Ist Notion AI sicher für Ihre Unternehmensdaten?

Notion AI ist für die meisten Teams hinreichend sicher, doch die Verantwortung bleibt bei Ihnen. Um zu antworten oder zu generieren, liest Notion AI die Workspace-Inhalte, auf die Sie es richten: Wikis, Dokumente, Notizen, Kundendaten. Dazu gibt es diese Inhalte an Modellanbieter Dritter weiter. Notion erklärt, Ihre Daten standardmäßig nicht zum Training von Modellen zu nutzen, und veröffentlicht eine Liste seiner Unterauftragsverarbeiter. Unter der DSGVO bleiben Sie Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten in Ihrem Workspace. Die Lösung ist also Governance: Steuern Sie, was auf KI-lesbaren Seiten landet, anonymisieren Sie Kundenkennungen und prüfen Sie die DPA.

Wie Notion AI Ihre Workspace-Inhalte nutzt

Notion AI arbeitet mit den Inhalten Ihres Workspace. Es liest Seiten, Dokumente, Notizen und Datensätze, um Fragen zu beantworten und Text zu generieren. Das ist die Funktion. Doch Lesen bedeutet Verarbeiten. Um Antworten zu erzeugen, gibt Notion AI Ihre Inhalte an große Sprachmodelle weiter.

Notion erklärt, Modelle zu nutzen, die von Notion sowie von Organisationen wie Anthropic und OpenAI gehostet werden. Diese Modellanbieter sind Unterauftragsverarbeiter. Ein Unterauftragsverarbeiter ist ein Dritter, der Ihre Daten im Auftrag des Anbieters verarbeitet. Notion führt eine veröffentlichte Liste seiner Unterauftragsverarbeiter, damit Sie sehen können, wer in der Kette ist.

Was Notion zu Training und Aufbewahrung erklärt

Beim Training ist Notion eindeutig. Es erklärt, dass Notion und seine KI-Unterauftragsverarbeiter standardmäßig keine Kundendaten zum Training von Modellen verwenden. Seine Verträge mit diesen Anbietern verbieten eine solche Nutzung. Das ist Notions eigene erklärte Position, kein unabhängiges Audit. Formulierungen wie diese können sich ändern, prüfen Sie daher die aktuelle Seite erneut.

Notion beschreibt zudem eine gestaffelte Aufbewahrung. Es erklärt eine Aufbewahrung von null Daten für Workspaces des Enterprise-Plans: Bei den LLM-Anbietern werden keine Daten gespeichert. Für andere Pläne werden Kundendaten vor der Löschung 30 Tage oder kürzer aufbewahrt. Die Indexierungsvektoren (Embeddings) werden innerhalb von 60 Tagen nach Löschung einer Seite oder eines Workspace gelöscht.

Sie bleiben der Verantwortliche

Hier ist der Punkt, den Teams übersehen. Die Nutzung einer KI-Funktion verlagert die rechtliche Verantwortung nicht auf den Anbieter. Unter der DSGVO ist die Organisation, die entscheidet, warum und wie personenbezogene Daten verarbeitet werden, der Verantwortliche. Die ICO, die britische Datenschutzaufsicht, sagt es klar: Verantwortliche legen die Zwecke und Mittel der Verarbeitung fest. Der Auftragsverarbeiter handelt nach den Weisungen des Verantwortlichen.

Für die personenbezogenen Daten in Ihrem Workspace sind also Sie der Verantwortliche. Notion ist Auftragsverarbeiter. Seine Modellanbieter sind weitere Unterauftragsverarbeiter. Artikel 28 der DSGVO verlangt, dass die Arbeit eines Auftragsverarbeiters durch einen Vertrag geregelt wird. Er besagt auch, dass ein Auftragsverarbeiter einen weiteren nur mit Ihrer Genehmigung und unter gleichwertigen Datenschutzpflichten einschalten darf.

Deshalb ist der Papierkram wichtig. Unterzeichnen und prüfen Sie die DPA (Data Processing Addendum, den Auftragsverarbeitungsvertrag). Überprüfen Sie die Liste der Unterauftragsverarbeiter, bevor Sie regulierte Daten auf KI-lesbare Seiten stellen. Notion positioniert sich als Auftragsverarbeiter, der unter einer DPA agiert, doch die Rechenschaftspflicht liegt weiterhin bei Ihnen.

Die Risikozonen in Ihrem Workspace

Nicht jede Seite ist gleich. Die Gefahr sind Inhalte, die die KI lesen kann, die aber niemals einen externen Modellanbieter erreichen sollten.

• Personenbezogene Kundendaten in Besprechungsnotizen und CRM-artigen Datensätzen.
• Vertragsbedingungen und kommerzielle Preise.
• Unveröffentlichte Strategie und Produkt-Roadmaps.
• In Seiten eingefügte Zugangsdaten und API-Schlüssel.

Die Governance darüber, was auf diesen Seiten landet, liegt bei Ihnen, nicht beim Anbieter. Notion kann die Leitung absichern. Es kann nicht entscheiden, dass eine bestimmte Notiz gefahrlos geteilt werden durfte.

Die Lösung: steuern und anonymisieren

Sie müssen die Workspace-KI nicht abschalten. Sie müssen sie steuern. Das Ziel ist einfach. Halten Sie Kundenkennungen und Geheimnisse aus den Inhalten heraus, die ein Modellanbieter je zu sehen bekommt.

1. 1Steuern Sie durch Richtlinien und Zugriffskontrollen, was in KI-lesbare Seiten gelangt.
2. 2Anonymisieren Sie Kundenkennungen in sensiblen Dokumenten, bevor sie gespeichert werden.
3. 3Prüfen und unterzeichnen Sie die DPA und überprüfen Sie dann die Liste der Unterauftragsverarbeiter.
4. 4Nutzen Sie Workspace-Zugriffskontrollen und Admin-Einstellungen, um die Exposition zu begrenzen.

Anonymisieren ist der wirksamste Schritt. Ersetzen Sie jeden Kundennamen, jede E-Mail oder jeden Schlüssel durch ein umkehrbares Token, bevor der Text auf einer Seite landet. Die KI schließt über die Struktur. Sie sieht nie die echten Werte. Sie stellen sie lokal wieder her, wenn Sie sie brauchen.

Dafür ist ONYRI Sanitize da. Die Engine erkennt sensible Daten — Kundennamen, E-Mails, Vertragsbedingungen, API-Schlüssel — und ersetzt sie durch umkehrbare Token. Erkennung und das Mapping bleiben in Ihrem Browser. Nur anonymisierter Text geht weiter. Ihr Team behält das Tempo der Workspace-KI, während die Daten, für die Sie als Verantwortlicher rechenschaftspflichtig sind, unter Ihrer Kontrolle bleiben.