Ist es sicher, E-Mails mit KI zu schreiben?

Ja, Sie können KI zum Schreiben Ihrer E-Mails nutzen. Das ist echte, legitime Hilfe. Das eigentliche Risiko ist nicht das Umformulieren. Es sind die Daten, die Sie in dem eingefügten Text belassen. Eine E-Mail enthält Namen, Adressen, Telefonnummern und Kundendetails. Wenn Sie einen ganzen Verlauf einfügen, gelangt all das zum Modellanbieter. Die Abhilfe ist einfach: Entfernen Sie die Identitäten und fügen Sie nur den Teil ein, den Sie umformulieren lassen möchten.

Was eine E-Mail wirklich enthält

Eine geschäftliche E-Mail ist fast immer voller personenbezogener Daten. Die Europäische Kommission benennt sie klar. Als personenbezogene Daten gelten: ein Name, eine Postanschrift, eine E-Mail-Adresse, eine IP-Adresse, eine Ausweisnummer. All das fällt unter die DSGVO. Die DSGVO ist das EU-Gesetz, das Ihre Daten schützt. Und genau diese Elemente finden Sie in einem E-Mail-Verlauf.

Ein bisschen zu maskieren reicht nicht. Die Kommission stellt ausdrücklich klar: De-identifizierte oder verschlüsselte Daten bleiben personenbezogene Daten, wenn sie auf die Person zurückführen können. „Ich habe nur den Nachnamen entfernt“ ist also kein Schutz.

Warum das Einfügen eines ganzen Verlaufs Sie gefährdet

Wenn Sie Text in einen öffentlichen Chatbot einfügen, verlässt dieser Text Ihr Gerät. Das NCSC, die Cyber-Behörde des Vereinigten Königreichs, erklärt es gut. Ihre Anfrage ist für das Unternehmen sichtbar, das das Modell bereitstellt. Sie wird gespeichert. Sie kann zur Entwicklung künftiger Versionen des Dienstes verwendet werden. Der Anbieter, seine Partner oder seine Subunternehmer können sie ebenfalls nachlesen.

Das NCSC gibt zwei Regeln, die sich direkt auf E-Mails anwenden lassen. Erstens: Keine sensiblen Informationen in Anfragen an öffentliche Modelle aufnehmen. Zweitens: Keine Anfrage senden, die ein Problem wäre, würde sie öffentlich. Denn dieser Online-Speicher kann gehackt, geleakt oder versehentlich öffentlich gemacht werden. Und das NCSC merkt noch etwas an: Das Bündeln Ihrer Anfragen erstellt ein aggregiertes Profil über Sie.

Die Abhilfe: die Hilfe behalten, die Identitäten entfernen

Gute Nachricht: Sie müssen sich nicht zwischen Hilfe und Sicherheit entscheiden. Das Modell braucht die Struktur und den Ton, nicht die echten Namen. Entfernen Sie die Identitäten und ersetzen Sie sie durch Platzhalter. Die Umformulierung bleibt genauso gut.

1. 1Ersetzen Sie Identitäten durch Platzhalter: [KUNDE], [ADRESSE], [TELEFON], [FIRMA].
2. 2Fügen Sie nur den umzuformulierenden Teil ein, nicht den ganzen Verlauf.
3. 3Extrahieren und anonymisieren Sie den Kern der Nachricht, anstatt das ganze Dokument zu kopieren.
4. 4Setzen Sie die echten Namen am Ende selbst wieder ein, in Ihrem Postfach.

Ein Wort zu einer Praxis, die weiter geht. KI direkt mit Ihrem Postfach zu verbinden, ist etwas anderes als ein einmaliges Einfügen. Ein Agent, der alle Ihre Nachrichten liest, greift auf Ihren gesamten Verlauf zu. Die Angriffsfläche wird riesig. Dieselbe Vorsicht gilt: Beschränken Sie, worauf das Modell zugreifen kann.

„Gelöscht“ bedeutet nicht verschwunden

Viele Menschen glauben, das Löschen eines Chats lösche das Problem. Es ist differenzierter. Standardmäßig können die Verbraucherversionen von ChatGPT Gespräche nutzen, um die Modelle zu verbessern. Gelöschte Chats werden im Normalbetrieb 30 Tage aufbewahrt. OpenAI dokumentiert dies in seinem Help Center („How your data is used to improve model performance“ und die „Data Controls FAQ“).

Ein aktuelles Beispiel zeigt es. Im Jahr 2025 zwang eine gerichtliche Anordnung im Fall OpenAI gegen die New York Times OpenAI dazu, Protokolle aufzubewahren, die normalerweise gelöscht worden wären. OpenAI erklärt dies in „How we're responding to The New York Times' data demands“. Für bereits gesendeten Text bedeutet „gelöscht“ also nicht immer sofort ausgelöscht. Besser, die sensiblen Daten von vornherein nicht zu senden. Die ICO, die britische Aufsichtsbehörde, sagt dasselbe in ihrem Leitfaden zu KI und Datenschutz.

• Schreiben Sie mit KI, so viel Sie wollen: Das ist ein echter Gewinn.
• Fügen Sie niemals einen vollständigen Verlauf „für den Kontext“ ein.
• Entfernen Sie Namen, Adressen, Telefonnummern und Vorgangsnummern vor dem Senden.

Genau dafür ist ONYRI Sanitize da. Die Engine erkennt Namen, Adressen und Nummern und ersetzt sie vor dem Senden durch umkehrbare Token. Die Erkennung und das Mapping bleiben in Ihrem Browser. Nur anonymisierter Text erreicht die KI. Anschließend erhalten Sie die umformulierte E-Mail zurück, mit Ihren echten Daten wieder eingesetzt, clientseitig. Das Modell hilft Ihnen beim Schreiben; es sieht niemals Ihre echten Kontaktdaten.