Le RGPD fixe-t-il une durée de conservation pour les documents ?

Non. Il pose le principe, pas les durées. Vous les fixez selon l'objectif et les autres textes applicables (droit fiscal, code du travail).

Si l'on supprime l'original, la copie masquée devient-elle anonyme ?

Pas automatiquement. Supprimer l'original ferme une porte, mais le contenu peut encore désigner la personne. Testez les trois risques : individualisation, corrélation, inférence. Si un collègue peut dire de qui il s'agit, c'est une donnée personnelle.

La pseudonymisation sert-elle à quelque chose pour la conservation ?

Oui, comme garantie. L'article 89 la cite pour l'archivage et la recherche, et elle limite les dégâts d'une fuite. Mais elle n'arrête pas le compteur. Selon l'article 4, point 5, il n'y a pseudonymisation que si les informations supplémentaires, comme l'original ou la table de correspondance, sont conservées séparément et protégées.

Une personne peut-elle demander l'effacement avant la fin de la durée ?

Oui, par exemple si les données ne sont plus nécessaires (article 17, paragraphe 1, point a, du RGPD). L'article 17, paragraphe 3, prévoit des exceptions, comme une obligation légale de conservation ou la défense de droits en justice. Elles ne durent que le temps de leur motif.

RGPD et conformité6 min de lecture

Anonymiser ou supprimer ? La conservation des documents selon le RGPD

À la fin de la durée de conservation : supprimer, archiver avec accès restreint ou anonymiser. Et pourquoi une copie caviardée est rarement anonyme.

Par Alexis de ONYRI23 septembre 2026

Quand un document a rempli son objectif, vous avez en pratique trois options. Le supprimer. Le garder en archive à accès restreint, tant qu'une loi ou un éventuel litige l'exige. Ou l'anonymiser pour de vrai. Une copie caviardée est rarement anonyme : elle est au mieux pseudonymisée, reste une donnée personnelle et doit aussi avoir une date de fin.

Prenons Claire Exemple, responsable RH. Paul Modèle est parti en 2023. Son contrat, ses bulletins de paie et une copie masquée de son dernier entretien dorment sur le serveur partagé. Que garder, et combien de temps ? Il s'agit d'une information générale à jour en septembre 2026, pas d'un conseil juridique.

Les données à caractère personnel doivent être conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. (Article 5, paragraphe 1, point e), du RGPD, limitation de la conservation)

UE : le RGPD ne fixe pas de durées. À vous de les définir et de les justifier. Le considérant 39 demande des délais pour l'effacement ou un examen périodique. La CNIL le rappelle : pas de conservation illimitée. Notez les mots « sous une forme permettant l'identification » : l'anonymisation est donc une alternative à la suppression.

Quelles options à la fin de la durée de conservation ?

Option	Quand l'utiliser	Ce que cela implique pour le fichier
Supprimer	Par défaut : l'objectif est atteint, rien n'impose de garder le fichier.	Effacer toutes vos copies : serveurs, pièces jointes, téléchargements, exports, versions masquées.
Archiver avec accès restreint	Une loi l'impose, ou le fichier peut servir de preuve dans un litige.	Hors de l'usage courant, accès réservé à des personnes habilitées, pour un motif précis. Date de fin, puis suppression.
Anonymiser	Vous gardez le savoir, pas les personnes : statistiques, clause type, cas de formation.	Plus personne ne doit être identifiable, ni par vous ni par un tiers. Retirer les noms suffit rarement. Anonyme, le fichier sort du RGPD.

La CNIL décrit ce cycle en trois phases : base active, archivage intermédiaire et archivage définitif, ce dernier réservé pour l'essentiel aux archives publiques. Selon son guide de juillet 2020, l'archivage intermédiaire n'est pas systématique. Seules des personnes spécifiquement habilitées consultent alors les données, et on ne peut pas archiver « au cas où ». Ensuite, les données doivent être supprimées ou anonymisées.

Quand peut-on conserver plus longtemps au titre de l'article 89 ?

L'article 5 du RGPD autorise une conservation plus longue pour trois finalités seulement : archivage dans l'intérêt public, recherche scientifique ou historique, statistique. L'article 89, paragraphe 1, exige des garanties qui assurent la minimisation des données, par exemple la pseudonymisation. Si la finalité peut être atteinte sans identifier personne, il faut procéder ainsi.

Ce n'est pas une échappatoire. Le considérant 158 vise des services légalement tenus de collecter, conserver et rendre accessibles des archives à conserver à titre définitif dans l'intérêt public. Une entreprise qui garde ses contrats clos « au cas où » n'entre pas dans ce cadre.

Pourquoi un contrat caviardé est-il rarement anonyme ?

Supposons que Claire masque les noms dans le contrat de travail de Paul. La copie montre encore sa date d'embauche, son poste, son salaire et son équipe. Ses anciens collègues le reconnaîtront. Le considérant 26 demande de tenir compte de tous les moyens raisonnablement susceptibles d'être utilisés, par vous ou par un tiers, pour identifier quelqu'un.

Le G29, prédécesseur du Comité européen de la protection des données, le disait déjà en 2014 dans son avis sur l'anonymisation. Si vous gardez l'original et transmettez une version aux données identifiantes supprimées ou masquées, cette version reste une donnée personnelle. L'avis cite trois risques : individualisation, corrélation, inférence.

En septembre 2025, la Cour de justice de l'UE a nuancé ce point (affaire C-413/23 P, sur le règlement équivalent pour les institutions de l'UE). Pour un destinataire sans moyen de réidentifier, des données pseudonymisées peuvent ne pas être des données personnelles. Cela vise les personnes autres que le responsable du traitement. Pour vous, qui gardez l'original, la copie masquée reste une donnée personnelle.

Comment construire un tableau des durées de conservation ?

Selon l'article 30 du RGPD, le registre des traitements indique, dans la mesure du possible, les délais prévus pour l'effacement. La CNIL publie des référentiels sectoriels, dont un pour les RH, mis à jour le 20 mai 2026. Un tableur suffit.

1Listez les types de documents : contrats, factures, CV, bulletins de paie.
2Écrivez l'objectif de chaque type en une ligne.
3Cherchez une durée légale et notez le texte.
4Fixez la durée et son point de départ, par exemple la fin de l'exercice.
5Choisissez le sort final : suppression, archive restreinte ou anonymisation.
6Repérez les copies : serveurs, messageries, exports, versions masquées.
7Désignez un responsable. Revoyez la liste chaque année.
8Indiquez la durée dans votre information aux personnes ou, à défaut, les critères qui la fixent (article 13 du RGPD).

Combien de temps conserver les documents courants ?

Document	Raison de conserver	À la fin de la durée
Factures (France)	Selon la CNIL, dix ans en application du code de commerce, même si la personne n'est plus cliente.	Archive restreinte jusque-là, puis suppression.
Bulletins de paie de Paul	Référentiel RH de la CNIL : 5 ans après leur transmission au salarié (article L3243-4 du code du travail). Version électronique : disponible bien plus longtemps pour le salarié (article D3243-8).	Archive restreinte, puis suppression (copies masquées comprises), hors version mise à disposition du salarié.
CV d'un candidat non retenu	Même référentiel : 5 ans d'archivage intermédiaire après que le poste a été pourvu, en cas d'action en discrimination.	Archive restreinte, puis suppression. Pas de copie masquée « au cas où ».
Cas réel réutilisé en formation	La leçon, pas la personne.	Réécrire avec des détails fictifs, ou anonymiser vraiment. Supprimer ensuite la copie de travail.

Exemples indicatifs. Les durées dépendent du pays, du secteur et de la finalité.

Si une copie masquée est utile, vérifiez que le texte est retiré, pas seulement recouvert. Une option dans le navigateur : ONYRI Sanitize masque un PDF, un fichier Word ou un scan sans le téléverser, et exporte des pages en images, sans texte sous les masques. Aucun outil ne détecte tout : relisez chaque élément. Et une copie masquée ne remplace jamais un document que la loi impose de garder.

Questions fréquentes

Le RGPD fixe-t-il une durée de conservation pour les documents ?: Non. Il pose le principe, pas les durées. Vous les fixez selon l'objectif et les autres textes applicables (droit fiscal, code du travail).
Si l'on supprime l'original, la copie masquée devient-elle anonyme ?: Pas automatiquement. Supprimer l'original ferme une porte, mais le contenu peut encore désigner la personne. Testez les trois risques : individualisation, corrélation, inférence. Si un collègue peut dire de qui il s'agit, c'est une donnée personnelle.
La pseudonymisation sert-elle à quelque chose pour la conservation ?: Oui, comme garantie. L'article 89 la cite pour l'archivage et la recherche, et elle limite les dégâts d'une fuite. Mais elle n'arrête pas le compteur. Selon l'article 4, point 5, il n'y a pseudonymisation que si les informations supplémentaires, comme l'original ou la table de correspondance, sont conservées séparément et protégées.
Une personne peut-elle demander l'effacement avant la fin de la durée ?: Oui, par exemple si les données ne sont plus nécessaires (article 17, paragraphe 1, point a, du RGPD). L'article 17, paragraphe 3, prévoit des exceptions, comme une obligation légale de conservation ou la défense de droits en justice. Elles ne durent que le temps de leur motif.

Sources et références

Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) : articles 4, 5, 13, 17, 30 et 89 ; considérants 26, 39 et 158 — EUR-Lex, Office des publications de l'Union européenne
Guide pratique : les durées de conservation (juillet 2020) — CNIL
Les durées de conservation des données — CNIL
Référentiel : les durées de conservation des données, gestion des ressources humaines (publié le 2 avril 2026, mis à jour le 20 mai 2026) — CNIL
Avis 05/2014 sur les techniques d'anonymisation (WP216) — Groupe de travail « Article 29 » sur la protection des données
Communiqué de presse n° 107/25, affaire C-413/23 P, CEPD/CRU (4 septembre 2025) — Cour de justice de l'Union européenne

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