Brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA), um KI bei der Arbeit zu nutzen? (DSGVO)

Ja. Nach der DSGVO verlangt Artikel 28 einen schriftlichen Vertrag, sobald ein Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet — das Dokument, das allgemein als Auftragsverarbeitungsvertrag oder DPA bezeichnet wird. Wenn Ihre Mitarbeitenden personenbezogene Daten in eine KI eingeben (Kundennamen, E-Mails, Personalakten), handelt der Anbieter als Auftragsverarbeiter und Sie bleiben der Verantwortliche: Ein DPA wird gesetzlich verpflichtend. Business- und API-Tarife bieten diesen Vertrag an; Verbraucherkonten nicht. Und ein DPA allein genügt nicht: Sie brauchen außerdem eine Rechtsgrundlage, Transparenz gegenüber den betroffenen Personen und eine Garantie für Übermittlungen außerhalb der EU.

Warum ein DPA verpflichtend ist (DSGVO Artikel 28)

Artikel 28 der DSGVO verlangt, dass die Beziehung durch einen Vertrag (oder einen anderen bindenden Rechtsakt) geregelt wird, sobald ein Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten im Auftrag eines Verantwortlichen verarbeitet. Dieser Vertrag muss Gegenstand und Dauer der Verarbeitung, ihre Art und ihren Zweck, die Art der personenbezogenen Daten, die Kategorien betroffener Personen sowie die Pflichten und Rechte des Verantwortlichen festlegen. Artikel 28 Absatz 9 bestimmt, dass der Vertrag „schriftlich, einschließlich in elektronischer Form“ abzufassen ist — die DPA-Pflicht ist also ausdrücklich schriftlich, sie darf nicht informell bleiben.

Der Verantwortliche hat auch eine vorgelagerte Pflicht: Artikel 28 Absatz 1 verlangt, nur Auftragsverarbeiter einzusetzen, die „hinreichende Garantien“ hinsichtlich geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen bieten. Die Wahl Ihres KI-Anbieters ist damit an sich ein Akt der Compliance — nicht nur das Unterschreiben der Unterlagen.

Was der DPA enthalten muss

Artikel 28 Absatz 3 zählt acht Pflichtklauseln auf (a bis h). Der DPA muss vorsehen, dass der Auftragsverarbeiter:

• die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen verarbeitet, auch bei Übermittlungen in Drittländer;
• sicherstellt, dass die zur Verarbeitung der Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind;
• die Sicherheitsmaßnahmen des Artikels 32 umsetzt;
• die Bedingungen für die Inanspruchnahme eines weiteren Auftragsverarbeiters (Unterauftragsverarbeiter) einhält;
• den Verantwortlichen bei der Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung der Betroffenenrechte unterstützt;
• den Verantwortlichen bei der Erfüllung seiner Pflichten aus den Artikeln 32 bis 36 unterstützt (Sicherheit, Meldung von Verletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzung);
• die Daten am Ende der Leistung löscht oder zurückgibt;
• die zum Nachweis der Einhaltung und zur Ermöglichung von Audits erforderlichen Informationen bereitstellt.

Der DPA regelt auch die Unterauftragsverarbeiter: Der Auftragsverarbeiter darf keinen weiteren Auftragsverarbeiter ohne vorherige schriftliche Genehmigung des Verantwortlichen hinzuziehen und muss ihm dieselben Schutzpflichten in der Kette auferlegen. Die Leitlinien 07/2020 des EDPB betonen, dass ein DPA die DSGVO nicht nur wiederholen sollte: Er muss konkret und spezifisch darlegen, wie jede Anforderung und jedes Sicherheitsniveau erreicht wird.

Verbraucher-KI oder Business-Tarif: die Trennlinie

Hier entscheidet sich die Compliance in der Praxis. OpenAI bietet für seine Business-Produkte — ChatGPT Business/Team, ChatGPT Enterprise und die API — ein Data Processing Addendum (DPA) an, um die DSGVO-Compliance der Kunden zu unterstützen. Für Verbraucherdienste wie die kostenlose oder die Plus-Version von ChatGPT ist kein DPA verfügbar: Genau deshalb sollte die Verarbeitung personenbezogener Daten über ein Business-Konto und nicht über ein privates Konto erfolgen.

Der Unterschied geht über das Papier hinaus. Standardmäßig trainiert OpenAI seine Modelle nicht mit Daten, die über seine Business-Tarife oder die API übermittelt werden, sofern der Kunde nicht ausdrücklich zustimmt (Opt-in); umgekehrt kann das Verbraucher-ChatGPT Konversationen zur Verbesserung der Modelle nutzen, sofern der Nutzer dies nicht in den Einstellungen deaktiviert (Opt-out). Diese Lücke entspricht genau den Klauseln zu „dokumentierten Weisungen“ und zur Vertraulichkeit, die ein DPA verankern soll (siehe die namentlich genannten Seiten OpenAI — Enterprise privacy und OpenAI — Data Processing Addendum).

Ein DPA genügt nicht: Rechtsgrundlage, Transparenz, Übermittlungen

Ein DPA ist keine pauschale Erlaubnis, KI zu nutzen. Für eine rechtmäßige Nutzung muss der Verantwortliche außerdem mehrere Bedingungen erfüllen:

1. 1Eine gültige Rechtsgrundlage nach Artikel 6 (zum Beispiel berechtigtes Interesse oder Vertragserfüllung).
2. 2Transparenz gegenüber den betroffenen Personen: Sie müssen wissen, dass ihre Daten über ein KI-Werkzeug verarbeitet werden können.
3. 3Datenminimierung: Verarbeiten Sie nur Daten, die dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das notwendige Maß beschränkt sind.
4. 4Ein Übermittlungsmechanismus, wenn Daten die EU/den EWR verlassen: Viele KI-Anbieter leiten in die USA weiter, was in der Regel die Standardvertragsklauseln (SCC) der Europäischen Kommission erforderlich macht — häufig im DPA des Anbieters enthalten.

Die Standardvertragsklauseln (SCC) sind von der Europäischen Kommission vorab genehmigte Musterklauseln (modernisierte, am 4. Juni 2021 angenommene Fassung), die geeignete Garantien für die Übermittlung personenbezogener Daten aus der EU/dem EWR in Drittländer bieten. Selbst mit SCC muss der Verantwortliche für jede Übermittlung prüfen, dass die allgemeinen Bedingungen der DSGVO und die Anforderungen des Kapitels V erfüllt sind.

Die Lösung: den Geltungsbereich durch vorgelagerte Anonymisierung verkleinern

Die praktische Schlussfolgerung für Arbeitgeber ist eindeutig: Wenn Mitarbeitende personenbezogene Daten (Kundennamen, E-Mails, Personalakten, Kundendateien) in ein KI-Werkzeug einfügen, ohne einen abgeschlossenen DPA, ohne dokumentierte Rechtsgrundlage, ohne Transparenz gegenüber den Personen und ohne Übermittlungsgarantie, ist die Nutzung nicht DSGVO-konform. Ein Business- oder Enterprise-Tarif — oder eine API —, der einen DPA abschließt, ist die grundlegende Lösung.

Ein ergänzender Hebel bekämpft das Risiko an der Wurzel: personenbezogene Daten anonymisieren oder entfernen, bevor sie an den Anbieter gesendet werden. Je weniger personenbezogene Daten den Auftragsverarbeiter erreichen, desto kleiner werden der Compliance-Bereich — und das Übermittlungsrisiko. Das ist genau der Geist der Datenminimierung: eine Verarbeitung, die dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das notwendige Maß beschränkt ist.

Hier kommt ONYRI Sanitize ins Spiel: Die Engine ersetzt sensible Daten vor dem Senden durch umkehrbare Token; die Erkennung und das Mapping Token↔Wert bleiben in Ihrem Browser, und nur anonymisierter Text erreicht das KI-Werkzeug. Ein DPA bleibt für das erforderlich, was weiterhin übertragen wird, aber je weniger personenbezogene Daten im Klartext das Haus verlassen, desto stärker verkleinert sich Ihr Verarbeitungs- und Übermittlungsbereich.