KI für Steuerberater: Mandantendaten DSGVO-konform schützen

Ja, Steuerberater dürfen KI-Werkzeuge nutzen. Aber niemals mit echten Mandantendaten im Klartext. Wer Namen, Steuer-ID oder Beträge direkt in ChatGPT, Copilot oder Gemini eintippt, riskiert gleich zwei Verstöße: einen Bruch der Verschwiegenheitspflicht nach Paragraf 203 StGB und einen Verstoß gegen die DSGVO. Die Lösung ist einfach. Sie ersetzen sensible Angaben vor der Eingabe durch Platzhalter (Pseudonyme) und arbeiten erst danach mit der KI.

Warum KI für Steuerberater besonders heikel ist

Steuerberater unterliegen einer gesetzlichen Schweigepflicht. Sie dürfen anvertraute Geheimnisse nicht offenbaren. Gibt man Mandantendaten in ein KI-Werkzeug ein, verlassen diese Daten die Kanzlei und landen auf fremden Servern. Genau das kann die Schweigepflicht brechen und zugleich die DSGVO verletzen. Zwei Regelwerke greifen hier ineinander:

• Strafrecht: Paragraf 203 StGB stellt die Verletzung von Privatgeheimnissen unter Strafe. Steuerberater sind dort ausdrücklich genannt. Ein Verstoß kann mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe geahndet werden.
• Berufsrecht: Das Steuerberatungsgesetz (StBerG) verpflichtet zur Verschwiegenheit. Ein Verstoß kann berufsrechtliche Folgen bis hin zu Sanktionen der Kammer haben.
• Datenschutzrecht: Die DSGVO verlangt eine Rechtsgrundlage, Datenminimierung (Art. 5) und einen Vertrag mit jedem Dienstleister, der Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet.
• Besondere Kategorien: Gesundheits- oder Sozialdaten sind nach DSGVO Art. 9 besonders geschützt. Sie gehören nie ungeschützt in ein KI-Werkzeug.

Welche Mandantendaten kritisch sind

Nicht jede Angabe ist gleich riskant. Aber die typischen Daten einer Steuerkanzlei sind fast immer identifizierend. Die folgende Tabelle zeigt, welches Datum welches Risiko trägt und wie Sie es schützen, bevor Sie mit einer KI arbeiten.

So anonymisieren Sie Daten vor der KI

Der sicherste Weg ist einfach zu merken: Kein Klartext geht an die KI. Sie ersetzen jede sensible Angabe durch einen Platzhalter und setzen die echten Werte erst in der Antwort wieder ein. So gehen Sie Schritt für Schritt vor:

1. 1Prüfen Sie den Text: Welche Namen, Nummern, Beträge und Adressen stehen darin?
2. 2Ersetzen Sie jede sensible Angabe durch einen neutralen Token, zum Beispiel [MANDANT_1] oder [STEUER_ID_1].
3. 3Senden Sie nur den anonymisierten Text an die KI. Die echten Werte bleiben bei Ihnen.
4. 4Setzen Sie in der Antwort die Original-Werte wieder ein, sobald das Ergebnis vorliegt.
5. 5Speichern Sie keine Mandantendaten in Chatverläufen, die Sie nicht kontrollieren.

Manuell ist das machbar, aber fehleranfällig. Eine übersehene Steuernummer reicht für einen Verstoß. Deshalb hilft ein Werkzeug, das diese Ersetzung automatisch und lokal erledigt.

Was ONYRI Sanitize dabei übernimmt

ONYRI Sanitize ist genau für diesen Schritt gebaut. Das Werkzeug erkennt sensible Daten in Ihrem Text und ersetzt sie durch umkehrbare Tokens, bevor der Text an eine KI geht. Wichtig ist, wie das technisch läuft:

• Die Erkennung läuft zu 100 Prozent in Ihrem Browser. Die Zuordnung von Token zu echtem Wert verlässt Ihren Browser nie.
• Wenn Sie den integrierten Chat nutzen, wird nur der bereits anonymisierte Text an das KI-Modell gesendet, nie die Original-Daten.
• Die echten Werte werden erst in der Antwort wieder eingesetzt, direkt in Ihrem Browser.
• Sie können eigene Regeln anlegen, etwa für Mandantennummern oder interne Kürzel Ihrer Kanzlei.

Ehrlich gesagt: ONYRI pseudonymisiert, es macht Ihre Daten nicht anonym im rechtlichen Sinn. Das senkt Ihr Risiko deutlich und stützt die Datenminimierung nach DSGVO Art. 5. Es ersetzt aber keine rechtliche Prüfung und keine der unten genannten Pflichten.

Organisatorische Pflichten in der Kanzlei

Technik allein reicht nicht. Neben der Anonymisierung brauchen Sie klare Regeln und Verträge. Diese Punkte gehören in jede Kanzlei, die KI einsetzt:

• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Für jeden externen Dienst, der Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, ist ein Vertrag nach DSGVO Art. 28 nötig. Prüfen Sie, ob der KI-Anbieter einen anbietet.
• Anbieter-Angaben prüfen: Ob ein Dienst Eingaben zum Training nutzt, unterscheidet sich je nach Tarif. Nach Angaben von OpenAI werden Inhalte über die Business- und API-Tarife standardmäßig nicht zum Training verwendet. Solche Angaben ändern sich oft, prüfen Sie daher die aktuelle Dokumentation des Anbieters.
• Interne Richtlinie: Legen Sie schriftlich fest, welche KI-Werkzeuge erlaubt sind und dass nur anonymisierte Texte eingegeben werden dürfen.
• Schulung: Alle Mitarbeitenden müssen wissen, welche Daten niemals im Klartext an eine KI gehen.
• Keine besonderen Kategorien: Gesundheits- und Sozialdaten (DSGVO Art. 9) gehören nie ungeschützt in ein KI-Werkzeug.