Praktikumsbericht oder Abschlussarbeit: Firmendaten richtig anonymisieren
Ein Praktikumsbericht oder eine Abschlussarbeit nennt oft echte Kunden, Zahlen und Screenshots. So erkennen Sie, was zu schwärzen ist.
Einen Praktikumsbericht zu anonymisieren heißt, Firmendaten zu entfernen, die Ihre Leser nicht brauchen. Prüfen Sie zuerst Ihre Praktikumsvereinbarung. Sie legt oft fest, was Sie veröffentlichen dürfen. Kontrollieren Sie dann jede Seite, nicht nur den Text, denn auch Screenshots verraten Daten.
Nehmen wir Erika Mustermann, Marketing-Praktikantin bei einem mittelständischen Unternehmen. Ihr Abschlussbericht beschreibt eine echte Kampagne, mit Kundennamen, einer Budgettabelle und Screenshots aus dem Werbe-Dashboard der Firma. Nichts davon gehört in einen Bericht, den ihr ganzer Jahrgang liest.
Was sollten Sie vor dem ersten Satz prüfen?
Die meisten Praktikumsverträge enthalten eine Vertraulichkeitsklausel. Sie untersagt meist, interne Daten mit Personen außerhalb der Firma zu teilen, auch nach dem Praktikum. Bei einer externen Abschlussarbeit verlangen Unternehmen oft zusätzlich eine eigene Geheimhaltungsvereinbarung. Fragen Sie Ihr Praktikumsbüro und Ihre betreuende Person im Unternehmen genau, was Sie veröffentlichen dürfen, bevor Sie zu schreiben beginnen. Lassen Sie sich die Antwort möglichst schriftlich, etwa per E-Mail, bestätigen.
- Lesen Sie die Vertraulichkeitsklausel Ihres Praktikums- oder Arbeitsvertrags.
- Fragen Sie Ihre betreuende Lehrperson, was Ihre Hochschule in einem öffentlichen Bericht erlaubt.
- Fragen Sie Ihre betreuende Person im Unternehmen, welche Zahlen, Namen und Screenshots bleiben dürfen.
- Prüfen Sie, ob Ihre Hochschule einen Sperrvermerk oder eine Geheimhaltungsvereinbarung für sensible Arbeiten anbietet.
Was genau müssen Sie anonymisieren?
Fünf Dinge ändern sich meistens: Namen von Kunden und Kolleginnen, genaue Zahlen wie der Umsatz, Screenshots interner Software und Organigramme. Das betrifft oft auch interne Projektnamen, Abkürzungen oder interne Produktnamen, die außerhalb der Firma niemand kennt. Eine einfache Regel hilft: Könnte eine fremde Person mit dem Detail die Firma oder eine Person erkennen, wird es geschwärzt.
- Namen von Kunden- und Partnerunternehmen
- Namen von Kolleginnen und Kollegen, auch Ihrer betreuenden Person
- Genaue Zahlen: Umsatz, Preise, Budgets, Mitarbeiterzahlen
- Screenshots von internen Dashboards, CRM-Systemen oder Intranets
- Organigramme und interne Projektnamen
Welche Techniken funktionieren wirklich?
Drei Techniken decken die meisten Fälle ab. Geben Sie der Firma einen erfundenen Namen und verwenden Sie ihn durchgehend, wie in einer Fallstudie. Ersetzen Sie eine genaue Zahl durch eine Spanne, etwa zehn- bis zwanzigtausend Euro statt einer exakten Summe. Schneiden Sie bei einem Screenshot zuerst alles außerhalb des Themas weg, und schwärzen oder verpixeln Sie den Rest, niemals nur verkleinern.
| Element | Technik | Beispiel |
|---|---|---|
| Firmenname | Durch einen erfundenen Namen ersetzen, durchgehend | „MusterFirma“ statt des echten Arbeitgebers |
| Kundenname | Durch eine Rolle oder einen Buchstaben ersetzen | „Kunde A“ statt des echten Kunden |
| Genaue Zahl | Eine Spanne oder einen Index verwenden | „10 bis 20 Prozent Wachstum“ statt der genauen Zahl |
| Screenshot | Zuschneiden, dann die sensible Stelle schwärzen oder verpixeln | Layout behalten, Namen und Zahlen verdecken |
| Organigramm | Positionen behalten, Namen entfernen | „Marketingleitung“ statt eines Namens |
Für einen Anhang oder einen Screenshot eines internen Tools kann ONYRI Sanitize Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Firmennummern direkt in Ihrem Browser schwärzen. Die Datei verlässt dabei nie Ihren Rechner. Firmennamen ohne Rechtsform, Zahlen ohne Währungszeichen oder Logos erkennt es allein nicht. Ergänzen Sie diese als eigene Regel, oder schwärzen Sie sie von Hand mit dem Werkzeug „Bereich ziehen“, sobald das Dokument geöffnet ist.
Sperrvermerk oder anonymisierter Bericht: Was ist der Unterschied?
Einen Namen durch eine Rolle oder einen Buchstaben zu ersetzen, ist Pseudonymisierung, keine vollständige Anonymisierung. Nach der DSGVO bleiben pseudonymisierte Daten personenbezogene Daten, solange sich der Personenbezug mit zusätzlichem Wissen wiederherstellen lässt. Ihr anonymisierter Bericht lässt sich sicherer teilen, fällt aber nicht automatisch aus dem Anwendungsbereich des Datenschutzrechts heraus.
Ein Sperrvermerk ist noch etwas anderes: Er schränkt für eine festgelegte Zeit ein, wer das vollständige, unveränderte Dokument einsehen darf. Die Hochschule Emden/Leer unterscheidet dabei drei Stufen: frei zugänglich, vertraulich mit einfachem Sperrvermerk, oder als echtes Geschäftsgeheimnis mit einer eigenen Geheimhaltungsvereinbarung. Welche Stufe gilt und wie lange sie dauert, legt jede Hochschule selbst fest. Fragen Sie frühzeitig nach, welche Stufe für Ihre Arbeit gilt und wer im Zweifel darüber entscheidet.
Was tun Sie kurz vor der Abgabe?
- 1Lesen Sie die Vertraulichkeitsklausel ein letztes Mal.
- 2Suchen Sie im Dokument nach dem echten Firmennamen und den Namen Ihrer Kontakte.
- 3Öffnen Sie jeden Screenshot in voller Größe und prüfen Sie, ob wirklich nichts Sensibles übrig ist.
- 4Bitten Sie Ihre betreuende Person im Unternehmen oder an der Hochschule, die finale Version zu lesen.
- 5Exportieren Sie eine saubere Kopie und bewahren Sie das unveränderte Original sicher auf.
Häufige Fragen
- Darf ich den echten Firmennamen in meinem Praktikumsbericht nennen?
- Nur, wenn Ihr Vertrag es erlaubt und die Firma es schriftlich bestätigt. Viele Unternehmen akzeptieren ihren eigenen Namen, aber nicht Kundennamen, Zahlen oder Screenshots. Fragen Sie im Zweifel nach und halten Sie die Antwort schriftlich fest.
- Reicht es, einen Namen im Text zu ändern, um einen Bericht zu anonymisieren?
- Nein. Ein Name kann auch in einem Screenshot, einem Diagrammtitel, einem Dateinamen oder einer Dokumenteigenschaft wie dem Autorenfeld stecken. Prüfen Sie die ganze Datei, nicht nur die Absätze, die Sie selbst geschrieben haben.
- Brauche ich eine Erlaubnis, um einen Screenshot aus einem Firmentool zu verpixeln?
- Fragen Sie zuerst nach. Ein Screenshot kann eine Vertraulichkeitsklausel schon verletzen, auch wenn Sie ihn später verpixeln, weil das Originalbild noch irgendwo existiert. Holen Sie sich die Zustimmung Ihrer betreuenden Person, oder bauen Sie den Bildschirm mit erfundenen Daten nach.
- Wie lange dauert ein Sperrvermerk normalerweise?
- Das hängt von der Hochschule ab. Manche unterscheiden, wie die Hochschule Emden/Leer, zwischen einem einfachen Sperrvermerk für vertrauliche Angaben und einer eigenen Geheimhaltungsvereinbarung für echte Geschäftsgeheimnisse, oft mit unterschiedlicher Dauer.
- Was, wenn schon ein nicht anonymisierter Bericht aus Versehen abgegeben wurde?
- Kontaktieren Sie sofort Ihr Praktikumsbüro und Ihre betreuende Person im Unternehmen. Fragen Sie, ob der Bericht zurückgezogen, durch eine anonymisierte Version ersetzt oder vorübergehend gesperrt werden kann, während eine neue Fassung entsteht.
Quellen und Verweise
- Merkblatt externe Abschlussarbeiten — Universität Stuttgart
- Merkblatt externe Abschlussarbeiten — Sperrvermerke sowie Unterzeichnung von Geheimhaltungsvereinbarungen — Hochschule Emden/Leer
- Datenschutzkonzepte für akademische Abschlussarbeiten oder Promotionsvorhaben — Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Maskieren Sie ein Dokument, ohne es hochzuladen
ONYRI Sanitize findet Namen, Kennungen, Bankdaten und Geheimnisse in einer PDF, einer Word-Datei oder einem Scan und maskiert sie in Ihrem Browser. Sie prüfen die Vorschau und laden dann eine reduzierte Bildkopie herunter.