Soziale Arbeit: eine Fallakte für Supervision, Fortbildung oder einen Bericht anonymisieren

Eine Fachkraft der Sozialen Arbeit erzählt einen Fall oft weiter: in der Supervision, in einer Fortbildung oder in einem schriftlichen Bericht. Die Geschichte bleibt nützlich, auch ohne die Familie zu nennen. Dieser Leitfaden zeigt, was deutsche, französische und britische Regeln verlangen, und wie Sie Namen, Daten und Orte ändern, ohne den Sinn des Falls zu verlieren.

Eine Fallakte enthält Namen, Anschriften, Gesundheitsangaben und die Familiengeschichte. Eine Supervisorin, ein Praktikant oder ein Fördergeber braucht nicht alles davon. Die Regel ist einfach: Geben Sie nur weiter, was die Leserin oder der Leser für die eigene Aufgabe braucht. Schwärzen Sie den Rest vor dem Treffen oder vor dem Versand des Berichts.

Warum schulden Fachkräfte der Sozialen Arbeit Vertraulichkeit?

Vertraulichkeit ist eine rechtliche Pflicht, nicht nur Höflichkeit. In Deutschland schützt das Sozialgeheimnis nach § 35 SGB I die Sozialdaten bei Jugend- und Sozialämtern. Für die Kinder- und Jugendhilfe gilt eine strengere Regel: der besondere Vertrauensschutz nach § 65 SGB VIII. Er macht die Weitergabe meist von einer Einwilligung abhängig. In Frankreich unterliegt die Fachkraft dem secret professionnel nach Artikel 226-13 des Strafgesetzbuchs, mit einer engen Ausnahme für Kolleginnen auf demselben Fall. In England verlangen Social Work England und der BASW-Ethikkodex beide den Schutz der Vertraulichkeit.

Warum brauchen Akten über Kinder mehr Sorgfalt?

Ein Kind kann das Risiko einer Datenweitergabe schwer einschätzen. Erwägungsgrund 38 der DSGVO hält fest, dass Kinder einen besonderen Schutz ihrer personenbezogenen Daten verdienen. Sie sind sich der Risiken und ihrer eigenen Rechte weniger bewusst. Eine Akte über ein Kind nennt oft auch die Eltern, Geschwister und die Schule. Den Namen des Kindes zu schwärzen reicht nicht, wenn der Rest der Geschichte noch immer eine einzige Familie zeigt.

Wie pseudonymisieren Sie einen Fallbericht?

Ein gutes Pseudonym ersetzt einen Namen durch einen erfundenen und behält ihn durchgehend bei. Wählen Sie ihn einmal, und verwenden Sie ihn bei jedem Auftreten der Person erneut. So bleibt der Bericht in Supervision oder Fortbildung lesbar, und niemand fragt sich, ob zwei verschiedene Bezeichnungen dieselbe Person meinen.

• Geben Sie jeder Person ein festes Pseudonym oder eine Rolle, etwa Mutter A oder Frau Beispiel, und behalten Sie es überall bei.
• Verallgemeinern Sie genaue Altersangaben zu Spannen, etwa „Anfang der Teenagerjahre“ statt 13 Jahre.
• Verallgemeinern Sie Daten zu Monat oder Jahreszeit statt zu einem genauen Tag.
• Verallgemeinern Sie Orte zu einer Region oder einem Ortstyp statt zu einer Straße.
• Entfernen Sie seltene Details, die die Familie erkennbar machen würden, etwa eine ungewöhnliche Diagnose oder einen einzigartigen Beruf.

Nehmen Sie eine echte Notiz: Erika Mustermann, 34, wohnhaft Ulmenweg 12, brachte ihren Sohn am 3. März nach einem Sturz in die Ambulanz. Eine pseudonymisierte Fassung behält den Sinn: Frau Mustermann, Mitte dreißig, brachte ihren Sohn nach einem Sturz in eine örtliche Ambulanz. Das war an einem Morgen im frühen Frühling. Eine Kollegin kann dem Fall weiter folgen. Eine fremde Person kann ihn nicht mehr zu einer Straße oder einem genauen Datum zurückverfolgen.

Eine lange Fallakte von Hand umzuschreiben kostet Zeit, und ein übersehener Name kann sich in einen Bericht einschleichen. ONYRI Sanitize läuft im Browser: Der Token-Modus, eine Pro-Funktion, ersetzt jeden Namen überall durch dieselbe Bezeichnung, sodass die Akte in der Supervision lesbar bleibt. Das Werkzeug erkennt weder Gesundheits- noch Religions- oder Familienangaben als solche: Prüfen Sie die Vorschau und tragen Sie Übersehenes als eigene Regel nach.

Welches Maß an Anonymisierung braucht welcher Zweck?

Wann brauchen Sie noch eine Einwilligung oder eine Rechtsgrundlage?

Eine Akte für die interne Supervision zu pseudonymisieren passt meist zur bestehenden Rechtsgrundlage der Akte, oft eine öffentliche Aufgabe. Eine weniger anonymisierte Fassung außerhalb des Teams weiterzugeben ist ein neuer Zweck: Er braucht oft eine eigene Rechtsgrundlage oder die freiwillige Einwilligung der Familie. Nach § 35 SGB I dürfen Sozialdaten ohnehin nicht ohne Rechtsgrundlage verarbeitet werden. Das Sozialgeheimnis gilt also auch innerhalb der eigenen Behörde.

1. 1Fragen Sie, was das Publikum wirklich wissen muss, und streichen Sie den Rest.
2. 2Ersetzen Sie jeden Namen durch ein festes Pseudonym, eines pro Person.
3. 3Verallgemeinern Sie Alter, Daten und Orte, und entfernen Sie seltene Details.
4. 4Prüfen Sie die Rechtsgrundlage für genau diesen Zweck, nicht nur für die Akte.
5. 5Holen Sie eine Einwilligung ein, wenn Sie sich darauf stützen, und halten Sie das fest.

Nichts davon macht einen Fall mit genug Aufwand unmöglich zurückzuverfolgen. Es hebt die Hürde, damit eine Kollegin, ein Fördergeber oder eine fremde Person die Familie nicht aus Versehen erkennt. Das reicht oft aus, und es ist ohnehin vorgeschrieben.