Sind KI-Meeting-Assistenten sicher? (Otter, Fireflies und andere)

Nicht standardmäßig: Ein KI-Meeting-Assistent wie Otter.ai, Fireflies.ai oder ein Bot, der Ihrer Videokonferenz beitritt, nimmt alles Gesagte auf, transkribiert und speichert es — einschließlich vertraulicher Informationen: Zahlen, HR-Themen, Kundendaten und Geschäftsgeheimnisse. Bei Consumer-Tarifen ist das Training anhand der Transkripte häufig standardmäßig aktiviert, und mehrere 2025 eingereichte Sammelklagen werfen diesen Tools vor, Gespräche ohne klare Einwilligung aufzuzeichnen und zu verwerten. Sie lassen sich sicher einsetzen, aber unter genauen Bedingungen — und die einzige Garantie auf Inhaltsebene bleibt, einer KI-Zusammenfassung nur ein anonymisiertes Transkript zu übergeben.

Was ein KI-Meeting-Assistent tatsächlich erfasst

Diese Tools treten automatisch Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams bei, um das Meeting aufzuzeichnen, zu transkribieren und zu analysieren. Das Problem ist nicht die Transkription an sich, sondern was dabei durchläuft: Ein Bot unterscheidet nicht zwischen einem harmlosen Tagesordnungspunkt und einem vertraulichen Austausch. Alles geht durch — die Marge bei einem Deal, ein HR-Fall, ein Kundendatum, ein laut ausgesprochener technischer Schlüssel. Die Klagen gegen Otter.ai beschreiben sogar einen Fall, in dem der Bot nach dem offiziellen Ende des Meetings weiter zuhörte: Das anschließend automatisch per E-Mail versendete Transkript enthielt vertrauliche Äußerungen, die nach Abschluss des Meetings ausgetauscht wurden, und trug dazu bei, dass eine Transaktion scheiterte. Diese Transkripte und Follow-up-E-Mails werden mitunter an Teilnehmende geschickt — oder sogar an eingeladene, aber abwesende Personen — ohne dass diese ein Konto beim Anbieter haben.

Die Verfahren gegen Otter.ai und Fireflies.ai

Das ist nicht theoretisch: Es liegt inzwischen den US-Gerichten vor. Eine bundesweite Sammelklage (Brewer v. Otter.ai Inc., U.S. District Court, Northern District of California), eingereicht am 15. August 2025, wirft Otter.ai vor, Gespräche auf täuschende und heimliche Weise aufzuzeichnen und diese Daten ohne Erlaubnis der Teilnehmenden zum Training seines Transkriptionsdienstes zu verwerten — der Echtzeitdienst frage standardmäßig weder ihre Einwilligung zur Aufzeichnung ab, noch weise er sie darauf hin, dass die Aufnahmen zur Verbesserung seiner KI-Systeme dienen. Der Rechtsstreit wurde seither ausgeweitet: Vier zwischen August und September 2025 eingereichte Klagen wurden unter In re Otter.AI Privacy Litigation zusammengeführt. Laut den Klagen ist das Training anhand der Transkripte bei Consumer-Tarifen standardmäßig aktiviert, gekoppelt an ein Kontrollkästchen, das viele Nutzende anhaken, ohne zu verstehen, dass sie damit die Verarbeitung privater Gespräche zu Trainingszwecken autorisieren.

Fireflies.AI ist Gegenstand eines gesonderten Verfahrens: Eine im November 2025 in Illinois eingereichte Sammelklage (Klägerin Katelin Cruz) beruft sich auf den Biometric Information Privacy Act (BIPA). Sie wirft der Funktion „Speaker Recognition“ vor, Stimmabdrücke zu erzeugen, ohne einen Aufbewahrungsplan zu veröffentlichen, ohne die Teilnehmenden schriftlich über die Erhebung, ihren Zweck und ihre Dauer zu informieren und ohne eine schriftliche Einwilligung einzuholen — auch von Personen, die lediglich in einem Meeting anwesend sind und nie ein Konto erstellt oder die Nutzungsbedingungen akzeptiert haben. Für die Einstellungsdetails ziehen Sie die offiziellen Seiten „Otter.ai Privacy Policy / Notebook“ und „Fireflies.ai Security & Privacy“ heran.

Einwilligung und DSGVO: ein reales rechtliches Risiko

Ein Meeting ohne Zustimmung aufzuzeichnen, schafft ein rechtliches Risiko, das je nach Rechtsordnung variiert. In den USA gilt bundesweit die Einwilligung einer einzigen Partei, doch etwa ein Dutzend Bundesstaaten (Kalifornien, Illinois, Florida, Maryland, Massachusetts, Pennsylvania, Washington…) verlangen die Einwilligung aller Parteien. Die vorsichtige Regel: Befindet sich auch nur ein Teilnehmender in einem „All-Party“-Bundesstaat, ist die Zustimmung aller erforderlich. Nach der DSGVO (und dem CCPA/CPRA in Kalifornien) sind Sprachaufnahmen und ihre Transkripte personenbezogene Daten: Es braucht eine Rechtsgrundlage, eine transparente Information (Zweck, Zugriff, Aufbewahrungsdauer) und eine unmissverständliche Einwilligung vor der Aufzeichnung. Stimmabdrücke fallen zusätzlich unter Gesetze zu biometrischen Daten wie den BIPA, der eine ausdrückliche schriftliche Einwilligung vorschreibt.

Über die Einwilligung hinaus erfassen manche Meetings rechtlich geschützte oder privilegierte Gespräche: medizinische Erörterungen, gewerkschaftliche Aktivitäten, Belästigungsbeschwerden, Anwalt-Mandanten-Kommunikation. Kanzleien empfehlen, KI-Notiztools in diesen Kategorien zu untersagen.

Diese Tools nutzen, ohne sich zu exponieren

Ein KI-Meeting-Assistent ist nicht grundsätzlich zu verbieten; er ist zu regeln. Die empfohlenen Maßnahmen zur Risikominderung:

1. 1Holen Sie eine ausdrückliche Einwilligung ein: schriftlicher Hinweis in der Einladung, ein aktiver Einwilligungs-Prompt und eine mündliche Ankündigung zu Beginn des Meetings.
2. 2Beschränken Sie nach Rechtsordnung und Meeting-Typ (nie ein Bot bei Anwalt-Mandanten-Privileg, Gesprächen unter Führungskräften oder Gesundheitsdaten).
3. 3Deaktivieren Sie Funktionen mit hohem Risiko (Sprechererkennung / Stimmabdruck, wenn Sie sie nicht benötigen).
4. 4Kontrollieren Sie die Datenaufbewahrung beim Anbieter streng und prüfen Sie dessen Zusicherungen.
5. 5Übergeben Sie einem externen Modell für KI-Zusammenfassungen nur ein anonymisiertes Transkript — nicht das rohe Wortprotokoll.

• Die Einwilligung senkt das rechtliche Risiko, schützt aber den Inhalt nach der Transkription nicht.
• Das Deaktivieren sensibler Funktionen begrenzt die Erhebung, nicht das bereits Erfasste.
• Nur die Anonymisierung des Transkripts neutralisiert den Inhalt selbst vor einer KI-Zusammenfassung.

Genau hier ergibt sich die Ergänzung zu Ihrem Protokoll-Prozess: Die How-to-Seite behandeln wir in „KI-Meeting-Protokolle, ohne Vertrauliches preiszugeben“. Die gemeinsame Idee ist einfach — lassen Sie den Bot aufzeichnen, wenn die Einwilligung in Ordnung ist, aber übergeben Sie dem Zusammenfassungsmodell nur ein Transkript, das bereits von seinen Identitäten, Beträgen und Geheimnissen bereinigt ist.

Genau dafür ist ONYRI Sanitize da: Die Engine ersetzt Namen, Beträge, Kundendaten und Schlüssel vor dem Versand durch umkehrbare Token; die Erkennung und die Zuordnung Token↔Wert bleiben in Ihrem Browser, und nur ein anonymisierter Text erreicht das Zusammenfassungstool. Ob das Transkript geprüft, aufbewahrt oder zum Training verwendet wird — es findet dort nur Token vor, nicht Ihre echten Informationen.