au copier-coller
Une étape concrète : ONYRI Sanitize masque les noms, les noms de société suivis d'une forme juridique, les IBAN et les montants avec devise, dans le navigateur, avant qu'un dossier de conseil quitte l'entreprise. Une règle personnalisée, ou l'outil « Rechercher dans le document », retrouve un nom de code sur chaque page. Sa limite : il ne juge pas ce qui constitue une information privilégiée. La personne qui connaît le dossier décide de ce qui reste, et vérifie l'aperçu avant le téléchargement.
Pourquoi un nom de code ne protège-t-il pas une opération ?
Un nom de code cache une seule chose : le nom de la cible. Un document pour le « Projet Faucon » peut encore afficher un montant de 340 millions d'euros et une date de signature en novembre. Il peut aussi décrire la cible comme « notre principal concurrent dans l'emballage ». Quiconque travaille dans ce secteur devine le reste en un jour.
C'est une réidentification par les détails laissés en place, pas par le nom retiré. Une date, un secteur, un montant et un rôle sont ce qu'on appelle des quasi-identifiants. Aucun ne nomme l'opération, mais réunis, un petit nombre d'entre eux le fait presque toujours.
| Section du dossier | Risque principal si diffusée sans masquage | Ce qu'il faut masquer | Ce que l'on peut garder |
|---|---|---|---|
| Résultats financiers, avant publication | Délit d'initié, divulgation illicite au sens du MAR | Chiffres exacts, taux de croissance, date de publication | Le fait que les résultats sont à l'ordre du jour |
| Dossiers d'opération ou de projet | L'identité de l'opération se devine malgré le nom de code | Nom de la cible, montant, contreparties, calendrier, détail sectoriel | Qu'une revue stratégique est en cours |
| Personnel et rémunération | Données personnelles d'un salarié ou d'un administrateur nommé | Salaires et primes liés à un nom, notes de santé | Fourchettes de rémunération agrégées, la politique elle-même |
| Avis juridique et notes contentieuses | Perte du secret professionnel, atteinte à la réputation | Avis de l'avocat, détails de l'affaire, montants de transaction | Le fait qu'une affaire existe |
| Plan stratégique | Dommage concurrentiel s'il atteint un rival ou un fournisseur | Plans d'entrée sur un marché, tarifs, partenaires nommés | L'orientation générale du plan, une fois approuvée par le conseil |
Un dossier de conseil remplit son rôle quand le conseil le lit en entier et que chaque autre lecteur ne reçoit que sa part. Prenez l'habitude de vous demander, pour chaque pièce jointe : à qui cette page est destinée, et que montre-t-elle une fois le nom évident retiré ?
Questions fréquentes
- Qui doit figurer sur la liste d'initiés du MAR quand un dossier de conseil atteint un conseil externe ?
- L'article 18 du MAR impose à l'émetteur de recenser toute personne qui accède à une information privilégiée du fait de sa fonction. Cela inclut un conseil externe, une banque ou un avocat. L'émetteur la tient à jour et la transmet au régulateur sur demande. Savoir si un document relève de l'information privilégiée reste une appréciation au cas par cas : demandez à votre service juridique.
- Masquer un dossier de conseil remplace-t-il l'obligation de confidentialité d'un administrateur ?
- Non. L'obligation pèse sur l'administrateur en tant que personne, quelle qu'en soit la source. Le masquage protège le fichier lui-même, contre une transmission par erreur ou un destinataire que l'obligation n'a jamais couvert, comme un fournisseur plus tard.
- Un nom de code suffit-il à protéger une opération avant qu'elle ne devienne publique ?
- Rarement. Un nom de code cache le nom de la cible. Mais un dossier de conseil conserve le montant, le secteur, le calendrier et le rôle des contreparties. Quelqu'un qui suit ce secteur devine souvent le reste en une journée.
- Quelles données personnelles se cachent habituellement dans un dossier de conseil ?
- Des noms d'administrateurs ou de dirigeants liés à des montants de rémunération, et des adresses personnelles dans une note de frais. Au regard du RGPD, ce sont des données personnelles que l'entreprise doit traiter licitement, même dans un document marqué confidentiel.
Sources et références
- Règlement britannique sur les abus de marché : information privilégiée, divulgation illicite et listes d'initiés — Financial Conduct Authority (FCA)
- Divulgation de l'information privilégiée : bonnes pratiques — Autorité des marchés financiers (AMF)
- Listes d'initiés au titre de l'article 18 du MAR (guide de l'émetteur) — BaFin
- Aktiengesetz, article 93 - devoir de confidentialité du directoire — Ministère fédéral allemand de la Justice (gesetze-im-internet.de)
- Aktiengesetz, article 116 - devoir de confidentialité du conseil de surveillance — Ministère fédéral allemand de la Justice (gesetze-im-internet.de)
- Code de commerce, article L225-37 - obligation de discrétion des administrateurs — Baumann Avocats (reproduisant le texte officiel)
- Companies Act 2006, partie 10 chapitre 2 - devoirs généraux des administrateurs — UK National Archives (legislation.gov.uk)
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