Microsoft 365 Copilot und Datenschutz: was deutsche Unternehmen beachten müssen

Microsoft 365 Copilot lässt sich in deutschen Unternehmen datenschutzkonform einsetzen, aber nicht automatisch. Laut Microsoft-Dokumentation gelten die kommerziellen Datenschutz-Zusagen: Ihre Firmendaten trainieren die zugrunde liegenden Sprachmodelle nicht, und bestimmte Daten bleiben in der EU-Datengrenze. Die Verantwortung teilt sich jedoch. Vertrag, Konfiguration, Berechtigungen und die Frage, welche sensiblen Daten Sie überhaupt eingeben, bleiben bei Ihnen.

Was Microsoft für 365 Copilot zusagt

Microsoft macht in seiner Dokumentation mehrere klare Zusagen. Diese Punkte gelten für Microsoft 365 Copilot im kommerziellen Kontext, also für Geschäfts- und Behördenkunden. Die folgenden Aussagen sind der Microsoft-Learn-Dokumentation entnommen und dort attribuiert.

• Kommerzieller Datenschutz: Laut Microsoft gelten für 365 Copilot dieselben Datenschutz- und Sicherheitszusagen wie für die übrigen Microsoft-365-Enterprise-Dienste.
• Kein Modelltraining mit Ihren Daten: Nach Angaben von Microsoft werden Ihre Prompts, die Antworten und die über Microsoft Graph abgerufenen Daten nicht zum Training der zugrunde liegenden Basismodelle verwendet.
• EU-Datengrenze: Laut Microsoft verarbeitet und speichert die EU Data Boundary bestimmte Kundendaten von EU-Kunden innerhalb der EU und EFTA.
• Bestehende Berechtigungen gelten weiter: Microsoft betont, dass Copilot nur auf Inhalte zugreift, für die der jeweilige Nutzer bereits eine Zugriffsberechtigung hat.
• Verschlüsselung und Mandantengrenze: Nach Microsoft-Angaben bleiben Ihre Daten innerhalb der Grenzen Ihres Microsoft-365-Mandanten und sind bei Übertragung und Speicherung verschlüsselt.

Diese Zusagen sind wichtig. Sie ersetzen aber nicht Ihre eigenen Pflichten aus der DSGVO. Denn Microsoft ist hier Ihr Auftragsverarbeiter, nicht der Verantwortliche.

Was in Ihrer Verantwortung bleibt

Als Unternehmen sind Sie der Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Das bedeutet: Sie müssen die rechtlichen und technischen Rahmenbedingungen selbst schaffen. Microsoft liefert das Werkzeug, aber die Einhaltung liegt bei Ihnen.

• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Sie brauchen einen gültigen AVV nach Art. 28 DSGVO. Microsoft stellt die Data Protection Addendum bereit, aber Sie müssen sie akzeptieren und dokumentieren.
• Konfiguration und Kennzeichnung: Sensibilitätskennzeichnungen und Zugriffsregeln, etwa über Microsoft Purview, richten Sie selbst ein. Ohne Konfiguration greift Copilot auf mehr zu als nötig.
• Berechtigungen und Oversharing: Copilot erbt Ihre bestehenden Zugriffsrechte. Sind diese zu weit gefasst, legt Copilot Inhalte offen, die Nutzer sonst nie gefunden hätten.
• Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA): Je nach Einsatz kann eine DSFA nach Art. 35 DSGVO nötig sein. Das prüfen Sie vor dem Rollout.
• Mitbestimmung: In Deutschland kann der Betriebsrat mitbestimmen, wenn Copilot das Verhalten oder die Leistung von Beschäftigten überwachen könnte (§ 87 BetrVG).
• Berufsgeheimnisse: Bei Ärzten, Anwälten oder Steuerberatern gilt § 203 StGB. Der Einsatz von Copilot mit Mandanten- oder Patientendaten braucht besondere Sorgfalt.
• Datenminimierung: Sie bleiben verpflichtet, nur die wirklich nötigen Daten zu verarbeiten (Art. 5 DSGVO). Das gilt auch für das, was Beschäftigte in Prompts eingeben.

Verantwortung im Überblick: Microsoft und Sie

Die folgende Tabelle zeigt, wer wofür zuständig ist. Die Microsoft-Spalte gibt die offizielle Dokumentation wieder. Die rechte Spalte bleibt Ihre Aufgabe als verantwortliches Unternehmen.

Oversharing: das unterschätzte Risiko

Das größte Risiko bei Copilot ist selten das Modell selbst. Es ist die Berechtigungsstruktur in Ihrem Mandanten. Copilot durchsucht alle Inhalte, auf die ein Nutzer zugreifen darf. Wenn Ordner, Teams-Kanäle oder SharePoint-Seiten zu offen freigegeben sind, macht Copilot diese Inhalte plötzlich leicht auffindbar.

1. 1Bestandsaufnahme: Prüfen Sie, welche SharePoint-Seiten und Teams für zu viele Personen offen sind.
2. 2Bereinigung: Entfernen Sie breite Freigaben wie "Jeder in der Organisation", wo sie nicht nötig sind.
3. 3Kennzeichnung: Vergeben Sie Sensibilitätslabels für vertrauliche Dokumente, bevor Sie Copilot ausrollen.
4. 4Pilotphase: Starten Sie mit einer kleinen Gruppe und beobachten Sie, was Copilot vorschlägt.
5. 5Schulung: Erklären Sie dem Team, dass Copilot vorhandene Rechte spiegelt – nicht mehr, aber auch nicht weniger.

Sensible Daten vor Copilot minimieren

Auch mit den besten Zusagen bleibt eine Grundregel: Je weniger sensible Daten Sie eingeben, desto kleiner das Risiko. Das gilt für Copilot, aber ebenso für ChatGPT, Gemini, Claude oder Le Chat, wenn Beschäftigte diese außerhalb Ihres Mandanten nutzen. Genau hier setzt ONYRI Sanitize an.

• Der Tokenizer läuft zu 100 % im Browser. Er erkennt Namen, Kundendaten, Zugangsdaten oder API-Schlüssel im Text.
• Erkannte Werte werden vor dem Senden durch umkehrbare Tokens ersetzt. Die Zuordnung Token zu Originalwert verlässt Ihren Browser nie.
• Bei Nutzung des integrierten Chats erreicht das KI-Modell nur den bereits anonymisierten Text. Danach werden die Originalwerte in der Antwort wiederhergestellt.
• Wichtig und ehrlich: Das ist Pseudonymisierung, keine Anonymisierung. Pseudonymisierte Daten bleiben personenbezogene Daten (Erwägungsgrund 26 DSGVO). ONYRI reduziert die Offenlegung und unterstützt die Datenminimierung – es hebt Ihre Pflichten nicht auf.

So kombinieren Sie den Nutzen der KI mit weniger Preisgabe. Copilot bleibt Copilot, aber sensible Details müssen nicht in jedem Prompt landen.

Datenschutz bei Copilot ist kein einzelner Schalter. Es ist eine geteilte Verantwortung: Microsoft liefert die Zusagen, Sie liefern Vertrag, Konfiguration und Disziplin bei den Eingaben.